Аудит кассовых операций

    Необходимо  обратить внимание на правильность ведения  кассовой книги и порядок составления  отчетов кассира. Кассовая книга  должна быть типовой формы, прошита, опечатана с указанием количеств  листов. При ручном варианте оформления кассовой книги нумерация листов в каждой книге может начинаться заново.

4.Проверка регистров.

    Журнал  операций по счету "Касса" (код формы 0504071)

    Журнал  операций по счету "Касса" (ф. 0504071) применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения и операций с ними.

    Записи  в Журнале операций по счету "Касса" (ф. 0504071) производятся ежедневно на основании отчета кассира, сформированного  по видам валют.

    В Главную книгу (ф. 0504072) переносятся  обороты по операциям, отраженным в Журнале операций по счету "Касса" (ф. 0504071), за исключением операций по получению наличных денежных средств со счетов учреждений, открытых в кредитных учреждениех, и операций по внесению наличных денег из кассы учреждения на счет по учету наличных средств (на счета в кредитных учреждениех), которые отражаются в Журнале операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071).

Кассовая  книга(код формы 0504514)

      Кассовая книга (ф. 0504514) применяется  для учета движения наличных  денежных средств в рублях и иностранной валюте, а также денежных документов. При этом поступление и выбытие наличной иностранной валюты (по видам валют) и денежных документов ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514).

    Листы кассовой книги, содержащие данные о движении денежных документов, должны содержать штамп (отметку) "Фондовый".

    Итоговые  показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются  по денежным средствам (в рублях, в  иностранной валюте (по видам валют) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки "в том числе на заработную плату" и "Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня" не заполняются.

    Записи  в Кассовую книгу (ф. 0504514) производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег, денежных документов по каждому кассовому приходному и расходному ордеру (фондовому приходному и фондовому расходному ордеру).

    Кассовая  книга (ф. 0504514) должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера.

    Ведение Кассовой книги (ф.0504514) ручным, автоматизированным способом осуществляется в порядке, установленном Банком России для ведения кассовых операций в Российской Федерации.

5.Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств

(код  формы 0504082)

    Инвентаризационная  опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082) (далее - Инвентаризационная опись (ф. 0504082) применяется для отражения  результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в учреждениях Центрального банка Российской Федерации, кредитных учреждениех.

    В Инвентаризационной описи (ф. 0504082) указывается  наименование кредитной организации, номер счета в ней, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств  на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс Центрального банка Российской Федерации на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в Инвентаризационной описи (ф. 0504082) производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.

    Инвентаризационная  опись (ф. 0504082) подписывается председателем  и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

6.Приходный кассовый ордер КО-1

    Унифицированная форма первичной учетной документации N КО-1 "Приходный кассовый ордер" (ОКУД 0310001)

    Приходный кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре работником бухгалтерии, подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция  к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

- по строке "Основание"  указывается содержание хозяйственной  операции;

- по строке "В  том числе" указывается сумма  НДС, которая записывается цифрами,  а в случае, если продукция,  работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)".

В приходном  кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные  и другие документы с указанием  их номеров и дат составления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства".

7.Расходный кассовый ордер

    Выдача  денег из кассы учреждения осуществляется по расходному кассовому ордеру (унифицированная форма № КО-2).В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты:

      -наименование учреждения и структурного подразделения, а также коды учреждения по ОКПО и структурного подразделения;

      -регистрационный номер и дата  выписки расходного ордера;

      -номер корреспондирующего счета, субсчета;

      Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным (старшим) бухгалтером; он также должен содержать распорядительную подпись руководителя учрежденииили лица на то уполномоченного письменным распоряжением руководителя.

      При выдаче денег по расходному  кассовому ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу  кассир должен потребовать предъявления  документа, удостоверяющего личность  получателя, записать наименование  и номер документа, кем и  когда он выдан, и получить расписку получателя.

      На учреждении выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным учреждением, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

      Расписка в получении денег  может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

      Выдачу денег кассир производит  только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем  его документе. Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после наименования получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

      Разовые выдачи денег на оплату  труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

      Расходные кассовые ордера и  заменяющие их документы должны  быть разборчиво и четко заполнены  бухгалтерией чернилами, шариковой  ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления  в первичных кассовых документах  не допускаются.

      Все расходные кассовые ордера  и документы, заменяющие их, должны  иметь регистрационный номер,  то есть все первичные кассовые  документы подлежат обязательной  регистрации.

8.Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3 (0310003));

Прежде чем  кассир получает приходные или расходные  кассовые документы для оформления (платежная (расчетно-платежная) ведомость, приходный кассовый ордер, расходный  кассовый ордер, счет на оплату, заявление  на выдачу денег и другие) работник бухгалтерии должен предварительно зарегистрировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. При этом необходимо учесть, что РКО, оформленные на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на заработную плату, должны быть зарегистрированы уже после их выдачи.

9.Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования денежных средств

    Денежные  средства поступают в кассу учреждения из банков в виде наличной выручки от покупателей, от работников учреждении в оплату каких-либо услуг по заявлениям, как остатки неиспользованных подотчетных сумм и др.

    Ревизор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег).

    Ревизор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции, товаров, работ. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами).

    Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между учреждениями считаются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится одновременная проверка операций по кассе и по банку, а также со счетами расчетов.

    Сплошной  просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных  и расходных кассовых ордеров позволяет выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Данные факты отражаются в рабочей документации Ревизора.

    Далее следует установить, все ли приходные  и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

    Недобросовестные  действия проверяемого лица возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, для их выявления Ревизор использует пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей. Ревизорская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.

    При проверке кассовых операций особое внимание Ревизор должен уделить выявлению правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денег. Денежные средства могут поступать из банков, от работников учреждении в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др. Тщательной проверке ревизора подлежат полнота и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег) и приходных кассовых ордеров. Однако это только формальная сторона проверки, а поэтому необходимо также проверить законность поступления денег в кассу по существу.

    Известны  случаи, когда учреждении получали в банках значительные суммы денег в кассу якобы на выплату пособий или на операционно-хозяйственные нужды, а впоследствии эти суммы присваивались должностными лицами путем использования фиктивных расходных ведомостей на вымышленных лиц или фиктивных расходных документов на подотчетных лиц.

    Следует тщательно проверить также полноту  оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных, жилищнокоммунального, обслуживающих производств и хозяйств. При проверке приема наличных денег следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, на корешках чеков и вы­писках банка с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).

    При проверке приходных кассовых документов Ревизор должен тщательно изучить (по отдельным не свойственным профилю учреждении операциям) договоры, заключенные по данным операциям с юридическими и физическими лицами. Так, зачастую денежные средства за реализованную продукцию, товары (работы, услуги), полученные от юридических и физических лиц, отражают в учете в соответствии с выдуманными договорами о совместной деятельности (простого товарищества) или трастовыми договорами. В подобных ситуациях необходимо помнить, что физическое лицо, если оно не зарегистрировано как предприниматель, не может заниматься никакими совместными видами деятельности с целью получения прибыли, а трастовыми операциями могут заниматься специальные трастовые компании, имеющие государственное разрешение (лицензию) на данный вид деятельности. Подобные операции проводятся умышленно с целью сокрытия части валовой продукции от государственного налогообложения.