Деловые переговоры и особенности их использования в работе таможенного органа

    Несмотря  на несовпадение ведомственных интересов с интересами партнера, стоит особо отметить необходимость и отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы.

    Следует выявить в сфере интересов общие для всех аспекты и возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера.

    Метод уравновешивания. При использовании этого метода стоит учитывать факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.

    Заинтересованному лицу стоит на некоторое время мысленно встать на место партнера, то есть посмотреть на вещи его глазами.

    Рассмотреть комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и довести до сознания собеседника связанные с этим преимущества.

    Следует принять также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

    Бессмысленно  пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д.

    Прежде  чем перейти к этому, нужно выяснить, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

    Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно.

    При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых  соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения).

    Чтобы приблизиться к позиции партнера, необходимо мысленно предвосхитить  возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных  интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки.

    Может случиться, что предложенное компромиссное  решение превышает компетенцию одной из сторон. В таком случае в интересах сохранения контакта с партнером возможно пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

    Трудно  быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для обеих сторон (например, в отличие от полного отказа одного из партнеров от своих требований); партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей.

    Соглашение  на основе компромиссов заключается  в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для  партнеров неблагоприятные последствия.

    Приведенные методы ведения переговоров носят  общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение:

    1. Встреча и вхождение  в контакт. В независимости от количества представителей одной стороны (на переговоры может прибыть как один представитель, так и делегация),представителю другой стороны необходимо встретить на вокзале или в аэропорту и проводить в гостиницу . В зависимости от уровня руководителя прибывающей делегации ее может встречать либо сам глава делегации, либо кто-то из участников намечающихся переговоров.

    Стадия  приветствия и вхождения в  контакт - начало прямого, личного делового контакта. Это общая, но важная стадия переговоров.

    Процедура приветствия занимает очень короткое время. Самая распространенная в  европейских странах форма приветствия - рукопожатие, при этом первым руку подает хозяин.

    Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер необременительной  беседы. На данном этапе происходит обмен визитными карточками, которые  вручаются не во время приветствия, а за столом переговоров.

    2. Привлечение внимания участников  переговоров (начало деловой части  переговоров). Когда один из партнеров уверен, что информация будет ему полезна, он станет с удовольствием слушать. Поэтому на данном этапе обязательным является побудить у оппонента заинтересованность.

    3. Передача информации. Это действие  состоит в том, чтобы на основе  вызванного интереса убедить  партнера по переговорам в  том, что он поступит мудро, согласившись с идеями и предложениями, так как их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.

    4. Детальное обоснование предложений  (аргументация). Партнёр может интересоваться  идеями и предложениями, он  может понять и их целесообразность, но он все еще ведет себя  осторожно и не видит возможности  применения идей и предложений  в своей организации. Вызвав  интерес и убедив оппонента  в целесообразности задуманного предприятия, должно выяснить и разграничить его желания. Поэтому следующий шаг в процедуре проведения деловых переговоров состоит в том, чтобы выявить интересы и устранить сомнения (нейтрализация, опровержение замечаний).

    Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное  решение (решение принимается на основе компромисса).

    5.Завершение переговоров. Каждая сторона на переговорах должна согласиться с принимаемым решением и быть заинтересованной, чтобы и другая сделала это. В ходе переговоров вырабатывается общее решение. Если кто-то не согласен с тем, что предлагает другая сторона, и не можете достичь согласия относительно других возможных вариантов, тот имеет право не принимать предложения, поскольку переговоры предполагают добровольное согласие с решением обеих сторон. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно также, основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

    При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт  с партнером по переговорам. В  данном случае акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем. Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

    Протокольные  мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут  либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.

    Деловой протокол охватывает широкое поле своей  деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение  записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа  и т.п. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2-3 человека), которые будут заниматься протокольными формальностями.

    6.Анализ итогов деловых переговоров. Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые меры для их реализации, сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров.

    Целями  анализа итогов переговоров являются:

• сравнение целей переговоров с их результатами;
• определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;
• деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

    Анализ  итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

    1) анализ сразу по завершении  переговоров. Такой анализ помогает  оценить ход и результаты переговоров,  обменяться впечатлениями и определить  первоочередные мероприятия, связанные  с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения);

    2) анализ на высшем уровне руководства  организацией. Такой анализ результатов  переговоров имеет следующие  цели:

• обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив;
• оценка информации об уже принятых мерах и ответственности;
• определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров;
• получение дополнительной информации о партнере по переговорам;

    3) индивидуальный анализ деловых  переговоров - это выяснение ответственного  отношения каждого участника  к своим задачам и организации  в целом. Это критический самоанализ  в смысле контроля и извлечения  уроков из переговоров.

    7.Условия эффективности переговоров. Предпосылки успешности деловых переговоров затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия:

• обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров;
• они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров);
• партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров;
• уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромиссы;
• партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

    Для обеспечения эффективности переговоров  следует соблюдать определенные правила.

    Основное  правило состоит в том, чтобы  обе стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров. 
 

    1.4Этапы деловых переговоров 

    Обычно  считается, что переговоры нужны  только для того, чтобы договориться. В целом это утверждение справедливо. Переговоры нужны для того, чтобы  совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Однако переговоры порой используются и с иными целями. В этом смысле переговоры могут выполнять разные функции, что необходимо учитывать, общаясь с партнером. Например, стороны  заинтересованы в обмене взглядами, точками зрения, но не готовы по каким-либо причинам на совместные действия или  решения, считая их, допустим, невыгодными  или преждевременными. В этом случае функция переговоров будет информационная. В общем, это еще и не переговоры, а скорее предпереговоры.

    Близкой к информационной является функция, связанная с налаживанием новых  связей и отношений - коммуникативная. Здесь основная задача также заключается  в обмене точками зрения и информацией. Поэтому можно говорить о единой информационно-коммуникативной функции. Независимо от характера, типа и т.д. конкретных переговоров эта функция  обязательно в той или иной степени присутствует на любых переговорах.

    К числу других существенных функций  переговоров относятся регулирование, контроль, координация действий. Эти  функции, в отличие от информационно-коммуникативной, реализуются, как правило, при наличии  хорошо налаженных отношений партнеров, обычно в тех случаях, когда уже  имеются договоренности и переговоры ведутся по поводу выполнения достигнутых  ранее совместных решений.