Документирование, как метод бухгалтерского учета. Формы бухгалтерского учета

 

   По числу учитываемых позиций:

• однострочные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).
• многострочные. Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно - заборные карты и др. Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

 

  По  месту составления:

• внутренние – документы, которые оформляют в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени и пр.
• внешние – документы, которые на стороне составляют другие предприятия и организации. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п.

     Требования, предъявляемые к внутренним и  внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы  должны быть оформлены на бланках  унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты. 

     По  оформлению однородных операций:

• унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.
• прочие документы, не вошедшие в указанный перечень. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)

 

     Вторичные документы и их классификация 

     Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем  переносятся и группируются в  учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

     Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах экономического субъекта.

     Учетными  регистрами называются таблицы специальной  формы, приспособленные для регистрации  первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.

     В регистры из документов переносят всю  информацию о совершившейся хозяйственной  операции. Для этого в таблицах для каждого показателя отводится  отдельная графа - порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие. Информация, которая содержится в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, экономического анализа хозяйственной деятельности отдельных участков и предприятий в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отображение хозяйственных операций в учетных регистрах - одно из обязательных условий качества и оперативности учета.

     При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность  их вывода на бумажные носители информации.

     Следовательно, предприятие может вести регистры для отражения в бухгалтерском  учете дифференцированного учета данных о товарах по разработанной им форме, в которой будет отражен учет денежных сумм, количество проданных товаров, запасов по каждому виду товара. Вышеуказанные регистры не требуется ежемесячно выводить на бумажный носитель, но по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, предприятие обязано изготовить за свой счет копии таких регистров на бумажных носителях.

     Классификация учетных регистров:

     По  внешнему виду:

• бухгалтерские книги;
• карточки;
• свободные листы.

     Книги ( журналы) представляют собой сброшюрованные листы бумаги со специальным графлением. Все страницы в бухгалтерских  книгах должны быть пронумерованы и  заключены в переплет. На обороте  последней страницы за подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано …страниц (листов)».

     Карточки  – это отдельные таблицы на плотной бумаге. Чаще всего карточки применяются в качестве регистров  аналитического учета и хранятся в картотеке. При открытии карточек их регистрируют в специальном регистре.

     Свободные листы представляют собой определенным образом разграфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных  операций. Таблицы в виде свободных  листов широко используют для ведения ведомостей журналов- ордеров, машинограмм и магнитных носителей. Графление регистров (книг, карточек, свободных листов) зависит от их назначения, от формы бухгалтерского учета. 

     По  степени обобщения производимых записей:

• синтетические;
• аналитические;
• комплексные.

     В синтетических регистрах записи осуществляются в обобщенном виде, кратко (без пояснительного текста), с указанием даты и номера бухгалтерской  записи. Проставляется в них только сумма (Главная книга, в которой  отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, компьютерные распечатки).

     В аналитических регистрах записи делаются по отдельным аналитическим  счетам, с детализацией содержания записей того или иного синтетического счета, приводят пояснительный текст, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители. Эти регистры позволяют контролировать наличие и движение каждого вида материальных ценностей, состояние расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами (карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции).

     В организациях широко применяются учетные  регистры, объединяющие синтетический  и аналитический учет, что позволяет  их называть комплексными регистрами. Использование комплексных регистров сокращает объем учетной работы, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета (журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов). 

     По  принципу группировки:

• хронологические;
• систематические;
• комбинированные.

     Хронологические регистры предназначены для записи в хронологической последовательности, исходя из времени выполнения той  или иной хозяйственной операции, вне зависимости от ее содержания. Задача такой регистрации – обеспечить повседневный контроль за своевременным и полным отражением в учете всех без исключения хозяйственных операции. Примером хронологического регистра может служить приведенный ранее журнал регистрации, в котором в календарной последовательности дат отражаются хозяйственные операции и обосновывающие их документы.

     Систематические регистры предназначены для записи в определенной группировке однородных хозяйственных операции за определенное время (например, за месяц). Такая регистрация  позволяет проследить за состоянием и движением отдельных видов хозяйственных средств и источников формирования.

     Комбинированные регистры приспособлены для одновременной  записи хозяйственных операции в  хронологическом и систематическом порядке, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи и счета Главной книги, на которых ведутся систематические записи. 

     По  строению:

• односторонние – различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях;
• двусторонние – при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой – дебет, на правой- кредит). Используется в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета;
• многографные – для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Учет движения материалов отражается в целом по предприятию, а также в разрезе отдельных МОЛ, регистрируются затраты по предприятию, подразделениям и в разрезе статей затрат линейные– разновидность многографных регистров;
• шахматные – для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки. Пример: журналы-ордера № 10,10/1,11,13 и главная книга.

 

Краткий обзор форм бухгалтерского учета. 

     Совокупность  учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных  операций, образует форму бухгалтерского учета. Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором  учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов.

     Форма бухгалтерского учета – это организация информационной системы, обеспечивающая в определенной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологических и систематических записей, синтетического и аналитического учета в целях осуществления текущего контроля фактов хозяйственной жизни и составления отчетности.

     В настоящее время различают следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-главная, журнально-ордерная, автоматизированная, упрощенная.

• Мемориально-ордерная форма

     Мемориально-ордерная форма учета получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов. При этой форме учета на каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Характерная особенность данной формы – поступающие в бухгалтерию документы накапливаются и регистрируются в накопительных ведомостях. На каждую группу документов составляется мемориальный ордер. К нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. В ордере указываются номер, краткое содержание операции, дебет, кредит, сумма.

     Эта форма бухгалтерского учета предусматривает ведение регистрационного журнала для регистрации в хронологическом порядке бухгалтерских проводок – мемориальных ордеров, содержащих указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Проводки из мемориальных ордеров разносятся по счетам Главной книги, которая является синтетическим регистром систематического учета. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делаются на основании первичных или сводных учетных документов.

• Журнально-главная

     Журнально-главная форма представляет собой регистр, в котором одна сторона отражает структуру регистрационного журнала (то есть номер мемориального ордера, дату его составления, сумму мемориальных ордеров), другая сторона предназначена для записи операций по дебету и кредиту синтетических счетов.