Документирование деятельности организации на примере ООО ТД" Влад"

       - составление, по возможности,  простых, т.е. содержащих один  вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

       - структурирование текста  документа,  деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

       - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

       - «Отметка о наличии приложения»  - указывается количество листов  и количество экземпляров при  наличии в документе приложения.

       - «Подпись» - входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности[2, С. 53].

       - «Гриф согласования» - состоит из слова «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласован документ.

       - «Виза» - используют для внутреннего  согласования документов.

       - «Печать» - ставится на наиболее  важных документах, подтверждая  их подлинность.

       - «Отметка о заверении копии» - проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

       - «Фамилия исполнителя и номер  его телефона» - располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

       - «Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело»  - для последующего хранения и  использования в справочных целях.

       - «Отметка о поступлении» - проставляется  на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки[27, С. 67]. 

1.2. Требования к бланкам  документов 

       Конкретный  набор реквизитов для каждого  документа определяется его видом  и разновидностью. Отдельные реквизиты  являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

       Документы изготавливают на бланках.

       Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

       Каждый  лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

       - 20 мм - левое;

       - 10 мм - правое;

       - 20 мм - верхнее;

       - 20 мм - нижнее.

       Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

       Бланки  документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

       В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

       Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

       - общий бланк;

       - бланк письма;

       - бланк конкретного вида документа.

       Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

       При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие  страницы нумеруют.

       Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

       Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, города, района; эмблема организации; код организации, формы документа; наименование организации, справочные данные; наименование вида документа, текст; требования к изготовлению бланков; виды бланков; расположение реквизитов (продольное, угловое); правила учета и хранения бланков

       Работнику кадровой службы необходимо знать все о таком важном элементе кадрового делопроизводства, как бланки документов: их реквизитах, схемах расположения, порядке изготовления, формулировании текстов приказов по личному составу и кадровой переписки на бланках, оформлении кадровых документов, защите и организации учета, хранении и уничтожении кадровых бланков[3, С. 66].

       Так как кадровик не только работает с  людьми, персоналом организации, но и  занимается документационным оформлением, в данной статье разъясняется, что  можно изображать на бланках приказов по личному составу, какие размеры должны быть у бланка, состав и расположение реквизитов бланка, размеры полей; на каких бланках оформляются кадровые документы, как следует хранить бланки в кадровой службе (например, бланки приказов по личному составу, незаполненные бланки трудовых книжек, удостоверений, пропусков), чем различаются гербовые кадровые бланки субъектов РФ и кадровые бланки организаций любых форм собственности и т.д.

       Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа и удостоверяющих его подлинность. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ) при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты.

       Соответственно  все кадровые службы указанных органов, управлений и т. д. имеют право  использовать герб субъекта РФ на бланках  кадровой документации (приказов по личному  составу, писем, справок и т. д.) за исключением трудовых книжек, дипломов, аттестатов зрелости и т. п., на бланках которых помещается изображение гербов городов, районов РФ.

       Герб  города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов или районов в соответствии с нормативными актами городов, районов РФ, если они не противоречат основным нормативным актам соответствующих субъектов РФ.

       Запрещается использование изображения Государственного герба РФ, а также гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на бланках юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, если это не предусмотрено специальными законодательными и иными правовыми актами[26, С. 40]. 
 

1.3. Правила машинописного  оформления документов 

       Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандартными характеристиками их печатающих элементов.

       В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.

       На  пишущей машине оформляют такие  реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего  документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

       Если  документ оформляется не на бланке, то машинописным способом оформляются  также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).

       Основные  требования к документам, оформляемым  машинописным способом, установлены  в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.

       Для сокращения времени печатания документов применяются табулирование[4, С. 32].

       ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания  документов используют восемь стандартных  положений табулятора: 0 - граница  левого поля; 1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля; 2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля; 3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля; 4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля; 5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля; 6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля; 7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.

       Стандартом  установлено, что от 0-го положения  табулятора печатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министерства или ведомства, организации или  предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в реквизите «подпись», гриф согласования, заверительную надпись «верно» дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

       Если  в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный  абзац ссылка на документ, послуживший  основанием к его изданию, то слова  «примечание» и «основание» также  печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов «приложение» и «основание», «примечание» можно печатать от 2-го положения табулятора[25, С. 30].

       Основные  правила при оформлении документов:

       - текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

       - первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

       - реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

       - реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

       - расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

       - если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

       - точку в конце заголовка не ставят;

       - в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

       - номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

       В текстах документов не следует употреблять  таких слов и словосочетаний, как  безотлагательно (немедленно); благоволите  сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.

       Не  рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо «настоящим предлагается...» следует писать «предлагаем...»; вместо «настоящий акт составлен…» - «акт составлен...»; вместо «при сем направляем...» - «направляем...».