Учет расчетов с подотчетными лицами

     Размер  этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные  нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные  со служебными командировками, зависит  от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

     Указанные суммы на командировочные расходы  называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий уполномоченным предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе и филиалов.

     Чаще  всего выдаются авансы для служебных  командировок. Согласно НК РФ, служебная  командировка - поездка работника  по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

     расходы по проезду;

     расходы по найму жилого помещения;

     дополнительные  расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные);

     иные  расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

     Причем  налоговое законодательство конкретизирует указанный выше перечень командировочных расходов, относя к ним, в частности:

• проезд работника к месту командировку и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, а также в номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы [27, c.57-61].

     Суточные 

     Порядок исчисления суточных при направлении работников в загранкомандировки установлен совместным письмом Минтруда РФ и Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ:

• со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник;
• со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию суточные выплачиваются по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации;
• если работник находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направлялся.

     Нормы расходов на выплату суточных установлены в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, при этом суточные оплачиваются за выходные дни, дни нахождения в пути (в том числе дни вынужденной остановки).

     Кроме того, следует заметить, что если при нахождении в загранкомандировке сотрудник посещал страны, в которых установлен безвизовый режим пересечения границы, даты пересечения границы могут определяться в соответствии с датами, указанными в проездных документах (авиа- и железнодорожных билетах) или в командировочном удостоверении (если в организации принято решение о составлении такого документа). Такие разъяснения в отношении командировок в страны СНГ содержатся в письме Минфина РФ от 02.04.99 № 04-02-05/1.

     В соответствии со ст. 168 ТК РФ размеры возмещения суточных расходов устанавливаются локальным нормативным актом организации или коллективным договором.

     В целях исчисления налога на прибыль суточные, согласно требованиям подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ. Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93 утверждены нормы суточных, выплачиваемых за каждый день пребывания работника в зарубежной командировке.

     Если  организацией установлены иные, более высокие по сравнению с утвержденными Постановлением № 93 нормативы, то суммы превышения указанных норм не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли.

     При исчислении НДФЛ в доход работника, подлежащий налогообложению, согласно требованиям п. 3 ст. 217 НК РФ не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

     Кроме того, в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению в части ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.

     В целях исчисления как НДФЛ, так и ЕСН законодательством не регламентирован порядок определения размера суточных. Необходимо заметить, что нормативы, утвержденные Постановлением № 93, не могут применяться в целях исчисления НДФЛ и ЕСН, поскольку указанное постановление устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

     При утверждении организацией норм, превышающих  размеры возмещения, установленные Постановлением № 93 и подлежащие применению исключительно в целях исчисления прибыли, суммы вышеуказанных превышений не подлежат включению в налоговую базу по исчислению НДФЛ и ЕСН, поскольку такие выплаты являются компенсационными расходами, с выполнением работником поручения работодателя вне места нахождения организации. Аналогичная позиция в отношении исчисления НДФЛ изложена в постановлении ВАС РФ от 26.01.05 № 16141/04, в отношении ЕСН — в информационном письме Президиума ВАС РФ от 14.03.06 № 106 (п. 6).

     Учитывая  положения действующего трудового и налогового законодательства и отсутствие принятых в установленном порядке специальных норм, а также вышеназванные решения ВАС РФ и Президиума ВАС РФ, при утверждении организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками, выплаты, в частности при возмещении суточных, не подлежат включению в налоговую базу при исчислении НДФЛ и ЕСН [17, c.6-7].

       Командированному работнику возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Минфином и Министерством труда. Проживание в гостиницах, в которых в стоимость номеров включена стоимость питания, суточные возмещаются в размере 70 % от установленной нормы. При этом размеры суточных при однодневных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянной работы, одни, во всех остальных — другие. Порядок командирования,  условия труда за границей и возмещения командировочных расходов определяются Положением об условиях труда работников за границей, утвержденным Министерством труда по согласованию с министерствами финансов, иностранных дел.

     Расходы на проезд

     Действующее трудовое законодательство, как отмечалось ранее, предусматривает обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно. Данные расходы, согласно требованиям налогового и бухгалтерского законодательства, не являются нормируемыми и подлежат учету в качестве расходов в целях бухгалтерского и налогового учета в полном объеме, при наличии подтверждающих документов, оформленных в надлежащем виде. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) также должны быть подтверждены проездными документами. Кроме того, величина расходов не должна превышать стоимость проезда:

• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

     При отсутствии проездных документов подтверждающих произведенные расходы в размере минимальной стоимости проезда:

• железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
• автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

     Расходы на проживание

     Согласно требованиям подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по найму жилого помещения при условии документального подтверждения признаются прочими расходами, учитываемыми при исчислении налога на прибыль.

     При этом п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что  экономически оправданные затраты (включая расходы по найму жилого помещении во время загранкомандировок подтверждаются документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которых были произведены расходы.

     Налоговым кодексом РФ прямо предусмотрено, что отдельные расходы не подлежат включению в состав расходов в целях налогообложения прибыли по найму помещения в период командировки, например, расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), т. е если в счете, предоставленном работником, фигурируют такие расходы как стоимость мини-бара, услуги платного телевизора и иные аналогичные услуги, указанные расходы не подлежат признанию в целях налогообложения прибыли в составе расходов на проживание.

     В некоторых случаях в первичных  документах, составленных в иностранном государстве (например, в счетах гостиниц), в перечне оказанных услуг отдельно выделены суммы налога (НДС и (или) иных налогов).

     Действующее налоговое законодательство в целях исчисления прибыли не регулирует порядок учета налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других государств. Вместе с тем, поскольку осуществление таких расходов является обязательным и работник организации не может отказаться от оплаты предъявленных налогов, выделенных в счете гостиницы, а данные расходы связаны с осуществлением производственной деятельности (служебного задания), по нашему мнению, такие расходы правомерно рассматривать как экономически обоснованные в составе командировочных.

     Кроме того, расходы в виде налогов, уплаченных по законодательству других стран, не поименованы в перечне расходов, не принимаемых для целей налогообложения прибыли (ст. 270 НК РФ).

     Учитывая  изложенное, выделенные в первичных  документах суммы НДС и (или) иных налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других стран, следует рассматривать как экономически оправданные затраты и учитывать при исчислении налогооблагаемой прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

     Аналогичная позиция относительно уплаченных за границей сумм НДС выражена в письме МНС РФ от 03.08.04 № 02-5-10/48, письмах УФНС РФ по г. Москве от 03.11.04 № 2б-12/71411, от 03.11.04 № 26-12/71401, от 01.06.04 № 26-12/37834.

     В отношении исчисления НДФЛ фактически осуществленные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. В случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты не подлежат налогообложению НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ).

     В целях налогообложения ЕСН положениями подп. 2 п. 1 ст. 2З НК РФ установлено, что фактически осуществленные расходы по найму жилого помещения не подлежат включению в налоговую базу по этому налогу в случае их документального подтверждения. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     Исходя  из изложенного, следует, что при компенсации работнику расходов по найму жилого помещения, при отсутствии подтверждающих документов, суммы такого возмещения не подлежат налогообложению НДФЛ и ЕСН в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.