Анализ современного состава Архивного фонда Российской Федерации, его структуры и классификации

Анализ современного состава Архивного  фонда Российской Федерации, его  структуры и классификации

 

 

Введение 3

Глава 1. Архивный фонд Российской Федерации 5

1. Архив   и   архивное  учреждение:  понятие  и  правовой  статус…………….. 5

2. Государственные   и    ведомственные     архивные   учреждения……………… 6

3. Архивный фонд Российской Федерации.......……………………………………………………………………..8

4. Организация  Архивного  фонда  Российской  Федерации………………. 10

Глава 2. Структуры и классификации современного состава Архивного фонда Российской Федерации 14

1. Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации 14

Заключение 25

Библиография 27

 

 

Введение

Архивный  фонд Российской Федерации является сложной структурой, охватывающей все значимые элементы информационного богатства страны. Это сложное объединение включает в себя как хранилища, так и собственно содержание сохраненных документов.

Темой данной курсовой работы является анализ современного состава Архивного фонда Российской Федерации, а также его структур и классификаций. Такая постановка проблемы позволяет наиболее полно проанализировать деятельность Архивного фонда Российской Федерации в его структурном выражении и с позиции основных принципов принятой в Архивном фонде Российской Федерации классификации архивных  документов и дел.

Задачей данной курсовой работы является:

— анализ организации архивного фонда Российской Федерации;

— анализ современных принципов и критериев, использующихся для классификации архивных документов и дел.

Осуществление вышеперечисленных целей предполагает выполнение ряда задач:

— прояснение понятия архива в современной нормативной документации;

— выявление основных источников формирования Архивного фонда Российской Федерации;

— выявление научного определения понятия Архивного фонда Российской Федерации;

— выявление и анализ состава Архивного фонда Российской Федерации;

— выявление и анализ основных принципов осуществления классификации архивных документов в пределах Архивного  фонда Российской Федерации;

Курсовая  работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и библиографии.

 

 

 

Глава 1. Архивный фонд Российской Федерации

1. Архив и архивное учреждение: понятие и правовой статус

Прежде  чем описывать структуру Архивного  фонда Российской федерации, необходимо определиться с понятием архива. Исторически  термин «архив» имеет два основных значения: личное собрание документов и централизованное государственное  собрание документов. В таких архивах  существенно разнятся как собственно понятие «архивного документа», так  и представления о систематизации, классификации и унификации архивных документов.

В советский  период истории архивного дела была предпринята попытка покончить  с подобной многозначностью и  в «Словаре современной архивной терминологии социалистических стран» 1988 года понятие архива оказалось  связано с государственным хранением, в то время как личные архивы потеряли статус архива и более не могли  называться этим термином в официальных  источниках. В современном законодательстве отмеченная выше многозначность термина  «архив» зафиксирована, и архивы разделяются на частные и общественные.

Эта двузначность отражается в двух аспектах понимания  термина «архив» широком и  узком. В узком значении архив  понимается как собрание документов, в широком — как официальное учреждение. Или, в соответствии с учебным пособием по архивоведению Алексеевой, Афанасьевой, Буровой:  «под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей»¹. В рамках данной реферативной работы нас интересует широкое значение термина «архив», т.е. восприятие его как структурного подразделения.

2. Государственные и    ведомственные   архивные учреждения

Официальные архивные учреждения имеют различные  функции и структуру, объединяясь  при этом в общий архивный фонд. Централизованные архивные учреждения образуют сложную систему хранилищ документов, цели, функции и подчиненность  отдельных элементов которой  различны. Можно выделить две основные группы архивных учреждений: государственные  и ведомственные:   «архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные»².

«Государственные  архивы — это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими»³. Таким образом, государственный архив это собрание архивных документов, доступных для всестороннего использования, классифицированных и унифицированных в соответствии с существующими стандартами описания архивных документов.

Государственные архивные учреждения содержат наиболее общие собрания документов, срок их давности неограничен. Единицы хранения в государственных архивных учреждениях имеют в первую очередь историческую ценность, что определяет специфику классификации документов в архивах такого типа, а также регламентирует возможность предоставления доступа к тем или иным документам с грифами различного уровня. Собрание документов государственного архива носит диахронный характер, т.е. на основании хранящихся в нем документов может быть развернуто ретроспективное исследование деятельности какого-либо ведомства или состояния дел в разные исторические периоды.

«Ведомственные  архивы — структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передаются на постоянное хранение в государственный архив»⁴. Таким образом, единицы хранения ведомственных архивов по большей части носят специфический характер, отражающий деятельность конкретного ведомства в рамках ближайшего исторического периода.

Документы, хранящиеся в ведомственных архивах, в основном являются актуальными  делами, необходимыми для успешного  выполнения тем или иным ведомством возложенных на него функций.  Документы  ведомственных архивов носят  синхронный характер, т.е позволяют  воссоздать точную картину состояния  дел в пределах того или иного  ведомства на актуальный момент настоящего времени. В ведомственных архивах  хранятся в основном недавние документы, в то время как особо ценные документы имеющие ценность для  последующих поколений передаются на постоянное хранение в государственные  архивы.

Документы, хранящиеся в государственных и  ведомственных архивах объединяются в общий фонд, который является централизованным способом сохранения и систематизации важных государственных  документов. Таким образом, «все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации»⁵.

3. Архивный  фонд Российской Федерации

В соответствии с возложенными него целями, задачами и функциями, Архивный фонд Российской Федерации принято определять как «исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению»⁶. Приведенное выше определение является нормативной дефиницией и, соответственно, определяет не только правовой, но и социально-культурный статус Архивного фонда Российской Федерации.

В соответствии с действующим федеральным законом  «Об архивном деле», «в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах»⁷.

На основании  этого определения можно сделать  вывод о функциях Архивного фонда  Российской Федерации:  он выполняет  историческую, социальную, информационную, экономическую, культурную, научную  функции. В силу специфики задач, стоящих перед этим учреждением,  «в состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности»⁸. Данная оговорка актуальна в условиях смены государственного строя, где важным маркером различия системы общественных и экономических отношений стало появление частной собственности.

Так, до образования  Архивного фонда Российской Федерации  на базе Государственного архивного  фонда СССР (ГАФ СССР), в состав последнего «входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 году, могли быть национализированы»⁹. Таким образом, появление такой формы частной собственности как частная интеллектуальная собственность потребовало введения приведенной выше оговорки в качестве одной из характеристик документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации. Регламентирование прав и обязанностей сторон: собственника архивных документов, входящих в  состав Архивного фонда Российской Федерации. Основанием для вхождения доку «Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов»¹⁰.

4. Организация Архивного фонда Российской Федерации

В  понятие  организации Архивного фонда  Российской Федерации входит комплекс работ по распределению документов между входящими в фонд отдельными архивами и упорядочению документальных комплексов внутри конкретных архивов. «При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы»¹¹.

Рациональная  организация и систематизация единиц хранения Архивного  фонда Российской Федерации является залогом успешного  выполнения фондом возложенных на него функций. Организация и классификация  как собственно архивных документов, так и их информационного содержания необходима для оформления разрозненных элементов информационного массива  в единое целое, части которого взаимосвязаны  между собой — архив. «От рациональной организации документов Архивного фонда РФ зависит успех поиска документов»¹².

Организация Архивного фонда Российской Федерации  включает в себя комплекс регламентированных мер по классификации и систематизации документов и дел. Все три понятия тесно связаны между собой и «в архивоведческой литературе синонимами термина организация являются термины классификация и систематизация документов и дел»¹³. Таким образом, можно говорить о различных особенностях понятия организации, включающих в себя с одной стороны аспекты классификации, с другой — предполагающих обработку подлежащих хранению документов в структуре методологической систематизации. Использование этих терминов в качестве синонимических понятий указывает также на их взаимную зависимость. Рассмотрим эту связь подробнее.

В соответствии с классическим определением, «классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними»¹⁴. Таким образом, классификация архивных документов связана в первую очередь с информацией, содержащейся в единицах хранения.

«Систематизация — это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов»¹⁵. Таким образом, систематизация архивных документов является комплексом мер по упорядочению и структуризации собственно хранящихся в архиве документов, т. е. речь идет о материальных носителях, содержащих классифицируемую информацию.

Таким образом, «организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов — классификации и систематизации документов»¹⁶. Единство процессов классификации и систематизации архивных документов и дел в рамках процесса организации архива позволяет вести независимый учет как собственно архивных документов и их массивов, так и собственно содержащегося в них информационного содержания.

В целях  наиболее рационального и методически  обоснованного осуществления организации  документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, организация документов и дел в Архивном фонде страны осуществляется по трем уровням¹⁷:

1. в пределах Архивного фонда РФ;
2. в пределах архива;
3. в пределах архивного фонда.

Организация документов и дел происходит по следующим  признакам¹⁸:

1) по формам собственности:

• архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

• архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

• кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные документы);

3) по срокам хранения:

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;