Аудит дебиторской задолженности

Аналитический учет по счету 1210 "Счета к получению" ведется  по каждому покупателю или заказчику.

Особое внимание аудитор  должен обратить на правильность отражения  операций при оплате векселями. Задолженность  по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченная полученными векселями, учитывается на счете 1280 "Векселя полученные". Этот счет кредитуется при погашении задолженности по векселям в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов учета денежных средств. При расчетах векселями могут применяться простые и переводные векселя. При аудите необходимо проверить правильность учета векселей по видам, предприятиям-плательщикам, срокам наступления платежа, обоснованность оформления ссуд векселями, законность списания на внереализационные убытки векселей, задолженность, по которой оказалась безнадежной к получению или по которым просрочены сроки исковой давности.

В целом же при аудите расчетов с покупателями и заказчиками  необходимо установить:

заключены ли договоры поставок продукции;

реальность задолженности  покупателей, что должно быть подтверждено актами инвентаризации (сверки) расчетов;

правильность ведения  аналитического учета по счетам подраздела 30 "Задолженность покупателей  и заказчиков". При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о  задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченной векселями, срок поступления денежных средств  по которым не наступил, векселями, дисконтированными (учтенными) в банках, по которым денежные средства не поступили  в срок;

правильность составления  бухгалтерских проводок по счетам подраздела 30 "Задолженность покупателей  и заказчиков";

соответствие записей  аналитического учета по счетам подраздела 30 "Задолженность покупателей  и заказчиков" в журнале-ордере №11, Главной книге и балансе.

Далее аудитор должен проверить  правильность отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с дебиторской  задолженностью дочерних (зависимых) товариществ  для обобщения информации о всех видах текущей дебиторской задолженности  дочерних (зависимых) товариществ и  совместно контролируемых юридических лиц используются счета: 1240 "Задолженность дочерних товариществ", 3330 "Задолженность зависимых товариществ", 3330 "Задолженность совместно контролируемых юридических лиц" подраздела 1240 "Дебиторская задолженность дочерних (зависимых) товариществ". Счета этого подраздела дебетуются в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов раздела VI "Доходы" на суммы, на которые предъявлены расчетные документы покупателя, и счета 3130 "Налог на добавленную стоимость" подраздела 3100 "Расчеты с бюджетом" на сумму налога на добавленную стоимость. По кредиту счетов подраздела 32 "Дебиторская задолженность дочерних (зависимых) товариществ в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов денежных средств, подразделов 1000-45 отражаются сумма полученных платежей, а с дебетом счетов 16100 "Авансы полученные", 14210 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и 3397 "Прочая кредиторская задолженность и начисления" отражаются суммы, подлежащие зачету.

Пристальное внимание аудитор  должен уделить на изучение статьи баланса "Прочая дебиторская задолженность". Аудитор должен проверить правильность отражения хозяйственных операций на этих счетах, показанных в ведомости  №8, и обобщенных ежемесячными итогами  в Главной книге.

Прочая дебиторская задолженность  включает счета: 1421" Налог на добавленную  стоимость к возмещению", 2170 "Начисленные  вознаграждения", 1251"Задолженность  работников и других лиц ", 1284 "Прочие". Счет 1421 "Налог на добавленную  стоимость к возмещению" отражает информацию о суммах налога на добавленную  стоимость по приобретенным субъектам  товароматериальным запасам. По дебету его показывается сумма НДС по акцептовым счета за приобретенные  товарно-материальные запасы, выполненные  работы и оказанные услуги в корреспонденции  со дебетом счета 1421 "Счета к  оплате", а по кредиту сумма  НДС, подлежащая к зачету, в корреспонденции  с дебетом счета 3130 "Налог на добавленную стоимость" подраздела 3100 "Расчеты с бюджетом".

Счет 2170"Начисленные вознаграждения" предназначен для отражения информации о дебиторской задолженности  по начисленным процентам. По дебету его отражается начисление процентов, причитающихся к получению (например: по аренде основных средств, полученным векселям и предоставленным займам), в корреспонденции с кредитом счета 6120 "Дивиденды по акциям и доходы в виде процентом" подраздела 60 "Доход от не основной деятельности", а по кредиту в корреспонденции соответствующих счетов денежных средств подразделов 1000-45 - погашение задолженности.

Особое внимание аудитор  должен обратить на правильность отражения  хозяйственных операций на счете 1251 "Задолженность работников и других лиц" на этом счете учитывается  информация о дебиторской задолженности  работников и других лиц: по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы, а также  на служебные командировки, по возмещению материального ущерба, по представленным работникам займам и прочим операциям. Подотчетными суммами называется денежные авансы, выданные работникам предприятия  из кассы на мелкие хозяйственные  расходы (административно-хозяйственные  и операционные, которые не могут  быть произведены путем безналичных  расчетов) и на расходы по командировкам. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой  выдаче. Аудитор проводит сплошную проверку авансовых отчетов и  приложенных к ним документов, сличая записи в накопительных ведомостях с данными авансовых отчетов, утвержденных распорядителями кредитов. Прежде всего, он выясняет, кому выданы авансы. Авансы на командировочные  расходы, как правило, должны выдаваться лицам, работающим на данном предприятии. Из практики работы известны случаи выдачи таких авансов работникам вышестоящих  организаций.

В некоторых бухгалтериях допускается скрытое авансирование  рабочих и служащих на личные нужды  под видом выдачи авансов на хозяйственные  и командировочные расходы. Поэтому  можно определить, имеются ли командировочные  удостоверения на командирования работников, их срок, стоимость проезда, сумма  на оплату суточных по действующим  нормам: своевременно ли подотчетные  лица предоставляют отчеты по авансам  и сдают неизрасходованные остатки средств. Аудитор обязан тщательно проверять достоверность приложенных к авансовым отчетам документов и законность оплаты по ним. При необходимости проводятся встречные проверки. К вопросам, которые могут быть включены в программу для проверки аудитором в процессе аудита можно отнести:

аудит тождественности показателей  бухгалтерской отчетности и регистров  бухгалтерского учета;

аудит оформления первичных  учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;

установление объема и  состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной  материальностью и рабочим планом проверки;

проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

проверка соответствия записей  по выдаче, использованию и возврату подотчетных сумм и данных ведомости  №7;

установление фактов выдачи денежных средств под отчет при  наличии остатков не израсходованного предыдущего аванса и проверка своевременности  возврата неиспользованных подотчетных  сумм;

проверка наличия приказа  об установлении круга лиц, которым  предоставлено право получать деньги под отчет;

проверка соблюдения сроков, на которые выдаются авансы на операционно-хозяйственные  расходы;

аудит правильности отнесения  на себестоимость операционно-хозяйственных  расходов из подотчетных сумм и оприходование  приобретенных подотчетными лицами материальных ценностей;

аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным  материальным ценностям, оплаченным работам  и услугам через подотчетных  лиц;

аудит правильности отнесения  на себестоимость расходов по командировкам, в том числе ведения раздельного  учета произведенных затрат в  соответствии с установленными нормами  и сверхнормативных расходов;

аудит правомерности включения  в совокупный доход работников для  цели налогообложения сумм, превышающих  расходы в пределах установленных  норм (кроме сверхнормативных расходов по найму жилого помещения), а также  расходов на личные нужды;

проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счет проверяемой  организации;

аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными  принадлежностями;

проверка правильности ведения  раздельного учета расчетов с  подотчетными лицами в валюте и параллельно  в тенге;

аудит правильности учета  курсовой разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте.

В ряде случаев денежные средства при расчетах как правило, присваивает сам бухгалтер предприятия  или это происходит при активном его участии, причем одновременно фальсифицируются записи в учете. Поэтому аудитору следует знать способы, связанные  с преступным использованием методов  и средств учета.

Основными ошибками, выявляемыми  при проверке расчета компенсируемых расходов, являются:

неверный расчет квартирных расходов: при подсчете количества суток для компенсации расходов по найму жилого помещения не должно учитываться время нахождения работника  в пути. В количество дней, принимаемых  для расчета расходов по найму  жилого помещения, не включается и период пребывания работника на стационарном режиме;

неверный расчет командировочных  расходов и социальных выплат при  наступлении случая временной нетрудоспособности работника в период нахождения работника  в командировке: как правило, бухгалтер  ограничивается начислением суточных расходов за период нахождения работника  в командировке, скорректированный  на количестве дней болезни. Но в соответствии с п.12 инструкции "О служебных  командировках", в случае временной  нетрудоспособности работнику должны быть возмещены суточные за время, пока он по состоянию здоровья не может приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются не только суточные, но и пособие по временной нетрудоспособности. Время нетрудоспособности командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены документально (больничный лист, заключение врача);

неверный расчет расход по найму жилого помещения за границей: с октября 1998 года наиболее часто  при проверке командировочных расходов встречаются случаи нарушения требований постановления Правительства РК № 967 от 29.09.98 г. "О нормах возмещения командировочных расходов в иностранной  валюте" и приказа Министерства финансов РК № 534 от 16.11.98 г. "О возмещении командировочных расходов в иностранной  валюте" с изменениями в части  возмещения работникам расходов по найму  жилого помещения за границей. Так, работникам многих предприятий возмещается  расходы без учета разряда  отеля, в котором они проживали. Согласно вышеназванным нормативным  документам, находящимся в командировках  за границей, производится по фактическим  расходам и с учетом разряда отеля. Например, если менеджер совместного  казахстанско-венгерского предприятия  проживал в Венгрии в номере стоимостью 115 долл. США в сутки (т.е. свыше 100 долл. США в сутки, установленных  приказом Министерства Финансов Республики Казахстан № 534 от 16.11.98г), то разницу  в размере 15 долларов США следует  считать сверхнормативным расходом, облагаемым подоходным налогом по ставкам  Закона "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" (по усмотрению руководства предприятия). Здесь же можно отметить, что многих бухгалтеров смутил п.4 приказа Министерства финансов Республики Казахстан от 16.11.98г. № 534, отменяющий действие приказа Министерства Финансов Республики Казахстан от 07.04.94 г. № 74. В результате бухгалтеры прекратили начисление компенсации расходов по найму жилого помещения в размере 50% от нормы суточных при непредставлении счетов гостиниц. Но это правило введено приказом № 5 от 10.01.94 г. (см. п.5 приложения № 2 к приказу Министерства Финансов Республики Казахстан от 10.01.94 г. № 5), и его не отменяли;

неверный расчет суточных расходов при выезде работника в  командировку за счет приглашающей стороны: если работник, выезжающий в загранкомандировку, обеспечивается в стране пребывания бесплатным питанием, выплата суточных расходов должна производится в размере 30% от установленных норм суточных;

неверный расчет суточных и расходов по найму жилого помещения  за время проезда (нахождения) работника, командированного за границу, по (на) территории Республики Казахстан: как правило, в таких случаях бухгалтерия  пренебрегает нормами, установленными законодательством, и за время нахождения на территории Республики Казахстан  компенсирует работнику расходы  по нормам страны назначения;

неверный окончательный  расчет работникам, пребывавшим в  загранкомандировке: в соответствии с абзацем 3 письма Министерства финансов РК от 28.04.94 г. № 3ф-22-1-6 / 2194 после возвращения  из командировки перерасчет суточных и расходов по найму жилого помещения  должны производится исходя из расчета  курса валют на день окончания  командировки, а не на день предоставления авансового отчета;

неверный расчет заработной платы за время пребывания работника  в командировке: не производился расчет средней заработной платы работникам за период их нахождения в командировке, что противоречит требованиям;

обеспечивается ли контроль за взысканием задолженности по исполнительным листам. Иногда торопятся списывать  присужденные долги на убытки. Предприятие  должно это делать, как правило, при  наличии решения суда о несостоятельности  ответчика и невозможности обращения  взыскания на его имущество. Практика показывает, что имущественное состояние  некоторых ответчиков меняется, вследствие чего предприятиям рекомендуется в  течение пяти лет учитывать задолженность  этих должников на забалансовом счете 007 "Списание в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов", чтобы наблюдать, не появится ли возможность взыскать задолженность впоследствии.

Изучая состояние расчетной  дисциплины, аудитор должен знать, что  несвоевременный возврат долгов может объясняться запущенностью  бухгалтерского учета расчетных  операций. Поэтому необходимо обращать внимание на своевременность и правильность отражения в аналитическом и  синтетическом учете операций по расчетам с дебиторами, так как  дебиторская задолженность может  быть зафиксирована на других синтетических  счетах, в том числе нереальная к получению, по которой истекли  сроки исковой давности.

К дебиторской задолженности  относится и статья "Авансы выданные". В соответствии с действующей  системой расчетов предприятия могут  выдавать авансы другим предприятиям под поставку товарно-материальных запасов, выполнение работ и оказание услуг. Для обобщения информации по выданным авансам под поставку товарно-материальных запасов либо под выполнение работ, а также  по оплате продукции и работ принятых от заказчиков по частной готовности, предназначены счета 1610 "Авансы, выданные под поставку товарно-материальных запасов" и 1610 "Авансы, выданные под  выполнение работ и оказание услуг". Суммы выданных авансов, а также  произведенной оплаты при частичной  готовности продукции и работ  отражаются по дебету соответствующих  счета 1610 "Авансы выданные" в корреспонденции  со счетами учета денежных средств (с кредитом счетов подразделов 1000 раздела  № 1 "Денежные средства). По кредиту  соответствующих счетов подраздела 35 "Авансы выданные" отражаются суммы  выданных авансов и оплаты частичной  готовности работ, зачтенные поставщиком  при оплате законченных работ  в корреспонденции с дебетом  счета 14210 "Счета к оплате". Аналитический  учет по счету 1620 "Авансы выданные" ведется по каждому дебитору.