Алгоритм распределения ресурсов в проекте

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 2

Теоретическая часть 3

Основные понятия 3

Сущность алгоритма  распределения ресурсов 7

Практическая  часть 8

Распределение ресурсов с помощью Microsoft Office Project 8

Заключение 44

Список  литературы 45

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Управление  проектами - это раздел науки управления в социальных и экономических системах, который занимается разработкой методологии, методов, методик и программных средств управления изменениями в условиях ограниченных ресурсов. Западная практика ведения проектов и многолетний отечественный опыт разработки систем оборонного комплекса показывают, что методический подход к планированию и контролю за ходом работ не только обеспечивает наискорейшее успешное выполнение проекта, но и значительно уменьшает затраты на его реализацию. Важным процессом в управлении проектами является решение задач оптимального распределения ограниченных ресурсов и, соответственно, составления календарных планов исполнения работ проекта.. Под ресурсами в таких задачах подразумеваются, прежде всего трудовые ресурсы предприятия. Как правило, задачи распределения ресурсов относятся к сложным многоэкстремальным задачам, эффективные методы решения которых известны только для ряда частных случаев.

Цель работы состоит  в рассмотрении алгоритма распределения ресурсов при проектном планировании.

Для достижения этой цели в работе поставлены задачи:

• разобрать теоретические аспекты алгоритма распределения ресурсов;
• рассмотреть алгоритм на примере.

Объект исследования работы - процесс распределения ограниченных ресурсов при составлении календарных планов выполнения работ в управлении проектами.

Предметом исследования являются алгоритм распределения ресурсов на работы проекта или совокупности проектов в различных вариантах постановки задачи.

 

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.

Основные понятия.

Алгори́тм — точный набор инструкций, описывающих порядок действий исполнителя для достижения результата решения задачи за конечное время. В старой трактовке вместо слова «порядок» использовалось слово «последовательность», но по мере развития параллельности в работе компьютеров слово «последовательность» стали заменять более общим словом «порядок». Это связано с тем, что работа каких-то инструкций алгоритма может быть зависима от других инструкций или результатов их работы. Таким образом, некоторые инструкции должны выполняться строго после завершения работы инструкции, от которых они зависят. Независимые инструкции или инструкции, ставшие независимыми из-за завершения работы инструкций, от которых они зависят, могут выполняться в произвольном порядке, параллельно или одновременно, если это позволяют используемые процессор и операционная система¹.

Управление  ресурсами — одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью (гл. 14). Управление таким ресурсом, как команда проекта, рассматривается в гл. 20.

В принципе понятие ресурс в методологии управления проектами трактуется широко: все, чем располагает проект, — в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии — является взаимосвязанными ресурсами проекта. И основная задача управления ресурсами — обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями².

Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом признаков, наиболее общими из которых являются следующие:

• направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;
• координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий;
• ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом.

Отличие проекта  от производственной системы заключается  в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определенного периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки.

Проект как  система деятельности существует ровно  столько времени, сколько его  требуется для получения конечного  результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Более того, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Существует  ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право  на существование, в зависимости  от конкретной задачи, стоящей перед специалистом.

Вот некоторые  из них.

В самом общем  виде проект (англ. project) — это «что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие» (толковый словарь Webster).

С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное — результат при участии ряда ограничений и механизмов (рис. 1.1.1).

Рис. 1.1.1. Проект как процесс перехода системы  из исходного состояния в конечное

В «Кодексе знаний об управлении проектами»³ проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рис. 1.1.2).

Рис. 1.1.2. Основные элементы проекта

«Управление проектами» — синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и надпрофессиональные  знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, образовательные, экологические, исследовательские, реорганизационные и др.).

Рис. 1.1.3. Графическое представление сущности управления проектами

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения) является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Укрупнено жизненный цикл проекта можно разделить на три основные смысловые фазы: прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную.

1.1.4 Жизненный цикл проекта.

 

Сущность  алгоритма распределения ресурсов.

Основная роль алгоритма распределения ресурсов состоит в том, чтобы облегчить механизмы выполнения работы менеджера проекта, экономить время и ресурсы проекта, а так же контролировать их расходование на различных этапах жизненного цикла проекта.

 

 

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

Распределение ресурсов с помощью Microsoft Office Project.

Для распределения  ресурсов руководитель проекта подготавливает бюджет, который помогает ему указать максимальное количество денег, трудозатрат и материалов, доступное для данного проекта. Для этого необходимо:

• Во-первых, следует создать бюджетные ресурсы, которые отражают общий бюджет проекта, включая бюджетные ресурсы для затрат, работы и материалов.
• Во-вторых, эти бюджетные ресурсы назначаются суммарной задачей проекта. Это позволяет применить бюджеты ко всему проекту.
• В-третьих, вводятся значения для бюджетных ресурсов.
• В-четвертых, указываются другие ресурсы проекта, которые нужно отслеживать и сопоставлять с общими бюджетными ресурсами. Для этого все идентичные ресурсы, включая бюджетные ресурсы, группируются в соответствии с типом бюджета, по которому они сравниваются.
• Наконец, после распределения всех ресурсов по категориям в соответствии с типом бюджета, к которому они относятся, эти ресурсы следует сгруппировать, чтобы просмотреть их сравнение с общим бюджетом, заданным для проекта.

Шаг 1. Создание бюджетных ресурсов для  проекта.

Чтобы привести пример создания бюджета проекта, представим, что требуется создать три  бюджетных ресурса с названиями Бюджет-поездка, Бюджет-трудозатраты и Бюджет-материалы. Присвоенные этим бюджетным ресурсам имена позволят отличить их от других ресурсов проекта в ходе распределения их по категориям в шаге 4.

1. На листе «Ресурсы» создайте три ресурса, которые будут использоваться в качестве бюджетных ресурсов проекта.
2. Для каждого из бюджетных ресурсов нажмите кнопку Сведения о ресурсе.
3. В диалоговом окне Сведения о ресурсе создайте тип бюджетного ресурса, выбрав нужный тип в списке Тип и установив флажок Бюджет.
4. Нажмите кнопку ОК.

Шаг 2. Назначение бюджетных ресурсов суммарной  задаче проекта.

Чтобы отобразить бюджет, выделенный для всего проекта, необходимо назначить все бюджетные ресурсы суммарной задаче проекта:

1. В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
2. В меню Сервис выберите пункт Параметры и откройте вкладку Вид.
3. В разделе Параметры структуры щелкните Показать суммарную задачу проекта.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Выберите суммарную задачу проекта и нажмите кнопку Назначить ресурсы.
6. В поле Название ресурса выберите бюджетные ресурсы, созданные в первом шаге, и нажмите кнопку Назначить.

Если доступно большое количество ресурсов различных типов, а нужно отобразить только бюджетные ресурсы, нажмите кнопку Параметры списка ресурсов . Установите флажок Фильтр и выберите в списке значение Бюджетные ресурсы.

7. После назначения бюджетных ресурсов суммарной задаче проекта нажмите кнопку Закрыть.

Шаг 3. Ввод значений для бюджетных ресурсов.

1. В меню Вид выберите пункт Использование ресурсов.
2. В представлении «Использование ресурсов» введите бюджетные значения, предварительно вставив столбцы для полей Бюджетные затраты и Бюджетные трудозатраты:

• В меню Вставка выберите пункт Столбец.

В поле Имя поля выберите Бюджетные затраты, а затем нажмите кнопку ОК. Повторите эти два шага, чтобы вставить столбец для поля Бюджетные трудозатраты.

• Если назначение ресурсов не отображается, щелкните символ структуры задачи, чтобы вывести его на экран.
• В строку суммарной задачи проекта введите значения бюджетных затрат и бюджетных трудозатрат.

Следует учитывать, что поле Бюджетные трудозатраты включает значения трудовых и материальных ресурсов. В отношении трудовых ресурсов бюджет рассчитывается в часах. В отношении материальных ресурсов бюджет рассчитывается в единицах измерения материала, заданных для данного материального ресурса. Например, конкретное бюджетное значение 20 с единицами измерения Тонны отображается в поле Бюджетные трудозатраты как 20 тонн.

Бюджетные трудозатраты и бюджетные затраты можно  также указать за конкретный период времени, воспользовавшись повременной частью представления «Использование ресурса». Этот способ полезен, если требуется, например, указать, что нужно распределить определенную денежную сумму по месяцам на период выполнения проекта.

1. В меню Формат выберите пункт Стили подробных данных.
2. В поле Доступные поля выберите Бюджетные затраты, а затем нажмите кнопку Показать. Повторите эти два шага, чтобы вставить столбец для поля Бюджетные трудозатраты.
3. Нажмите кнопку ОК.

Поля Бюджетные трудозатраты и Бюджетные затраты будут отображены в виде строк. Введите бюджетные значения за период времени. Следует учитывать, что значения можно указывать только для суммарной задачи проекта.

Шаг 4. Распределение затрат для ресурса  по категориям в соответствии с типом  бюджета.

В этом шаге нужно  распределить по категориям все ресурсы, включая бюджетные ресурсы, в соответствии с типом бюджета, к которому они относятся. Это выполняется путем создания настраиваемого текстового поля, которое содержит слова или фразы, идентифицирующие каждый из типов бюджета. После подобного распределения ресурсов по категориям в последнем шаге выполняется группировка типов бюджета, что позволяет сравнить их с общим бюджетом.

1. В меню Вид выберите пункт Лист ресурсов.
2. Создайте настраиваемое текстовое поле, содержащее слово-идентификатор или фразу-идентификатор для типа бюджета, к которому относятся данные ресурсы: