Автоматизация бухгалтерского учета

В программе 1С «Предприятие 8.0» квитанция формируется автоматически. 

Для регистрации  расхода наличных денежных средств  из кассы предназначен документ «Расходный кассовый ордер». 

Выдача наличных с применением расходного кассового  ордера (РКО) осуществляется в таких  случаях: 

В зависимости от количества лиц, которым выдаются денежные средства: 

1) выдача денежных  средств одному лицу, которое: 

а) является штатным  работником предприятия; 

б) не является штатным  работником предприятия; 

2) оформление одного  РКО на общую сумму выданных  денежных средств нескольким  лицам согласно платежной ведомости  или расчетно-платежной ведомости. 

В зависимости от вида операций РКО применяется: 

1) для внесения  их в кассу банка и зачисления  на текущий счет предприятия; 

2) для выплаты  зарплаты; 

3) для оплаты полученной  продукции (товаров, работ, услуг)  и т.д. 

«Расходный кассовый ордер» (Приложение №9) заполняется  аналогично «Приходному кассовому  ордеру». В РКО должны быть указаны  следующие обязательные реквизиты: 

1. Наименование предприятия  - ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь»; 

2. Коды предприятия  по ОКУД - 0310002 и ОКПО - 40429196; 

3. Номер документа  (не указан) и дата составления- 6 ноября 2008 год; 

4. Корреспондирующий  счет: Указывается дебет счета,  корреспондирующего с кредитом  счета 50 «Касса»; 

5. Сумма, подлежащая выплате указывается цифрами - 1352.00; 

На основании данных о корреспондирующем счете и  сумме выплаты составляется проводка: 

Возвращены деньги покупателю, вернувшему товар в магазин  в период гарантийного срока 

Дебет 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» 

Кредит 50 «Касса» - 1352.00 

6. Указывается получатель  денежных средств - Белозерова  Н.Д.; 

7. Указывается основание  для выдачи наличных денежных  средств из кассы предприятия:  Возврат товара от покупателя; 

8. Сумма указывается  прописью; 

9. Указываются документы,  связанные с осуществлением операции  по внесению наличности в кассу,  прилагаемые к ПКО. В данном  случае таким документом является  Заявление от покупателя; 

10. Подписи руководителя  предприятия и главного бухгалтера. В период отсутствия на работе  руководителя или главного бухгалтера  РКО имеют право подписывать  лица - работники предприятия, которым  руководителем или владельцем  предприятия предоставлено право  подписи кассовых документов. Если  к РКО прилагаются документы,  служащие основанием для выдачи  денежных средств из кассы  и в них имеется разрешительная  подпись руководителя предприятия,  то подпись на самом РКО не обязательна; 

11. Указывается наименование  и номер, когда и кем выдан  документ, удостоверяющий личность  получателя. Данная строка может  и не заполняться в случае если наличные денежные средства получает штатный сотрудник предприятия; 

12. Указывается кассир, выдавший денежные средства из  кассы. 

Расходные документы  сразу же после выдачи денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются оттиском штампа «Оплачено» или аналогичной надписью с указанием даты (число, месяц, год). 

Необходимо помнить, что: 

- передача РКО  производится непосредственно из  бухгалтерии в кассу; 

- выдача РКО на  руки лицам, получающим деньги, запрещается; 

- выдача денег  по РКО может проводиться только  в день их составления и  только лицу, указанному в ордере, за исключением выдачи денежных  средств из кассы по доверенности  и оформления РКО по выданным  денежным средствам согласно  Платежной ведомости или Расчетно-платежной  ведомости. 

В «1С: Бухгалтерии 8»  кассовая книга является отчетной формой, в которой отражаются движения наличных денежных средств. 

Пользователь может  распечатать бумажную отчетную форму, содержащую вкладные листы кассовой книги и отчеты кассира для  произвольного периода времени. 

Действующий порядок  ведения кассовых операций в Российской Федерации» обязывает кассира делать это ежедневно, поэтому кассиру  ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» правильно действовать следующим образом. В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает из «1С: Бухгалтерии 8» два листа отчетной формы «Кассовая книга» за завершенный рабочий день: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира (эти листы идентичны друг другу). Оба листа с приложением денежных документов кассир отдает главному бухгалтеру, тот подписывает вкладной лист и возвращает кассиру. Собранные вкладные листы кассовой книги кассир подшивает в кассовую книгу в течение отчетного периода. 

Важной особенностью кассовой книги является то, что  она строится единой для рублевых и валютных кассовых ордеров. В кассовую книгу также попадают записи о  переоценке наличных валютных средств. 

На основании Приложения №10 «Кассовая книга» (вкладной лист), формируются следующие проводки: 

1. Принята в кассу  выручка за реализованные товарно-материальные  ценности: 

Дебет 50 «Касса» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 18000,00 

2. Принята в кассу  выручка за реализованные товарно-материальные  ценности: 

Дебет 50 «Касса» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 3173,00 

3. Переданы инкассатору  наличные денежные средства ЗАО  «Торговый Дом «ЦентрОбувь» для отправки в банк: 

Дебет 57 «Переводы  в пути» Кредит 50 «Касса» - 19000,00 

4. Возвращены деньги  покупателю, вернувшему товар в  магазин в период гарантийного  срока 

Дебет 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» 

Кредит 50 «Касса» - 1592,00 

5. Возвращены деньги  покупателю, вернувшему товар в  магазин в период гарантийного  срока 

Дебет 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» Кредит 50 «Касса» - 1352,00 

Итого за день определяется по приходу и по расходу. Для этого  вычисляется сумма всех поступивших  и выданных денежных средств из кассы. 

Итого за день (приход) = 18000+3173=21173 

Итого за день (расход) = 19000+1592+1352 = 21944 

Остаток на конец  дня = Остаток на начало дня + итого  за день (приход) - итого за день (расход) 

Остаток на начало дня  составляет 7885,46. 

Остаток на конец  дня = 7885,46 + 21173,00 - 21944,00 = 7114,46 

Ниже ставится подпись  и расшифровка подписи кассира, указывается количество приходных  и расходных документов и ставится подпись и расшифровка подписи  бухгалтера. 

2.3 Автоматизация  учета расчетов с подотчетными  лицами 
 

Денежные расчеты  с подотчетными лицами отражаются описанными выше документами («Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер») с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы. 

При возврате задолженности (документ «Приходный кассовый ордер») дополнительно указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчетному лицу. 

Другой способ погашения  задолженности подотчетного лица с  помощью документа «Авансовый отчет». 

В документе «Авансовый отчет» указываются документы, по которым  выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетное лицо отчитывается, определяется назначение потраченных  подотчетным лицом сумм. 

Данные, указанные  в разных табличных частях документа, определяют счета дебета, которые  будут значиться в проводках  в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 

На закладке «Товары» указывается перечень товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые выбираются из справочника «номенклатура». При  подстановке пользователем той  или иной номенклатурной позиции  из справочника «номенклатура» система  автоматически вносит соответствующие  счета для бухгалтерского и налогового учета номенклатуры и учета НДС. 

Считается, что перечисленные  ТМЦ поступают на склад, указанный  в поле «склад» в верхней части  формы документа. При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и  сумма НДС рассчитываются автоматически. Для того чтобы предприятие смогло принять сумму НДС к вычету, подотчетное лицо должно получить от продавца счет-фактуру. Сведения о полученных счетах-фактурах также указываются  в записях табличной части  закладки «Товары». 

Если поступила  возвратная тара, то заполняется закладка «Тара». Возвратная тара представляет собой вид ТМЦ, требующий обособленного  бухгалтерского учета. 

Если подотчетное  лицо расплатилось с контрагентом, то в документе «Авансовый отчет» заполняется закладка «Оплата». На этой закладке указывается контрагент (выбирается из справочника «контрагенты») и прочие данные, необходимые для  учета взаиморасчетов с контрагентами. После ввода контрагента система  подставляет счета учета расчетов и счета учета авансов по умолчанию. При покупке товаров или оплате услуг подотчетным лицом можно заполнить закладку «прочее» и тем самым отнести стоимость услуг или товаров, например, на затраты предприятия. В соответствующих полях формы документа «Авансовый отчет» можно указать количество приложенных к авансовому отчету документов и общее число листов в них. 

Сначала «Авансовый отчет» (Приложение №11) заполняется  подотчетным лицом. 

На лицевой стороне  формы авансового отчета в строке «Наименование организации» указывается  полное наименование организации - ЗАО  «Торговый Дом «ЦентрОбувь». 

В графе «Дата» указывается  дата заполнения работником авансового отчета - 10 ноября 2008 года. 

В строке «Структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения организации, в котором работает подотчетное  лицо. В данном случае это Магазин  №256 г. Курск, Пр. Хрущева, 10А. В строке «Подотчетное лицо» указываются  фамилия и инициалы работника, составляющего  авансовый отчет: Алферова Н.А. и  нижу профессия - директор. Табельный  номер в данном случае не указывается. 

В строке «Назначение  аванса» указывается целевое  назначение денежных средств, выданных работнику под отчет. В данном случае это Карты IP-телефонии. 

Далее в авансовом  отчете следует таблица, в которой  работник заполняет графы «Наименование  показателя» и «Сумма, руб. коп.».В нашем случае в таблице заполнены только строки «Итого получено» и «Израсходовано» - 1200,00 

На основании данных «Авансового отчета» составляется проводка: 

Выданы из кассы  денежные средства работникам ЗАО «Торговый  Дом «ЦентрОбувь» под отчет на административно-хозяйственные расходы 

Дебет 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» Кредит «Касса» - 1200 

Ниже в строке «Отчет проверен. К утверждению в  сумме» указывается сумма выданная под отчет прописью: Одна тысяча двести рублей 00 копеек и в скобках указывается эта же сумма цифрами (1200 руб. 00 коп.) 

После этого подотчетное  лицо заполняет оборотную сторону  формы №АО - 1. 

На оборотной стороне  формы работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные  расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6 таблицы). 

Графа 6 заполняется  лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной  валюте в соответствии с установленным  порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации. В данном «Авансовом отчете» она не заполняется. 

Документы, приложенные  к авансовому отчету, нумеруются подотчетным  лицом в порядке их записи в  отчете. 

В данном примере  работник для подтверждения произведенных  им расходов на приобретение карт IP - телефонии  в размере 1200 руб. представил в бухгалтерию  товарный чек и чек ККМ. В такой  ситуации не совсем понятно, как записать товарный чек и чек ККМ, учитывая то, что оба документа подтверждают одни и те же расходы (приобретение карт IP - телефонии). Записывать их в  одной строке под одним порядковым номером неверно, так как это  два разных документа с разными  номерами. Если записать товарный чек  и чек ККМ в разных строках  под разными порядковыми номерами и напротив каждого документа, как  требуется, указать сумму расхода, то в строке «Итого», значение которой  по каждой графе рассчитывается суммированием  данных по этой графе, в графе 5 получится  удвоенная сумма расхода.