Отчет по деловой игре - Совершенствование организационной структуры управления фирмой

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, последовательность проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления измерениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.

            13.   Разработайте концепцию исследования организационной структуры фирмы

Концепция исследования – комплекс ключевых положений методологического характера, определяющих подход к исследованию и организации его проведения.

Исследование организационной структуры фирмы направленно на поиск оптимальных вариантов решения, стоящих перед организацией проблем. В первую очередь – это совершенствование системы управления, в том числе совершенствование ее организационной структуры и сокращение АУП.

Задачи исследования:

       Выявить и проанализировать проблемы фирмы;

       Провести анализ организационной структуры предприятия по выявленным направлениям;

       Оценить полученные в результате анализа данные;

       Разработать предложения по выявленным проблемам.

Объект исследования: фирма «Заря».

Предмет исследования: система управления фирмы.

             14. Разработайте гипотезы (варианты решения) выявленных организационных проблем

Падение объема продаж:

Проведение маркетингового исследования рынка аналогичной продукции (для того, чтобы понять ситуацию в продажах, надо смотреть и внешнюю среду – рынок, и внутреннюю – систему продаж и смежные системы, влияющие на продажи):

       Изменение ценовой стратегии фирмы;

       Изменение технологии производства

       Определение компетенции сотрудников отдела продаж;

       Прохождение сотрудниками тренингов по продажам (по результатам аттестации);

Простои производства:

       Установление логистических связей между подразделениями фирмы отвечающими за производство и доставку сырья;

       Создание минимального объема запасов сырья, требуемого для производства изделий;

       Поиск новых поставщиков.

Текучесть кадров:

       Изменение системы мотивации;

       Совершенствование организационной структуры;

       Сокращение АУП.

            15. Определите методы анализа, применяемые на разных этапах процесса исследования организационной структуры фирмы.

На этапе диагностики проблемы и формулировки критериев и ограничений применяются:

       Метод ситуационного анализа;

       Метод моделирования.

В данном случае подойдет первый метод.

Метод ситуационного анализа оказывает помощь в проведении анализа ситуации, установлении факторов, оказывающих влияние на развитие ситуации.

Ситуационный анализ - это комплексные технологии подготовки, принятия и реализации управленческого решения, в основе которых лежит анализ отдельно взятой управленческой ситуации.

Чтобы обеспечить проведение ситуационного анализа в соответствии с современными технологиями, создаётся специальная аналитическая группа. Одна из основных задач аналитической группы – чёткое определение и постановка задачи ситуационного анализа для специалистов, приглашённых к участию в его проведении. При этом должны быть чётко сформулированы цели анализа ситуации, цели подготовки альтернативных вариантов и выработки рекомендаций для принятия стратегических и тактических управленческих решений.

При проведении анализа ситуации аналитической группе необходимо провести оценку:

       слабых и сильных сторон

       опасностей и рисков

       перспектив развития ситуации в рамках рассматриваемых проблем.

То есть выполнить swot-анализ.

Методы, применяемые на этапе определения альтернатив.

На этом этапе необходимо выявить все возможные варианты решения проблемы, сформировать так называемое «поле альтернатив».

Подойдет метод «мозговой атаки». Суть метода: выявление и сопоставление индивидуальных суждений. Применяется в условиях наличия группы квалифицированных экспертов. Предназначен для активизации поиска различных вариантов решений и выбора наилучшего из них.

Методы, применяемые на этапе оценки альтернатив.

Метод экспертной оценки. Метод анализа и оценки экономических процессов, выработки управленческих решений на основе мнения квалифицированных экспертов. Включает генерацию идей в процессе обсуждения, проводимого группой специалистов, и отбора лучшего решения исходя из экспертных оценок.

На этапе выбора, реализации решения и оценки результата с учетом данных экспертной оценки принимается окончательное решение по проблемной ситуации. Происходит доведение решения до исполнителей, определение сроков его исполнения (обеспечение исполнителей всем необходимым, выбор рациональных методов работы, подбор и обучение кадров, разъяснение исполнителям целей решения и их конкретной роли в его реализации, определение методов стимулирования эффективного выполнения решения).

           16. Определите источники информации, необходимые для исследования организационной структуры фирмы.

Источники получения информации для исследования систем управления:

       документы, регламентирующие деятельность организации (устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания и другие);

       нормативно-правовые документы по основным направлениям деятельности организации и менеджмента (данные о профиле деятельности организации, ее особенностях, номенклатуре выпускаемой продукции, системе управления);

       схема организационной структуры управления фирмой;

       документы, регламентирующие деятельность подразделений фирмы (положения о подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание, приказы и другие);

       материалы оперативного учета и отчетности (о промежуточных результатах работы, простоях, дефектах, браке, ошибках, объеме и последовательности выполняемых операций, данные инвентаризации и т.п.);

       бухгалтерская и статистическая отчетность (технико-экономические показатели деятельности фирмы, показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках и др.);

       входящие и выходящие документы;

       информация в периодических изданиях, средствах массовой информации, статистических сборниках и т.п.

Источники получения информации в ходе исследования:

       сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе бесед, анкетирования, опросов и т.п.;

       экспертные оценки, опросы и анкетирование потребителей, поставщиков и т.п.;

       непосредственные данные наблюдения и мониторинга за процессом функционирования систем управления;

       данные о внешней среде организации, характеризующие работу конкурентов на рынке, объемы рынка, уровень качества товаров и услуг и уровень их конкурентоспособности, каналы распределения товаров, методы маркетинга конкурентов на рынке, потребности рынка, тенденции на рынке, анализ деятельности поставщиков и партнеров и др.

Каждый из источников информации обладает определенными достоинствами и недостатками, поэтому ни один из них в отдельности не может обеспечить достаточной полноты и достоверности собранной для исследования информации. Вот почему необходимо одновременно использовать несколько источников сбора данных, постоянно корректируя их на основе появляющихся новых материалов.

Собирать и обрабатывать информацию желательно за необходимый период в зависимости от целей исследования, например за последние три, пять лет. Это позволит провести анализ в динамике и сделать более объективные выводы.

17.   Определите нормы управляемости (фактические и оптимальные) у линейных руководителей разных уровней управления.

Мастер цеха – до 30 человек

Начальник цеха – 2-4 отдела, службы, 4-6 бригад

Главный инженер – до 4-6 бригад, 1-2 отдела

Заместитель – до 4 цехов, отделов, служб

Экономист – до 5 отделов, служб

Авторы межотраслевых методических рекомендаций по совершенствованию организационных структур рекомендуют следующие значения норм управляемости:

       для руководителей организаций и их первых заместителей - не более 10-12 человек (подразделений);

       для функциональных отделов - не менее 7-10 человек;

       для функциональных бюро - не менее 4-6 человек;

       для конструкторских и технологических отделов - 15-20 человек;

       для конструкторских и технологических бюро - 7-10 человек.

18. Определите проблемы и разработайте предложения по оптимизации нормы управления у руководителей разных уровней управления.

Исходя из методических рекомендаций в цехах с двухсменным и трехсменным режимами работы допускается введение  должности  старшего  мастера с подчинением ему 2 мастеров, если  в  целом по цеху средняя численность мастеров (приходящихся на одного старшего мастера) составляет менее четырех.

Таким образом, наличие на головном предприятии (в отделочном и химическом цехе), а также в филиалах № 2 (химический цех) и № 3 (основной цех) двух человек на должности старшего мастера нецелесообразно. Необходимо отказаться от одного из работников, занимающего данную должность.

Кроме того, исходя из нормы управляемости для мастера цеха – до 30 человек, в химическом цехе на головном предприятии необходимо сократить численность сотрудников на данной должности до 3 человек.

В филиале № 1 можно произвести следующие изменения: ввести должность главного бухгалтера и перевести на нее работника, числящегося на должности «старшего бухгалтера (с правами главного)».

Далее есть 2 варианта изменений (согласно Рекомендациям «Примерная структура и штатные нормативы работников аппарата управления» должность заместителя структурного подразделения вводится при численности работников в его штате из расчета не менее 5 человек, подчиненных одному заместителю):

1) Оставляем должность «старшего бухгалтера», который будет считаться заместителем главного бухгалтера во время его отсутствия. На должности «бухгалтер» по-прежнему числиться один сотрудник.

2) Отказываемся от должностей заместителя главного бухгалтера, старшего бухгалтера. На должности «бухгалтер» числиться 2 человека.

Таким образом, в филиале № 1 должны остаться 3 сотрудника бухгалтерии.