Учет расчетов с подотчетными лицами

Прежде всего, нужно установить тип авансового отчета – «рублевый». В соответствии с этим  суммы выдаваемых средств и суммы расходов будут учитываться в рублях. Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

В реквизите  «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс. Ниже указывается сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчет с сотрудником по предыдущему авансовому отчету  полностью не завершен, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Её можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (Сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» окна диалога позволяет ввести в табличную часть документа данные о понесенных расходах. В ней указывается следующая информация:

   в графы  «Даты с…  и  по …» вводится дата или интервал дат совершения расходов.

   в графе «Порядковый номер указываются порядковые номера, проставленные бухгалтером на оправдательных документах.

   в графу «Корреспонденция счетов» вводится счет, корреспонди­рующий по дебету со счетом 71.

Далее следуют три графы «Субконто 1-3», в них вводятся объекты аналитического учета, соответствующие выбранному корреспонди­рующему счету.

В графу «Сумма» вводится общая сумма расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету. В том случае, когда указанные расходы оплачены с учетом" налога на добавленную стоимость, возмещаемого в установленном порядке из бюджета, то ниже следует указать сумму НДС.

В графу «Кому, за что и по какому документу» вводится текст, раскрывающий назначение расходов.

Для печати авансового отчета в форме документа следует нажать на кнопку «Печать».

Авансовый отчет можно напечатать на одной стороне листа цели­ком, для этого в закладке «Оборотная сторона» следует отключить флажок «Печатать оборотную сторону с новой страницы».

В отчете по использованию аванса программой может быть выяв­лено недоиспользование или перерасход подотчетной суммы. Инфор­мация об этом указывается в соответствующих графах печатной фор­мы документа.

В хозяйстве СПК «Ильюшинский» не применяется автоматизированная форма учета, поэтому прикладная программа «1С: Бухгалтерия 7.7» не используется в хозяйстве.

3.5 Инвентаризация расчетов

Согласно инструкции по инвентаризации активов и обязательств устанавливается единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете.

При инвентаризации расчетов к инвентаризируемым активам  обязательствам организации относятся:

1.   денежные средства;

2.   задолженность перед страховыми организациями

 В ходе инвентаризации документально подтверждаются наличие и состояние, активов и обязательств путем:

а. сопоставления с данными бухгалтерского учета;

б. проверки обязательств с целью правильного формирования доходов и расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, а также достоверности сумм дебиторской и кредиторской задолженности и др.

Инвентаризация расчетов проводится:

1.   по решению руководителя организации;

2.   по решению контролирующих органов или ревизионной группы в ходе проведения проверки (ревизии) в порядке, установленном законодательством;

3.   в случае смены руководителя организации;

4.   в случае смены материально ответственных лиц;

5.   перед составлением разделительного (ликвидационного) баланса, в случае реорганизации или ликвидации организации, если иное не установлено законодательством;

6.   перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

7.   в иных случаях, установленных законодательством.

 Периодичность проведения инвентаризаций:

1)  денежных средств – не менее одного раза в год;

2)  обязательств и других активов – не менее одного раза в год.

По решению руководителя организации установленное настоящей Инструкцией количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризацию проводят в следующие сроки:

   денежных средств – не ранее 1 декабря;

   обязательств и других активов – не ранее 1 декабря

Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года) перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

 Инвентаризация активов и обязательств, числящихся в балансе филиалов и представительств, иных обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, проводится в порядке и сроки, устанавливаемые юридическим лицом, их создавшим.

Субъекты малого предпринимательства, применяющие упрощенный порядок налогообложения, проводят инвентаризацию активов и обязательств один раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Если инвентаризация проводится при реорганизации организации, то  по её результатам составляется передаточный акт и баланс. При реорганизации организации путем присоединения одной организации к другой инвентаризация проводится у присоединяемой организации.

При ликвидации организации по результатам инвентаризации определяется, размер дебиторской  и кредиторской задолженности.

Для начала проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации. (Приложение  16). В приказе оговариваются все основные аспекты инвентаризации (состав инвентаризационной комиссии, причина и сроки проведения инвентаризации, сроки сдачи документов).

В крупных организациях для проведения инвентаризаций создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.

Центральная инвентаризационная комиссия:

   оказывает методическую помощь рабочим комиссиям по вопросам проведения инвентаризаций;

   проводит контрольные проверки результатов инвентаризаций, выполненных рабочими комиссиями;

   рассматривает материалы инвентаризаций, представленные рабочими комиссиями;

   готовит предложения по регулированию результатов инвентаризации и представляет их на рассмотрение руководителю организации вместе с материалами инвентаризации.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

   осуществляют инвентаризацию активов и обязательств организации;

   оформляют результаты инвентаризации необходимыми документами;

   получают от материально ответственных лиц объяснительные записки о причинах выявленных инвентаризацией излишков, недостач, порчи ценностей;

   принимают решение по регулированию выявленных ими результатов инвентаризации и представляют его вместе с материалами инвентаризаций на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.

Центральные инвентаризационные комиссии создаются в составе:

1.   руководителя организации или его заместителя (или начальника структурного подразделения) (председатель комиссии);

2.   главного бухгалтера или его заместителя (руководителя       специализированной организации, ведущей бухгалтерский учет);

3.   начальников структурных подразделений (служб);

4.   работников организации.

Рабочие инвентаризационные комиссии создаются в составе: представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию, специалистов: экономиста, работника бухгалтерской службы и других.

В состав рабочих и центральных инвентаризационных комиссий должны включаться опытные специалисты в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющие необходимые навыки, знания.

Инвентаризация денежных и обязательств проводится при полном составе членов инвентаризационных комиссий.

В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначается материально ответственное лицо, работник ревизионной службы. Не назначается один и тот же работник два раза подряд в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.

Материально ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете денежных средств.

 При малом объеме работ инвентаризационные комиссии в межинвентаризационный период могут привлекаться для проведения выборочных и контрольных проверок.

 Инвентаризационные комиссии обеспечивают полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках активов и обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Члены инвентаризационных комиссий несут ответственность за:

а. своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации;

б. внесение в описи заведомо неправильных данных несут ответственность в соответствии с законодательством.

 Инвентаризация обязательств в части расчетов с небанковскими кредитно-финансовыми организациями, а также с бюджетом покупателями и поставщиками, подотчетными лицами и работниками, заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов. При этом оформляется акт инвентаризации (Приложение 17) .

    В ходе инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами сверяются данные бухгалтерского учета на 1 ноября отчетного года, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, и составляется акт сверки расчетов с должниками.

В ходе инвентаризации обязательств проверяется:

1.   правильность расчетов и наличие документов, подтверждающих основание для начисления и списания соответствующих сумм;

2.   правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации денежных средств в кассе, на счетах, в банках документы или расписки в остаток наличных денег не включаются. В ходе инвентаризации проверяется наличие денег путем их полного пересчета. По итогам инвентаризации наличных денежных средств комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств (Приложение 18). Остаток денежной наличности в кассе проверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег в акте указывается сумма недостачи или излишка, и объясняются причины их возникновения.

 Для инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверяются авансовые отчеты работников и расходные кассовые ордера. По этим документам проверяется соответствие выданных и возвращенных средств данным бухгалтерского учета, а также устанавливается целевое использование израсходованных сумм, проверяется наличие оправдательных документов, а также выявляются суммы, срок представления отчетов по которым истек.

В ходе инвентаризации расчетов с работниками проверяется правильность отражения задолженности перед работниками.

По результатам инвентаризации в сличительных ведомостях отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях. По каждому случаю выявленных отклонений комиссия берет объяснения от материально ответственных лиц.

Для оформления результатов инвентаризации применяются единые регистры, в которых объединены показатели (результаты) инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Сличительные ведомости составляются с использованием средств вычислительной техники и от руки.

Рассмотрение результатов инвентаризации в крупных организациях проводится центральной инвентаризационной комиссией с оформлением протокола заседания центральной инвентаризационной комиссии.

Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия денежных средств и обязательств и данных бухгалтерского учета оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии со статьей 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».