Учет расчетов с подотчетными лицами

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включаемых в стоимость номера (телевизора, холодильника, других предметов культурно-бытового назначения, включаемых в состав оборудования гостиничного номера) эти расходы подлежат возмещению при предоставлении документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

3)  За проживание вне места жительства работнику выплачиваются суточные, при этом, если принимающая сторона за свой счет обеспечивает питанием, либо направляющая организация оплачивает данные расходы путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются за время нахождения работника в пути, если в эти дни питание не предоставлялось. Если работнику предоставляется одноразовое питание, суточные выплачиваются в 70% размере, если предоставляется двух разовое питание, то работнику выплачивается 30% от суммы суточных.

4)       Расходы по международной телефонии, переговорам, возмещаются, если они проводились в интересах выполнения служебного задания, на основании подтверждающих документов, при согласии нанимателя в их необходимости.

5)  Иные расходы с разрешения нанимателя или его ведома.

В случае наступления временной нетрудоспособности командированного лица ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме нахождения работника на стационарном лечении) и выплачиваются суточные за период, пока состояние здоровья не позволяет ему приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но более 10 календарных дней). В случае стационарного лечения работнику возмещаются расходы по возвращению к месту работы и суточные. При этом обязательно предоставление оправдательных документов.

Период временной нетрудоспособности не включается в срок командировки, а пособие по временной нетрудоспособности выплачивается согласно законодательству.

Командированные работники, получившие денежные средства подотчет обязаны не позднее 3 дней (при использовании корпоративной банковской карточки не позднее 15 дней) по истечении срока их выдачи или со дня прибытия к месту постоянной работы из командировки (день прибытия в расчет не принимается) предъявить в кассу организации авансовый отчет и возвратить остаток неиспользованной подотчетной суммы (Приложение 11).

В авансовом отчете указываются фактические расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за дни фактического нахождения в командировке и другие расходы, подлежащие возмещению. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

1)  Проездные документы, подтверждающие факт оплаты проезда к месту командировки и обратно.

2)  Оплаченные счета и другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы.

3)  Отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа нанимателя. Если поводом для командировки послужило приглашение зарубежной фирмы или организации, то при  направлении в командировку работников к приказу прилагается приглашение. Наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и в установленном по­рядке обеспечивать их сохранность.

Приказ и приглашение являются основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в командировку.

При направлении работников в командировку руководитель организации устанавливает задание по командировке, в кото­ром указываются ее цель, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) — предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командиро­ванным работником.

При служебных командировках за границу наниматель обя­зан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

•       по проезду к месту служебной командировки и обратно;

•   за проживание вне места постоянного жительства (суточ­ные);

по найму жилого помещения;

•  иные произведенные работником с разрешения или ведо­ма нанимателя расходы.

Расходы по проезду до места командирования и обратно: транспортные расходы, провоз багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу), возмещаются командированному работнику по нормам и в по­рядке, предусмотренным Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республи­ки Беларусь за границей, при представлении подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты).

Размеры суточных и расходов по найму жилого поме­щения при служебных командировках за границу устанавлива­ются Министерством финансов Республики Беларусь.

Возмещение суточных производится на следующих условиях:

•     при проезде по территории Республики Беларусь — в бе­лорусских рублях по нормам, установленным законодатель­ством по оплате служебных командировок в пределах Респуб­лики Беларусь;

•     при проезде и за время пребывания на иностранной терри­тории — в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

Если при направлении за границу в краткосрочную коман­дировку принимающая сторона берет на себя расходы, связан­ные с обеспечением командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, то направляющая сторона не про­изводит выплату суточных, кроме оплаты времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

Если работники, направленные в краткосрочные команди­ровки, обеспечиваются одноразовым питанием, то командированным пола­гается 70 % суточных, а если двухразовое — то 30 % от установ­ленной нормы суточных страны командирования.

Выплата средств на расходы по найму жи­лого помещения производится при представлении под­тверждающих документов.

Суммы за питание, включенные в счета за найм помещения, уплачиваются за счет суточных и не возмещаются. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, а также расходы по бронированию мест в гости­ницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

Командированному работнику возмещаются и иные расхо­ды по командировке: комиссионные (взимаемые банком за совершение операций с корпоративной банковской карточкой, за обмен валюты и прочее), расходы по получению служебного загранич­ного паспорта, виз, медицинскому страхованию, оплате обяза­тельного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах, при наличии подтверждающих документов. Не требуются документы при возме­щении расходов по получению служебного заграничного пас­порта и виз.

В случае командирования работников на автотранспорте на­нимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого по­мещения производится в установленном порядке. Кроме того, работникам, командированным на автотранс­порте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, опла­те стоянки, дорожных и таможенных сборов за границей, стра­хованию автотранспорта и гражданской ответственности пере­возчика, вынужденному мелкому ремонту. Если расходы води­теля, связанные с осуществлением перевозки, превысят сумму аванса, выданного ему в валюте, то их возмещение производится в валюте аванса. Возмещение сумм таких расходов может осуществляться как в валюте, так и в белорусских рублях по курсу Националь­ного банка Республики Беларусь на дату авансового отчета.

Данные и прочие расходы по командировкам относятся на затраты по производ­ству и реализации продукции (работ, услуг).

Работники, командированные за границу, отчитываются о проделанной работе и совершенных расходах в общем порядке.

За нарушение правил расчетов с подотчетными лицами предусмотрены определенные меры ответственности:

1.   за несоблюдение срока возвра­та неиспользованных сумм, выданных под отчет на командиро­вочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10 % суммы невозвращенного аванса;

2.   за выдачу наличных денежных средств под отчет на коман­дировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10 % суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету отражают выданные подотчет суммы на предстоящие расходы, по кредиту – списанные подотчетные суммы в соответствии с авансовыми отчетами, а также возврат неиспользованных авансов.

Выдача денежных средств подотчет отражается проводкой:  по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

Например: выданы денежные средства Цветинскому Е.С. подотчет

Дт 71                          Кт 50         Сумма 80000 рублей.

При приобретении за счет подотчетных сумм материальных ценностей составляется запись: дебет счета 10 «Материалы» и кредит счета 71.

Например: за счет подотчетной суммы  приобретены Борздеем А.М. материалы    Дт 10               Кт 71         Сумма 590000 рублей.

Списание сумм авансов производится по дебету счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 71.

Списаны командировочные расходы Цветинского Е.С.

Дт 25                         Кт 71          Сумма 80000 рублей.

При внесении в кассу сумм неиспользованных подотчетных сумм составляют проводку: дебет  счета 50 «Касса» и кредит счета 71.

Внесен Борздеем А.М. остаток неиспользованной подотчетной суммы

Дт 50                        Кт 71              Сумма 15000 рублей.

Удержание не возвращенных во время подотчетных сумм отражается проводкой: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 71.

Возмещение перерасхода  по авансовому отчету, возмещение расходов, произведенных работников за счет собственных средств отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50.

Возмещена сумма перерасхода по авансовому отчету Куленок Т.Н.

Дт 71                       Кт 50      Сумма 10000 рублей.

В случае, когда невозможно удержать из заработной платы, излишне выданные суммы составляют бухгалтерскую проводку: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71.

Получение валюты в кассу для выдачи аванса работникам на  командировочные расходы производят бухгалтерской проводкой: дебет счета 50, субсчет 4 «Валютная касса», кредит счета 52 «Валютные счета».

Выдача валюты из кассы подотчетному лицу отражают проводкой дебет счета 71 и кредит субсчета 50/4.

Списание суммы аванса выданного в валюте производится в зависимости от вида расходов по курсу Национального банка Республики Беларусь на день предоставления авансового отчета: по дебету счетов 20 25 26 и других по кредиту счета 71.

Отрицательная курсовая разница по дебиторской задолженности, выраженной  в иностранной валюте, находящейся у подотчетного лица, в связи с изменением курса рубля к иностранной валюте отражается бухгалтерской проводкой: дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», субсчет 2  «Внереализационные расходы» кредит счета 71.

Положительная курсовая разница отражается: по дебету счета 71 и кредиту

счета 92 субсчет 2.

Операции по движе­нию подотчетных сумм и расчетам с подотчетными лицами от­ражаются в журнале-ордере ф. № 7-АПК (Приложение 12). Это комбинирован­ный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. Каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна строка, и по мере представле­ния авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям производятся по этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера ф. № 7-АПК являются: расходные кассовые ордера — на суммы, выданные под отчет; авансовые отчеты — на израсходованные суммы; но­вые приходные или расходные кассовые ордера — на расхожде­ния в суммах полученных и израсходованных. К учету прини­маются авансовые отчеты, проверенные на предмет целесообразности и необходимости расходов, соответ­ствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, про­ставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяет­ся сальдо, и подсчитываются итоги (обороты) по дебету и креди­ту счета 71. Данные журнала-ордера ф. № 7-АПК сверяются с показателями других регистров, после сверки кредитовый оборот в целом по счету 71 и по дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу.