Аудит расчетов с подотчетными лицами в РФ

Таблица 2.2.

Обороты счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»  за ноябрь с 2009 по 2011 гг.

 

Показатели	Годы			Абсолютные отклонения (+, -)			Относительные отклонения  (%)
	2009	2010	2011	2010 год к 2009 году	2011 год к 2010 году	2011 год к 2009 году	2010 год к 2009 году	2011 год к 2010 году	2011 год к 2009 году
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Выданы суммы  под отчет, руб.	24430	20902	25577	-3528	4675	1147	85,6	122,4	104,7
Фактически  потраченные  суммы, руб.	26274	49499	31971	23 225	-17528	5 697	188,4	64,6	121,7
Возвращены  суммы подотчётному лицу, руб.	1 844	28597	6394	26 753	-22203	4 550	1550,8	22,4	346,7

 

Таким образом, при учете сумм, выданных под отчет, будем опираться на командировочные и хозяйственные расходы.

Для того чтобы  иметь представление о структуре  сумм, попадающих в разрез счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» проанализируем их динамику в таблице 2.2. Для анализа возьмём обороты счета 71 за ноябрь каждого года, что позволит наиболее точно отразить изменение в структуре подотчетных сумм за каждый год. Оценивая данные из таблицы, можно сделать вывод, что расчеты с подотчетными лицами имеют место в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» не превышают установленные законодательно лимиты по обращение сумм равные 100 000 рублей.

Наглядно динамику выдачи сумм под отчет в ООО  «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» можно проследить на рисунке 2.2., исходя из чего, можно сделать вывод о средней величине подотчетных сумм за ноябрь с 2009 по 2011 году варьирующейся в пределах 20 тыс. руб.

 

 

Рис.2.2. Суммы, выданные «под отчет» в ноябре 2009-2011 гг. в ООО «Белгород –ОРБ и ТЕЛ»

Однако в  ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» в соответствие с внутренними правилами, отсутствует приказ о лицах, имеющих право получать суммы из кассы под отчет, а, следовательно, срок по возврату сумм в кассу предприятия составляет один день.

Для получения  информации о наличии и движении средств, выданных под отчет или  возвращенных в кассу «Белгород-ОРБ  и ТЕЛ» предназначается ведение аналитического учета. Для того чтобы составить полную картину о ведение учета с подотчетными лицами, необходимо обратится к источникам выплат сумм «под отчет». В нашем случае речь идет о кассе и порядке выдачи наличных денежных средств в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ».

          Движение  денежных средств отражается в бухгалтерских регистрах и финансовой отчетности организации.

В организации  учет выданных сумм подотчетным лицам  осуществляется с помощью следующих  документов: журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по учету кассовых операций; главная книга; баланс предприятия , 2-й раздел актива и отчет о движении денежных средств.

Используя вышеизложенную документальную базу,  проанализируем аналогично счету «71» сопровождающие его корреспондентские счета и суммы, списанные со счета 50 «Касса» [3]. Все обороты по кассе представлены в таблице 2.3. и отражают информацию о движении подотчетных сумм в ноябре с 2009 по 2011 год.

Исходя из данных журналов-ордеров, обобщенная информация из которых указана в таблице 2.3. зафиксируем, что из общего фонда денежных средств переведенных в кассу ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ», половина суммы идет на счет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

 

 

Таблица 2.3.

Обороты счета 50 «Касса»  в ООО  за период с 2009 по 2011 гг. в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»

 

Показатели	Годы			Абсолютные  отклонения (+, -)			Относительные отклонения (%)
	2009	2010	2011	2010 год к 2009 году	2011 год к 2010 году	2011 год к 2009 году	2010 год к 2009 году	2011 год к 2010 году	2011 год к 2009 году
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Получены суммы  с расчетного счета организации, руб.	50530	42652	44717	-7878	2065	-5813	84,4	104,8	88,5
Выданы суммы  под отчет из кассы организации, руб.	24430	20902	25577	-3 528	4 675	1147	85,6	122,4	104,7

 

На рисунке 2.2. представлено соотношение между  суммами, полученными с расчетного счета организации в кассу для дальнейшей передачи подотчетным лицам

 

Рис.2.2.Соотношение «подотчетных»  сумм переведенных с расчетного счета в кассу в ноябре 2009-2011 гг.

Полученные  суммы в кассу с расчетного счета подтверждаются отчетом кассира  по кассе, в котором отражены движения денежных средств от расчетного счета  до подотчетных лиц, помимо этого в отчете кассира отражены суммы, возвращенные подотчетному лицу.

В частности, для  примера выделим суммы выданные под отчет в ноябре 2011 года, а  также размер превышения затрат данных сумм, который впоследствии был возмещен организацией подотчетному лицу.

В таблице 2.4., представлены  основные операции в бухгалтерском учете за декабрь 2011 года, связанные с возвратом подотчетному лицу сумм, которые были потрачены им при выполнении задания организации. Итог операций по возврату излишне затраченных сумм оформлен в кассовой книге в виде трех расходных кассовых ордеров.

Таблица 2.4.

Перечень операций в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» за декабрь 2011 года, связанных с возвратом  подотчётному лицу истраченных сумм

 

Работники организации, получившие подотчетные суммы, руб.	Основные операции с подотчетными суммами
	Выдано фактически, руб.	Потрачено фактически, руб.	Возвращено  работнику, руб.
1	2	3	4
Кодабашян К.Э.	4972	4972	-
Малиновский А.Н.	8820	10320	1500
Малиновский В.А.	11785	18174	4889

 

Таким образом, характеристику положения учета  в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» возможно, составить с использованием информации о движении по счетам 51, 50 и 70, на основе журналов-ордеров. На основании данных счетов было выявлено, что хозяйственные операции в учете фиксируются своевременно и полностью, что обеспечивает максимальную достоверность сведений.

 

 

2.3. Аудит  расчетов с подотчётными лицами  в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»

 

 

Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» опирается на основные источники информации расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» которыми являются: авансовые отчеты формы №АО-1 вместе с оправдательными документами, приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку формы №Т-9, Т-9а, командировочные удостоверения формы №Т-10, журнал регистрации авансовых отчетов, журнал – ордер №7 по счетам 50,51,71,70, 44,19 и т.д. [6].

Приступая к  проверке расчетов с подотчетными лицами в ООО проверяются следующие факты:

1. Должность, образование, стаж работы, наличие родственных

связей лица, в нашем случае бухгалтера, которое  ведет учет расчетов с подотчетными лицами  в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»;

2. Наличие нормативной  базы по учету расчетов с  подотчетными лицами в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»;

3. Должность  лица, осуществляющего проверку  деятельности бухгалтера в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»;

4. Список организации  по подотчетным лицам, утвержденный

руководителем в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ».

В данном случае должность главного бухгалтера занимает Кодабашян К.Э., которая не состоит в родственных связях с руководителем фирмы и в рамках ведения бухгалтерского учета ведет также  учет расчетов с подотчетными лицами.

Далее исходя из выясненных фактов, необходимо рассчитать уровень существенности и риск, а при проведении аудиторской проверки  с помощью данных таблицы 3.1., представленной ниже.

Таблица 3.1.

Базовые показатели для расчета уровня существенности в ООО «Белгород ОРБ и ТЕЛ» за 2011 год

Показатель	Значение показателя, тыс. руб.	Доля, %	Значения показателя для нахождения уровня существенности,%
Балансовая  прибыль, тыс. руб.	9430	14,6	1 381,0
Валовый объем  реализации без НДС, тыс. руб.	36280	56,3	20 441,7
Собственный капитал, тыс. руб.	3480	5,4	188,1
Общие затраты, тыс. руб.	9100	14,1	1 286,1
Валюта баланса, тыс. руб.	6100	9,5	577,9
Итого	64390	100	23 874,7

 

При этом уровень  существенности равен отношению суммарного показателя для нахождения уровня существенности к числу показателей взятых за базовые показатели [32, c. 321]. В нашем случае применительно к ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» он будет равняться 4774,94 руб.

Далее рассчитаем аудиторский риск, который  рассчитывается как сумма неотъемленного риска, контрольного риска и риска необнаружения.

Применительно к данной работе возьмем теоретически исчисленную величину риска аудитора равную  3 % [30, c.255]. Таким образом, сформированы все необходимые данные, с помощью которых мы осуществим аудит расчетов с подотчетными лицами для того, чтобы последовательно и планомерно изучить их состояние.

Исходя из анализа бухгалтерской документации, отражены факты выдачи подотчетных сумм. При этом отметим, что сопоставляя авансовые отчеты, командировочные удостоверения  и обороты по счетам 51, 71, а также анализа счета 51 по состоянию на декабрь, бухгалтер отражает все хозяйственные операции, связанные с подотчетными суммами. Суммы отражены полностью в соответствие с данными первичной документации в связи, с чем в применении коэффициента  риска необнаружения  необходимости нет. Также «Белгород- ОРБ и ТЕЛ» соблюдается порядок лимита подотчетных сумм, которые не превышают нормы 100 000 рублей в рамках одного договора, в соответствии с законодательством Российской Федерации [2]. 

В то же время, в  ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» выявлены следующие нарушения: отсутствие списка лиц, которым разрешена выдача денежных средств подотчет;  в некоторых случаях не были соблюдены сроки отчета о полученных суммах; у некоторых подотчетных лиц имеется задолженность, которая не погашена в установленные сроки перед организацией.

В качестве рекомендации по выявленным нарушениями ведения учета по подотчетным лицам, возможно, предложить контроль за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также уделить время на детальную проверку авансовых отчетов подотчетных лиц, акцентируя внимание на даты этих документов.

Однако в  целом, следует отметить, что учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» ведется в  последовательном порядке, соответствуя хронологии осуществления хозяйственных операций подотчетных лиц с наличием необходимых первичных документов, подтверждающих факт их совершения и обоснованности.

 

 

3. РАЗВИТИЕ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»

 

 

3.1. Ошибки, выявленные при проведении аудита  расчетов с подотчетными лицами в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» и пути их устранения