Аудит приобретения и расходования товаро-материальных ценностей

   25. Материально-производственные запасы, которые морально устарели, полностью  или частично потеряли свое  первоначальное качество, либо текущая  рыночная стоимость, стоимость  продажи которых снизилась, отражаются  в бухгалтерском балансе на  конец отчетного года за вычетом  резерва под снижение стоимости  материальных ценностей. Резерв  под снижение стоимости материальных  ценностей образуется за счет  финансовых результатов организации  на величину разницы между  текущей рыночной стоимостью  и фактической себестоимостью  материально-производственных запасов,  если последняя выше текущей  рыночной стоимости.

   26. Материально-производственные запасы, принадлежащие организации, но  находящиеся в пути либо переданные  покупателю под залог, учитываются  в бухгалтерском учете в оценке, предусмотренной в договоре, с  последующим уточнением фактической  себестоимости.

   27. В бухгалтерской отчетности подлежит  раскрытию с учетом существенности, как минимум, следующая информация:

• о способах оценки материально-производственных запасов по их группам (видам);
• о последствиях изменений способов оценки материально-производственных запасов;
• о стоимости материально-производственных запасов, переданных в залог;
• о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

   2.3 Организация учета  материально-производственных  запасов в бухгалтерии

   На  предприятии бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией, являющейся структурным подразделением, возглавляемым  главным бухгалтером.

   Материально - производственные запасы- это часть  имущества организаций, принадлежащая  ей на праве собственности, выступающая  в качестве оборотных активов, к  которым относятся:

• сырье и материалы (включая вспомогательные материалы);
• полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;
• топливо;
• тара и тарные материалы;

   -запасные  части;

• -инвентарь и хозяйственные принадлежности
• готовая продукция;
• товары.

   К материалам ООО «Энком» относятся  материально- производственные запасы, используемые при выполнении работ. Указанные материально-производственные запасы отражаются в учете на субсчете 10/1 «Сырье и материалы».

   К топливу в ООО «Энком» относятся  следующие виды материально- производственных запасов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств:

• нефтепродукты ( дизельное топливо, бензин и др.);
• смазочные материалы(солидол, масло техническое).

   Для учета и расходования ГСМ планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 10 «Материалы». Рабочим планом счетов предприятия к счету 10 «Материалы»  открыт субсчет 3 «Топливо», где учитывается  наличие и движение нефтепродуктов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. Бухгалтерский  учет этих расходов осуществляется в соответствии с требованиями ПБУ 5/01 «Учет материально – производственных запасов», утвержденное приказом Минфина России от 09.06.2000г. №44н.

   Предприятие приобретает специальные талоны на нефтепродукты (бензин, дизельное  топливо), которые затем выдаются под отчет работникам для заправки автотранспорта. Стоимость таких  талонов отражается в учете общества на счете 10.3.

   Специальная одежда- средства индивидуальной защиты работников ООО «Энком» выполняющих  вредные, опасные и грязные виды работ, а также осуществляющих работы в особых температурных условиях. Эти средства предназначенные для  защиты работника от повреждений  и от воздействия вредных веществ. В состав специальной одежды входит: специальная одежда, специальная  обувь и предохранительные приспособления (каски, рукавицы, очки, другие виды специальной  одежды).

   Учет  движения и наличия инвентаря  и спецодежды в ООО «Энком»  осуществляется, в соответствии с  Планом счетов, на субсчете 10/9.

   Процесс снабжения предприятия товарно-материальными  ценностями осуществляет отдел материально-технического снабжения. Согласно должностным обязанностям начальник отдела материально-технического снабжения выполняет следующие функции:

• организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли;
• обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов;
• организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи;
• обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектность и хранение на складах предприятия;
• подготавливает претензии поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров;
• руководит разработкой стандартов предприятия материально- техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов;
• обеспечивает контроль за состоянием запасом материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению;
• руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению трат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов;
• организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения;
• обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации 
  транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и 
  нормативных условий организации и охраны труда;
• организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей;
• обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.

   Материалы на склад поступают от поставщиков. Работа без постоев на предприятии  напрямую зависит от отдела материального  снабжения, который отвечает и участвует  в:

• приобретении только необходимых товаров и услуг, принимая во внимание время их доставки, качество и доступность сырья;
• отражении системой учета кредиторской задолженности общей величины кредиторской задолженности организации;
• таком характере управления системой учета кредиторской задолженности, при котором организация получила бы наибольшую прибыль.

   Поступление материалов от поставщиков производится на основании заключенных между  ООО «Энком» и поставщиками договоров. В договорах оговариваются: вид  поступивших материалов, коммерческие условия поставки, количественные и  стоимостные показатели поступивших  материальных ценностей, сроки отгрузки материалов, порядок расчетов между  ООО «Энком» и поставщиком.

   При выявлении брака осуществляется замена товара. При необходимости, оформляется  претензия, а в особых случаях - отказ  от покупки у данного поставщика с последующим исключением данного  поставщика из действующего реестра  поставщиков.

   Наиболее  распространенной формой безналичных  расчетов являются расчеты платежными поручениями. Такие расчеты ведутся  в тех случаях, когда ООО «Энком»  дает распоряжение обслуживающему его  банку о перечислении указанной  им суммы со своего счета на счет получателя средств. Расчеты предприятия  за поступившие материалы учитываются  на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Аналитический  учет по счету 60 в ООО «Энком»  ведется по каждому поставщику и  подрядчику. Это обеспечивает получение  данных о задолженности поставщикам: по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; по не оплаченным в срок расчетным документам; по неотфактурованным поставкам; авансам  выданным и др.

   Материалы со складов поставщика или от транспортной организации получает уполномоченное лицо организации.

   Право лица выступать в качестве доверенного  лица организации при получении  материальных ценностей от поставщиков  оформляется выдачей доверенности (формы N М-2 и N М-2а). Унифицированные  формы доверенностей утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - Постановление N 71а).

   Доверенность  оформляется в бухгалтерии в  одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

   Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит  массовый характер, применяют форму N М-2а и выдачу этих доверенностей  регистрируют в журнале учета  выданных доверенностей. Журнал должен быть предварительно пронумерован и  прошнурован. Рекомендуемая форма  журнала учета доверенностей  должна содержать следующие графы:

   - N доверенности;

   - дата выдачи доверенности;

   - срок действия;

   - должность и фамилия лица, которому  выдана доверенность;

   - наименование поставщика;

   - N и дата наряда (счета, спецификации  и другого заменяющего наряд  документа) или извещения;

   - расписка лица, получившего доверенность, и другие.

   После регистрации доверенности в журнале  работник организации, получающий материально-производственные ценности, обязан расписаться в доверенности.

   Доверенности  выдаются только лицам, работающим в  данной организации, иным лицам выдача доверенностей не допускается. Выдаваемая доверенность должна быть полностью  заполнена и должна содержать  образец подписи лица, на имя которого она выписана. Согласно п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного  на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Если юридическое лицо основано на государственной или муниципальной  собственности, доверенность на получение  или выдачу денег и других имущественных  ценностей, выдаваемая от имени такого юридического лица, должна быть подписана  также главным (старшим) бухгалтером  этой организации.

   Все материальные ценности, поступающие  в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

   В некоторых случаях в интересах  производства материальные ценности целесообразно  направлять непосредственно в соответствующие  подразделения организации, минуя  склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как  поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных  приходных документах делается отметка  о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки  организации, должен быть определен  и оформлен приказом.

   Поставщик одновременно с отгрузкой продукции  высылает покупателю расчетные и  другие сопроводительные документы - платежное  поручение или платежное требование (в двух экземплярах - один непосредственно  покупателю, другой — через банк), товарно-транспортную накладную, квитанцию  к железнодорожной накладной (при  иногородней закупке) и др. Расчетные  и другие документы, связанные с  поступлением материалов, поступают  к ответственному исполнителю по снабжению, который проверяет правильность их оформления; производит проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям. В результате такой проверки на расчетном  или другом документе делается отметка  о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С  этой целью ведется журнал учета  поступающих грузов, где указываются: регистрационный номер, дата записи, наименование поставщика, дата и номер транспортного документа, номер, дата и сумма счета, рад груза, номер и дата приходного ордера, акта о приемке либо запроса о розыске груза. В примечаниях делается отметка об оплате счета или отказе от акцепта.

   Проверенные платежные документы из службы снабжения  передают в бухгалтерию, а квитанции  транспортных организаций - экспедитору  для получения и доставки материалов.

   Материалы в ООО «Энком» принимаются  к бухгалтерскому учету по фактической  себестоимости, которая исчисляется  в зависимости от способа приобретения данного имущества.

   При приобретении материалов их фактическая  себестоимость складывается из всех затрат на приобретение, за исключением  налога на добавленную стоимость  и иных возмещаемых налогов.

   Фактические затраты включают:

   - суммы уплаченные поставщикам  в соответствии с договором;

• суммы, уплачиваемые другим организациям за информационно- консультационные услуги, связанные с приобретением запасов;
• таможенные пошлины и иные платежи, не возмещенные налоги уплачиваемые в связи с поступлением каждой единицы запасов (налог с продаж);

   - вознаграждения, уплачиваемые посредническим  организациям;

    - затраты по заготовлению и  доставке материально- производственных  запасов до места их использования,  включая расходы по страхованию  грузов;