Модель организационной структуры системы управления машиностроительным предприятием

1. устаревание технологий изготовления изделий;
2. обветшание производственной базы предприятия;
3. ухудшение товарных свойств выпускаемой продукции;

конкретно из-за этой проблемы возникает четвертая

4. снижение спроса, ослабление связей рынками сбыта выпускаемой продукции и с рынками получаемого сырья, исходного материала для производства.

В результате этих проблем  предприятие, система управления должна постоянно заботится:

• о внедрении новых, высоких технологий, следовательно;
• о поддержании и повышении знаний и мастерства инженеров и рабочих;
• об укреплении  и совершенствовании материальной базы производства, путем внедрения современных технологических систем;
• об обновлении ассортимента товаров, своевременно снимать с производства, не пользующиеся спросом, товары и осваивать выпуск новых, также о выгодных  рынках реализации создаваемой продукции и о надежности  рынков сырья.

Процесс управления развитием данного  машиностроительного предприятия состоит из следующих этапов:

 

1. отдел маркетинга  определяет, какими должны быть желаемые параметры {yi},  где i=1…3
2. отдел экономического анализа оценивает динамику изменения параметров и определяет их прогнозное значение на конец какого-либо отрезка времени {Yiпл} (например, на конец года);
3. происходит распределение фонда развития по выбранным направлениям для достижения желаемых результатов (в данном случае средства направляются на повышение уровня технологий изготавливаемой продукции).
4. По достижении выбранного периода информация о параметрах по обратной связи поступает в экономический отдел; фактические значения показателей {Yiф} сравниваются с плановыми {Yiпл}, осуществляется оценка отклонения {Δyi}.
5. Высшее руководство анализирует полученные данные и принимает соответствующее управленческое решение {Uk}, например, устойчивое развитие в будущем, обновление создаваемой продукции. Затем объект управления (ОУ) ставится в известность о принятом решении {хр}, измененном под воздействием внешней среды ({fе}), и координирует свою деятельность в соответствии с ним. Так в организации образуется замкнутая система (см. рис.3), где

ОУ - рынок сырья и сбыта;

УЧ – управляемая часть

Цель: поставлять производимую продукцию на рынок сбыта гораздо большему числу покупателей, то есть увеличение продукции.

{yi}-  , где i=1…3

y1 – увеличение реализации продукции;

y2 – уровень прибыли;

y3 – увеличение рынков реализации продукции;

u1 – обновление оборудования;

u2 – обучение служащих;  u3 – усовершенствование отдела маркетинга.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Разработка должностной инструкции для одного сотрудника исследуемой подсистемы.

Данная должностная инструкция предназначена для зам. директора по внешним связям (снабжению и сбыту). Как и всякая другая инструкция, она характеризуется 4 основными аспектами:

1. общие положения;
2. должностные обязанности;
3. права и ответственность;

Таким образом, она выглядит так:

Должностная инструкция.

Заместителю директора по управлению связями с рынком сбыта.

Название занимаемой должности: заместитель директора по внешним связям (снабжению и сбыту).

Подчиненность: директору  предприятия.

Перечень основных обязанностей и выполняемых функций:  

I. Общие положения

1. Заместитель директора по внешним связям (снабжению и сбыту) относится к категории руководителей.

2. На должность заместителя  директора по внешним связям (снабжению и сбыту) назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области сбыта не менее 5 лет.

3. Назначение на должность  заместитель директора по внешним связям (снабжению и сбыту) и освобождение от нее производится директором предприятия.

4. Заместитель директора  по внешним связям (снабжению и сбыту) должен знать:

• Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции.
• Методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции.
• Перспективы развития предприятия.
• Перспективы развития рынков сбыта.
• Методы изучения спроса на продукцию предприятия.
• Оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием.
• Методы и порядок разработки нормативов запасов готовой продукции.
• Заключения договоров на поставку продукции, определения потребности в погрузочных и транспортных средствах.
• Правила оформления сбытовой документации.
• Стандарты хранения и транспортировки продукции.
• Порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии.
• Стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию.
• Организацию складского хозяйства.
• Основы технологии, организации производства, труда и управления.
• Организацию учета сбытовых операций и составление отчетности о выполнении плана реализации.
• Основы трудового законодательства.
• Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
• Правила и нормы охраны труда.

5. Заместитель директора  по управлению связями с рынком  сбыта подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

6. На время отсутствия  заместителя директора по внешним связям (снабжению и сбыту) (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Заместитель директора по управлению связями с рынком сбыта:

1. Осуществляет рациональную  организацию сбыта продукции  предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

2. Обеспечивает участие  отдела в подготовке прогнозов,  проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.

3. Организует подготовку  и заключение договоров на  поставку продукции потребителям, согласование условий поставок.

4. Возглавляет работу  по составлению планов поставок  и их увязку с планами производства  с целью обеспечения сдачи  готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами.

5. Принимает меры по  выполнению плана реализации  продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку.

6. Обеспечивает контроль  выполнения подразделениями предприятия  заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции  на складах.

7. Организует приемку  готовой продукции от производственных  подразделений на склады, рациональное хранение  и подготовку к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции.

8. Осуществляет разработку  и внедрение стандартов предприятия  по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.

9. Принимает участие в  организации выставок, ярмарок, выставок-продаж  и других мероприятий по рекламе  продукции.

10. Организует оптовую  торговлю выпускаемой предприятием  продукции.

11. Принимает меры по  обеспечению своевременного поступления  средств за реализованную продукцию.

12. Участвует в рассмотрении  поступающих на предприятие претензий  потребителей и подготовке ответов  на предъявленные иски, а также  претензий потребителям при нарушении  ими условий договоров.

13. Обеспечивает учет выполнения  заказов и договоров, отгрузки  и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации.

14. Координирует деятельность  складов готовой продукции, руководит  работниками отдела.

ΙΙΙ. Конкретные обязанности  и пункты ответственности 

Заместитель директора по внешним связям (снабжению и сбыту) вправе:

1. Знакомиться с проектами  решений директора предприятия,  касающимися сбыта продукции.

2. Вносить на рассмотрение  директора предприятия предложения  по улучшению деятельности отдела  сбыта продукции.

3. Осуществлять взаимодействие  с руководителями всех (отдельных)  структурных подразделений предприятия.

4. Запрашивать лично от  руководителей подразделений и  специалистов информацию и документы,  необходимые для выполнения своих  должностных обязанностей.

5. Подписывать и визировать  документы в пределах своей  компетенции.

6. Вносить на рассмотрение  директора предприятия представления  о назначении, перемещении и увольнении работников отдела материально-технического снабжения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

7. Требовать от директора  предприятия оказания содействия  в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Заместитель директора по внешним связям (снабжению и сбыту) несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым  законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные  в процессе осуществления своей  деятельности - в пределах, определенных  действующим административным, уголовным  и гражданским законодательством  Российской Федерации.

3. За причинение материального  ущерба - в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским  законодательством Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Разработка организационной структуры подсистемы управления и обеспечения рынка сбыта.

Подсистема управления и  обеспечения рынка сбыта является одной из ключевых звеньев системы  управления, так как занимается рынком реализации продукции.

Подсистему возглавляет  зам. директора по внешним связям (по снабжению и сбыту). Он организовывает, контролирует и координирует деятельность всех отделов данного звена управления, отыскивает новые секторы сбыта продукции, решает проблемы общие для всей подсистемы сбыта.

Как и в любой подсистеме существует своя специальная, управленческая служба при руководителе: секретарь, юрист, финансовая служба и диспетчерская.

Сама подсистема состоит  из четырех уровней: транспортный отдел, отдел складирования, отдел маркетинга и отдел внешней связи. Каждый из этих отделов выполняет свою функцию.

Основной функцией транспортного  отдела является бесперебойная транспортировка  готовой продукции покупателям  и доставку сырья и других необходимых  ресурсов на машиностроительное предприятие. Кроме всего этого отдел должен заботится о совершенствование  работы транспортного отдела, разработке и внедрении новых систем, направленных на повышение эффективности использования транспортных средств.

Данный отдел включает в себя бригады водителей, бригаду  грузчиков и участок технического обслуживания транспортных средств.

Отдел внешней связи обеспечивает систему управления необходимой  информацией о рынках сбыта, о  спросе на данную продукцию, о стратегии  конкурентов и т.д.; прогнозирует дальнейшие перспективы развития организации. Данный отдел включает в себя два отделения:

1. отдел по связям с органами государственной власти; отвечает за выстраивание отношений со всеми ветвями государственной и муниципальной власти; несет ответственность за обеспечение преференций и государственных заказов для предприятия; отслеживает деятельность органов государственной власти и прогнозирует их влияния на предприятие.
2. отдел по обеспечению и улучшению внешних связей; осуществляет планирование, и осуществление мер по выбору новых наиболее выгодных предприятию рынков сбыта и поставок и улучшению связей с прежними рынками.