Работа секретаря и помощника руководителя офиса

     Каждый  проект виртуального офиса по-своему уникален и неповторим. Но он может  быть неоценим для начинающего бизнесмен, а для солидной корпорации виртуального офиса недостаточно, чтобы «держать лицо» нужна «живая» приемная и квалифицированный секретарь. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   3 Взаимоотношения с руководителем и коллективом 
 

     Помимо  профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом  плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам  присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться [5;6].

       Ваша задача помочь начальнику  сделать его работу эффективной.  Не надейтесь на свою гениальную  память все, абсолютно все записывайте.  Не дожидайтесь указаний шефа  по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать  решения в пределах своей компетенции. 

     Однако  есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себе воспитывать.

     Секретарь - это доверенное лицо руководителя. Только два человека в офисе владеют  конфиденциальной информацией о  шефе - секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом, ни жестом не даст понять посторонним, что  он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям  своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа [9;11].

     Постарайтесь  с первого же дня произвести благоприятное  впечатление не только на шефа, но и  на сослуживцев. Найдите общий язык с каждым сотрудником. Важно с первых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником и ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.

     Через приемную, наверняка, проходят ваши коллеги, которые «впали в немилость». Найдите  мужество сказать им несколько ободряющих слов, выразите сочувствие, поддержите в трудную для них минуту. Это не значит, что вы должны встать на сторону потерпевшего и высказываться против своего руководителя. Просто нужно проявить доброту и участие [11].

     Специфика и сложность работы секретаря  связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты  и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу  в офисе. Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых  наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь  начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в  частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым  информированным и общительным человеком [6;11]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Заключение

     Исходя, из вышесказанного можно сделать  следующие выводы, что, по существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя – это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

• проактивность – умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;
• универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
• эффективные коммуникации и информационная логистика – умение управлять информационными потоками;
• умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
• навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию;
• свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
• ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
• супервайзинг – навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

     Необходимо  отметить, что среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии,  учесть грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.

     Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный  уровень, свободное владение иностранным  языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим  соискателю получить должность помощника  руководителя в солидной фирме.

     Основным  плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения  бесценного управленческого опыта  и перспектива неограниченного  совершенствования собственных  качеств и талантов. Работая рядом  с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения  стратегических и тактических задач  бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного  социального, финансового и возрастного  уровня. В дальнейшем приобретенные  знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть  собственное дело.

     Среди минусов можно выделить:

• тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
• некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
• возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

     В настоящий период развития экономики  эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного  совершенствования индивидуальных качеств и талантов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Список использованных источников информации 
 

1. Федеральный закон РФ от 02.05.2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»//СПС: Гарант, 2011.
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России - 2003 – С. 17.
3. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри - 2007 – С. 602.
4. Виртуальный офис [электронный ресурс]/Режим доступа: http://www.livebusiness.ru/, свободный.
5. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт - 2006 - №1 - С. 34-38.
6. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт -  2004- №5 - С.12-18.
7. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга – 2005 – С. 458.
8. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт – 2004 - №10 - С.78-81.
9. Личный помощник руководителя: справка о профессии [электронный ресурс]/Режим доступа: http://assistant.cursus.ru/spravka.html, свободный.
10. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт – 2004 - №12 - С. 45-47.
11. Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР - 2007 – С. 382.
12. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт – 2006 - №4 - С. 35-43.
13. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор - 2007 – С. 256.
14. Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор – 2006 – С. 302.
15. "Секретарь-референт" - №7 -  2007 - #1926 [электронный ресурс]/Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/7_2007/s_cego_nacinaetsya/, свободный.