Учет расчетов с подотчетными лицами

     На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     Командировочные расходы работника отражаются в  сумме фактически понесенных и документально  подтвержденных расходов по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов бухгалтерского учета (в зависимости от характера и целей командировки). Учет наличных денежных средств, выдаваемых работнику в качестве аванса и получаемых от работника, отражается на счете 50 «Касса».

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).

     В случае, когда работник направляется в служебную командировку за пределы Российской Федерации, денежные средства (суточные, расходы на проживание и т. п.) выдаются в иностранной валюте. Чаще всего либо в валюте страны, в которую направлен работник, либо в долларах США. Выданная банком наличная валюта может быть израсходована только на оплату командировочных расходов. Использовать эти средства на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается.

     В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в кассе организации учитываются на счете 50 «Касса», к которому открывается отдельный субсчет, например «Валютная касса».

     Выдача  наличной валюты из кассы организации  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Для учета выданных сумм в иностранной валюте на командировочные расходы на предприятии открыт отдельный субсчет 71-2 «Расчеты в иностранной валюте».

     На  выданные под отчет суммы дебетуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в иностранной валюте» и кредитуется счет 50-2 «Валютная касса».

     Если  командированный сотрудник израсходовал выданную на командировочные расходы  сумму в наличной иностранной валюте не полностью, то он обязан сдать остаток средств в наличной иностранной валюте в кассу предприятия. Предприятие же обязано вернуть этот остаток иностранной валюты в банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом в кассу.

     В случае если у командированного лица имеется документ банка страны командирования, подтверждающий обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную валюту, то для расчета суммы задолженности может применяться обменный курс, указанный в этом документе. При отсутствии такого документа от банка страны командирования применяется курс ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

     У командированного сотрудника может  возникнуть перерасход наличной иностранной  валюты по авансовому отчету. В случае перерасхода по авансовому отчету сумма задолженности организации перед командированным работником может погашаться различными способами в зависимости от договоренности с работодателем: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте.

     Курсовые разницы, которые образуются при изменении курса иностранной валюты, определяются в соответствия с ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н. Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета (дата признания расходов в иностранной валюте).

     В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, отражающихся по счету 91-1 «Прочие доходы», а отрицательная курсовая разница — внереализационных расходов, отражающихся по счету 91-2 «Прочие расходы». 

     Таблица 7 - Корреспонденция счетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     С целью получения необходимых данных для синтетического учета по счету 71 суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованных авансов в ООО «Россия» до недавнего времени отражали в журнале-ордере № 7-АПК в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В конце месяца итоги кредитовых оборотов в целом и по корреспондирующим счетам переносили в Главную книгу.

     Журнал-ордер  № 7-АПК печатался с вкладными листами, поэтому он мог использоваться для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала, полугодия или года независимо от количества подотчетных лиц.

     При открытии журнала-ордера № 7-АПК (в первых графах) по каждому подотчетному лицу указывалась сумма переходящей задолженности с прошлого месяца и дата ее возникновения. В следующих графах указывались суммы и даты выданных под отчет денежных средств (как правило, с кредита счета 50), затем суммы возмещения перерасхода по сравнению с выданным авансом или дополнительных выдач при длительной командировке, а также в других случаях. Суммы по этому разделу выверялись при обработке отчетов кассиров. Данный раздел журнала-ордера по существу, являлся дебетом счета 71.

     В следующем разделе журнала-ордера, представляющем кредитовую часть счета 71, отражали суммы возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм, произведенных платежей и расходов за счет подотчетных сумм. В каждом конкретном случае указывали дату, номер авансового отчета и сумму. Причем суммы платежей отражали как в целом, так и по графам — корреспондирующим счетам. Записи возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм производились на основе документов по кассе и расчетно-платежных ведомостей. Израсходованные суммы записывались на основании принятых авансовых отчетов с приложенными документами.

     В случае если подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направлялся дополнительный аванс, или один и тот же работник вторично за месяц получал аванс, то сумму и дату выдачи (перечисления) аванса отражали в свободных графах (6, 7) по той же строке, занятой на данного подотчетного лица.

     При представлении одним работником за текущий месяц двух авансовых отчетов соответствующие суммы отражались путем записи в одной графе по одной и той же строке.

     Если  подотчетное лицо являлось материально ответственным за продажу продукции или материалов (зав. складом, продавец магазина, ларька и т. п.), то полученную им выручку от продажи, отраженную по дебету счета 71 и кредиту счета 90, 57 «Переводы в пути», записывали в одну из свободных граф, а сумму выручки, внесенную в кассу организации, на расчетный счет или отправленную почтовым переводом, отражали в графах 11—13. Суммы поступившей и сданной выручки должны были соответствовать суммам, отраженным в соответствующих журналах-ордерах (№ 1-АПК, 2-АПК, 3-АПК, 11-АПК).

     Суммы, относимые на дебет счетов 08, 20, 23, 25, 26, 29, 91, 96, подлежали группировке по статьям аналитического учета в листках-расшифровках. Общий кредитовый оборот получали путем сложения итогов кредитовых оборотов по всем корреспондирующим счетам (графам журнала-ордера).

     В последних графах журнала-ордера по каждому подотчетному лицу отражали сумму расходов на командировки, в том числе по категориям персонала и суточные.

     Обороты счета 71 с другими регистрами сверяли следующим образом. Кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7- АПК сверяли: по счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам; по счету 19 — с данными ведомости № 32-АПК; по счету 50 — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК; по другим счетам — с данными по дебету соответствующих листков-расшифровок по дебету счетов либо журнала-ордера № 10-АПК и ведомости № 46-АПК по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяли: по счету 50 – с данными журнала-ордера № 1-АПК; по счету 51 – журнала-ордера № 2-АПК.

     На  последней странице журнала-ордера записывался оборот по кредиту счета 71 за соответствующий месяц и с начала года, определяемый путем суммирования итоговых данных по графам 12 — 17. Здесь же приводилась стоимость приобретенных материальных ценностей по учетным ценам, которую сверяли с данными ведомости № 46-АПК.

     Общую сумму кредитового оборота, а  также суммы его составляющих по корреспондирующим счетам в установленном  порядке переносили в Главную книгу.

     В настоящее время на нашем предприятии ведется автоматизированный бухгалтерский учет. Поэтому особое внимание должно уделяться достоверности и правильности внесения данных первичных документов в общую базу. Это требует высокого профессионализма и внимательности от работников бухгалтерии.

     Для оформления выдачи из кассы наличных денежных средств под отчет или  выплаты компенсации перерасхода  в конфигурации программы, применяемой  на нашем предприятии,  используется документ «Расходный кассовый ордер». Возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, оформляется с помощью документа «Приходный кассовый ордер».

     Для отражения в информационной базе отчета за израсходованные денежные средства предназначен документ «Авансовый отчет».