Лекции по "Белорусскому языку"

Артыкул 5. Абарона  моў.

Усякія прывілеі ці абмежаванне правоў асобы па моўных прыкметах недапушчальныя. Публічная  знявага, ганьбаванне дзяржаўнай і іншай мовы, стварэнне перашкод і абмежаванняў у карыстанні імі, пропаведзь варожасці на моўнай глебе цягнуць устаноўленую законам адказнасць (з Закона аб мовах у РБ). – Сказ просты, апавядальны, двухсастаўны, ускладнены аднароднымі дзейнікамі.

 

4.Спосабы выкладання  матэрыялу ў дакуменце. Рубрыкацыя

У тэкстах афіцыйна-справавога стылю выкладанне матэрыялу (інфармацыі) неаднолькавае. Зыходзячы з таго, якая мэтавая ўстаноўка, то і спосабы  падачы інфармацыі розныя:

-  канстатацыя ўжываецца, калі неабходна данесці нейкія канкрэтныя факты (акты, тлумачальныя запіскі і г.д.);

- паведамленне ужываецца, калі неабходна папярэдзіць, пацвердзіць, выказаць просьбу, інфармаваць, запрасіць (даведкі, зводкі, тэлеграмы і г. д.);

- апісанне ўжываецца ў арганізацыйных дакументах з апісаннем праў, абавязкаў (статуты, палажэнні, інструкцыі).

Рубрыкацыя – гэта размеркаванне матэрыялу па рубрыках, г. зн. па раздзелах службовага дакумента, па асобных графах. Рубрыкацыя дакумента ажыццяўляецца ў залежнасці ад яго віду (гэта пратакол,  загад,  заява  і г. д.), таму і суразмернасць частак розная. Яна ўключае назву дакумента, каму адрасуецца (адрасат), хто падрыхтаваў дакумент (адрасант), тэкст, дата падрыхтоўкі і подпіс. Большая па сваіх памерах графа “тэкст”.

 

ЛЕКЦЫЯ 15. Групы афіцыйна-справавых дакументаў

1.Групы афіцыйна-справавых  дакументаў.

2.Віды запісу тэкстаў  (лінейны, трафарэт, табліца, анкета).

3.Паняцце рэквізіту,  фармуляра, бланка.

4.Правілы афармлення  дакументаў.

Асноўныя паняцці: трафарэт, анкета, табліца, рэквізіт, фармуляр, бланк.

Літаратура:

Басаков М. Я. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное  пособие для  студентов. – 2-е изд., перераб. и допол. – Ростов-на Дону: Феникс, 2000. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум, 2-е изд. – Мінск, БГЭУ, 2004.

           Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум, 2-е изд. – Мінск, БГЭУ, 2004.

1.Групы афіцыйна-справавых  дакументаў.

Існуе наступная класіфікацыя афіцыйна-справавых дакументаў па сваім  функцыянальным прызначэнні: ⁹

• асабістыя (заява, аўтабіяграфія, даручэнне, распіска);
• распарадчыя (загад, пастанова, распараджэнне);
• фінансавыя і ўліковыя (бухгалтарскі баланс, пенсійнае даручэнне, справаздачы аб прыбытках і ўбытках, плацёжныя даручэнні, справаздача аб выдатках, акты рэвізіі касы, квітанцыі);
• адміністрацыйна-арганізацыйныя (план, кантракт, справаздача, дамова);
• інфармацыйна-даведачныя (даведка, дакладная запіска, службовая і тлумачальная запіска, акт, тэлефанаграма, факс, пратакол);
• арганізацыйныя (статут, палажэнне, інструкцыя, штатны расклад);
• справавыя лісты (пісьмы, карэспандэнцыя).

 

2.Віды запісу  тэкстаў (лінейны, трафарэт, табліца,  анкета)

Як адзначалася раней, тэкст службовага дакумента адрозніваецца лаканічнасцю перадачы інфармацыі, стандартызаванасцю і уніфікацыяй. Па ступені уніфікацыі адрозніваюць віды запісу тэкстаў:

• лінейны; у лінейным запісе афармляюцца палажэнні, статуты, правілы; тэкст афармляецца ў радкі, саблюдаюцца абзацы, магчыма, вылучыць раздзелы, главы;
• трафарэт; трафарэтныя дакументы маюць зараней надрукаваны тэкст з прабеламі, якія запаўняюцца пры канчатковым афармленні ў залежнасці ад канкрэтнай сітуацыі (афармленне заявы, некаторых загадаў);
• анкета; гэта спосаб запісу тэксту, калі пастаянная інфармацыя размяшчаецца ў левай частцы ліста, радкамі адзін пад другім у форме назоўнікаў у назоўным склоне, а пераменная інфармацыя ўносіцца ў дакумент у працэсе яго састаўлення ў правай частцы ліста; анкетным запісам змадэліраваны загады па прыёму на працу, пераводу на новае месца працы, па звальненні, кадравыя дакладныя і тлумачальныя запіскі;
• табліца; тэкст, прадстаўлены ў выглядзе табліцы, валодае вялікай інфармацыйнай ёмістасцю, дазваляе строга класіфікаваць інфармацыю і суміраваць аналагічныя дадзеныя; пастаянная інфармацыя размешчана ў загалоўках граф ( радкоў), а пераменная (у лічбавым ці слоўным выражэнні) – на перасячэнні адпаведных граф і радкоў; у таблічнай форме афармляецца штатны расклад, графік адпачынку і г. д.

 

3.Паняцце рэквізіту,  фармуляра, бланка 

Сукупнасць замацаваных  на лісце паперы пэўнага фармату  інфармацыйных элементаў дакумента  называецца фармулярам. Два асноўныя фарматы дакументаў – А-4, А-5. Фармуляр мае 3 зоны: службовае поле дакумента, поле для размяшчэння вуглавога (падоўжнага) штампа і рабочае поле дакумента. Службовае поле  - гэта частка плошчы фармата, прызначанае для палёў дакумента і замацавання яго для захоўвання. Левы верхні вугал – поле для размяшчэння штампа. Астатняя частка фармуляра – рабочае поле. Плошча фармата запаўняецца інфармацыйнымі элементамі дакумента, г. зн. рэквізітамі. Адрозніваюць рэквізіты пастаянныя і пераменныя. Пастаянныя рэквізіты паўтараюцца ва ўсіх дакументах дадзенай назвы (дадзенай групы). Пераменныя – наносяцца непасрэдна пры падрыхтоўцы канкрэтнага дакумента. Пастаянныя рэквізіты: герб, таварны знак, код арганізацыі, назва арганізацыі, даведачныя дадзеныя аб арганізацыі, рахунак, назва дакумента. Пераменныя: дата, рэгістрацыйны нумар, адрасат, рэзалюцыя, тэкст дакумента, пячатка, адзнака аб паступленні дакумента ў арганізацыю.

Бланкам дакумента называюць ліст паперы дазволенага фармату з нанесенымі на ім пастаяннымі рэквізітамі. Прымяненне бланкаў скарачае працаёмістасць складання дакументаў, павышае эстэтычны бок яго афармлення. Бланкі дапускаецца рыхтаваць тыпаграфскім спосабам ці з дапамогай сродкаў размнажальнай тэхнікі. Для арганізацыі, яе структурнага падраздзялення, службовай асобы ўстанаўліваюць наступныя віды бланкаў:

• агульны бланк выкарыстоўваецца для афармлення любых відаў дакументаў, акрамя пісем; ён уключае рэквізіты: герб, назву арганізацыі;
• бланк пісьма ўключае герб, эмблему арганізацыі, код арганізацыі, даведачныя дадзеныя аб арганізацыі;
• бланк канкрэтнага віду дакумента ўключае герб, эмблему, код формы дакумента, назву арганізацыі, назву дакумента, месца і дату складання..

 

4.Правілы афармлення  дакументаў

Кожная група афіцыйна-справавых  дакументаў мае свае асаблівыя (спецыфічныя) правілы афармлення.¹⁰ Але існуюць і агульныя правілы, сярод якіх можна вылучыць наступныя пункты: фармат паперы, памеры палёў (левае -20 – 35 мм, верхняе – не менш за 20, правае і ніжняе – не менш за 10 мм), нумарацыя старонак, афармленне дат, напісанне лічбаў, напісанне фізічных велічынь, напісанне матэматычных формул, скарачэнне слоў, афармленне знакаў прыпынку і сімвалаў. Фармат паперы А-4, А-5 выкарыстоўваецца пры напісанні загадаў, пісьмаў, іншых распарадчых дакументаў; А-3 – для вялікіх табліц, схем. Прымяненне стандартных фарматаў у справаводстве забяспечвае эканомію паперы, дае магчымасць выкарыстаць сродкі механізацыі і аўтаматызацыі пры складанні і апрацоўцы дакументаў. Нумаруюцца ўсе старонкі, акрамя першай. Нумар старонкі наносіцца на верхнім полі, пасярэдзіне, на адлегласці не менш як 10 мм ад верхняга абрэзу. Нумар старонкі пішацца арабскімі лічбамі без знакаў прыпынку і без указання слова “ старонка” і розных скарачэнняў, тыпу: “стар.”, “с.”, “ст.” і працяжнікаў.

Даты можна афармляць  лічбавым і слоўна-лічбавым спосабам:

лічбавы – 01. 09. 2000;

слоўна-лічбавы – 01 верасня 2000 года (ці 01 верасня 2000 г.);

працяглы перыяд часу афармляецца – 1990 – 1995; справаздачны перыяд – 1999/2000 год; у вялікіх архівах  дапускаецца такі запіс: 2000.09.01 (год, месяц, чысло).

У дакументах дапускаюцца  агульнапрынятыя скарачэнні: горад – г.; сяло – с.; пасёлак – п.; таварыш – т.; прафесар – праф.; дацэнт – дац.; начальнік – нач.; пункт 3 – п. 3; падпункт 1.1 – падп. 1.1; малюнак 5 – мал. 5; раздзел 2 – раздз. 2; тысяча рублей – тыс. р.; мільён рублей – млн.р.; міністэрства – м-ва; завод – з-д; раён – р-н; колькасць – к-ць; чалавека-гадзіна – чал.-гадз.; ПК – персанальны камп’ютэр; РБ; НДІ; і гэтак далей – і г. д.; і таму падобнае – і т. п.; і іншыя – і інш.; такім чынам – т. ч.

У дакументах сустракаюцца шматзначныя лічбы, дробы, літарна-лічбавыя і слоўна-лічбавыя спалучэнні. Афармленне іх наступнае:

14 287 624 – лічбы групуюцца;

ІЛ-18;

дробы 1/2, 3/4 - запіс праз нахіленую рыску;

нумар тэлефона -  23 03 23;

адрас – вул. В. Садовая, д. 69а (д. 27/2);

парадкавыя лічэбнікі – 8 Сакавіка, 3-е пытанне, 21-е стагоддзе.

Усе меры даўжыні, плошчы і іншыя фізічныя велічыні прыводзяцца  скарочана: 10 т, 15м, 90%, 1000 кг, 36, 6 С, - 10 С, 20 м/с (ці 20 метраў у секунду). Матэматычныя формулы у дакументах аддзяляюцца  ад тэксту зверху і знізу адлегласцю ў тры інтэрвалы. Калі некалькі формул, то іх трэба нумараваць арабскімі лічбамі: (2), (9), (1.3), (6.5), дзе 1,6 – абазначэнне нумару раздзела (главы), 3,5 – нумары формул у іх. Ёсць выпадкі, калі спасылаюцца ў дакуменце на формулу, тады афармленне наступнае: згодна з формулай (4); у адпаведнасці з формулай (2.5). Знакі прыпынку ўжываюцца разнастайныя: коска, кропка, кропка з коскай, пытальнік, клічнік. Працяжнік можа ўжывацца як дэфіс, як знак пераносу і ў якасці замены слова “ёсць”: сацыяльна-палітычныя метады, дэмакратыя – шлях да прагрэсу. У дакументах, дзе словы паўтараюцца і запісваюцца ў слупок, іх можна замяніць двухкоссем і словамі “тое ж”:

Кастрычніцкі раён…

“…………….”

“……………”

Тое ж

Тое ж.

ЛЕКЦЫЯ 16. Справавыя лісты

1.Групы справавых лістоў па функцыянальным прызначэнні.

2.Кароткая характарыстыка  зместу справавых лістоў.

3.Справавыя лісты паводле аспектаў.

Асноўныя паняцці: карэспандэнцыя, камерцыйны, аферта, рэкламацыя, акцэпт.

Літаратура:

Басаков М. Я. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное  пособие для студентов. – 2-е изд., перераб. и допол. – Ростов-на Дону: Феникс, 2000.

Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум, 2-е изд. – Мінск, БГЭУ, 2004.

Виноградова С. Н. Коммерческа  деятельность: Учеб. пособие. – Мінск: Выш. шк., 1998.

 

1.Групы справавых  лістоў па функцыянальным прызначэнні.

Справавы ліст (сінонімы: службовае пісьмо, службовы ліст) –  гэта агульнапрынятая назва вялікай  колькасці інфармацыйна-даведачных дакументаў, якія выкарыстоўваюцца для рашэння бягучых задач кіравання. Асноўная прыкмета, па якой лісты вылучаюць у асобную групу дакументаў, з’яўляецца перасылка іх па пошце. Па функцыянальным прызначэнні справавыя лісты бываюць:

• лісты, якія патрабуюць адказу (ліст-запыт, ліст-просьба, ліст-прапанова);
• лісты, якія не патрабуюць адказу (ліст-папярэджанне, ліст-напамін, ліст-запрашэнне, суправаджальны ліст).

З другога боку, справавыя  лісты могуць быць ініцыятыўныя, якія пасылае арганізацыя, прадпрыемства і г. д. (ініцыіруе); пісьмы-адказы, якія рыхтуе і адпраўляе ініцыіруючаму боку арганізацыя-партнёр (або кліент). Да ініцыятыўных лістоў адносяцца лісты-запыты, лісты-просьбы, лісты-прапановы, лісты-напаміны. Лісты-адказы ўключаюць пісьмы-пацвярджэнні, лісты-паведамленні, лісты-запрашэнні, суправаджальныя і гарантыйныя лісты.

 

2.Кароткая  характарыстыка зместу справавых  лістоў

Разгледзім справавыя  лісты больш падрабязна па іх прызначэнні.

1.Лісты-просьбы выкладаюць  якую-небудзь просьбу, вельмі коратка і з павагай падкрэсліваюць зацікаўленасць арганізацыі ў яе хуткім выкананні, зараней выражаючы падзяку за намаганні ў яе выкананні.

2.Лісты-прапановы (аферты) – гэта пісьмовыя прапановы адной асобы (аферэнта) іншай асобе (акцэптанту) , якая выражае жаданне заключыць з ім дамову (дагавор). Аферта мае пэўны, указаны тэрмін дзеяння.

3.Лісты-запыты ўжываюцца,  калі пакупнік звяртаецца да  прадаўца, імпарцёра, эксперта з  просьбай даць падрабязную інфармацыю  аб тавары ці паслугах.

4.Суправаджальныя лісты  складаюць пры адпраўцы адрасату якіх-небудзь дакументаў ці матэрыяльных каштоўнасцей. Такія пісьмы ўтрымліваюць дадатковую інфармацыю аб прыкладаемых дакументах. Суправаджальнае пісьмо з’яўляецца і сродкам кантролю за рухам дакументаў і матэрыяльных каштоўнасцей.

5.Лісты-напаміны накіроўваюць  у тых выпадках, калі не ўдаецца  з дапамогай тэлефонных перагавораў  ці асабістых кантактаў атрымаць  неабходны вынік. У лістах утрымліваецца  не толькі напамін аб выкананні  ўзятых абавязкаў, але і гаворыцца  аб магчымых мерах, якія будуць прыняты пры іх невыкананні.

6.Лісты-пацвярджэнні  высылаюцца для пацвярджэння  атрыманых дакументаў ці матэрыяльных  каштоўнасцей. Іншы раз у іх  прыводзіцца спіс дакументаў  і матэрыяльных каштоўнасцей.

7.Гарантыйныя пісьмы  накіроўваюцца з мэтай пацвярджэння дадзеных раней абавязкаў ці агавораных умоў. Гарантаваць могуць якасць працы, тэрміны выканання заказаў, аплата тавараў, паслуг, арэндуемых памяшканняў.

8.Лісты-паведамленні  ўжываюцца, калі неабходна аб  чым-небудзь паведаміць ці зацвердзіць.