Balanced Scorecard, как инструмент планирования и управления на предприятии и на региональном уровне

В электронном  виде структурная основа BSС  может представлять собой портал, предназначенный персонально для каждого сотрудника. Данный портал, по существу, представляет собой окно в рабочий мир сотрудника. Целесообразно создание портала с применением стандартных веб-технологий, при наличии электронной почты, календаря и веб-интерфейса транзакционных систем. В процессе разработки BSC портал обеспечивает обзор общей и индивидуальной эффективности.     

Если у организации  уже имеется портал, можно использовать его при внедрении BSC  для эффективного использования ресурсов компании.

Портал незаменим  как интерфейс между сотрудником, системой управления эффективностью и  повседневными задачами. Он обеспечивает связь между всеми элементами структурной основы BSC.  

Действия

• Описать показатели и критерии
• Описать стратегические мероприятия
• Создать систему обучения (помощи) по BSC, провести тренинги по стратегическому менеджменту, маркетингу, продажам, финансам.
• Создать единый портал или другой механизм интерактивного доступа к BSC в организации.

 

 

Результат

• Персонал, который говорит на одном языке, обученный, осознающий основополагающие принципы работы компании (Миссия, Стратегия), знающий своё место в её бизнес - процессах
• Персонал, который, благодаря новому уровню компетенции, сможет обслуживать оптимизированные бизнес - процессы и достигать поставленных целей

 

  

Этап 3. Подготовка бизнеса.        

Целью первых 2-х  этапов было разработка стратегии,  подготовка персонала к изменениям и обеспечение его поддержки. Целью этого этапа является оценка существующих методов управления, эффективности бизнес процессов и проведение мероприятий по оптимизации. Все вышеперечисленное относится к другой области управления предприятием, и требует освещения в отдельном тренинге, поэтому  далее будут рассматриваться только вопросы, имеющие отношение собственно к BSC.     

Мероприятия  являются проверкой обоснованности стратегии, определенной в BSC, следовательно,  необходима четкая связь между мероприятиями, необходимыми для выполнения стратегии, и соответствующими стратегическим целями. Сигналом для проведения мероприятия является определенное значение  показателя. Там где это возможно, эти данные должны автоматически извлекаться из основных систем или из хранилища данных. Это снижает количество ошибок при операциях с данными по вине персонала и облегчает разработку оценок для разных уровней компании. Однако в некоторых случаях данные придется вводить вручную, если они отсутствуют в указанных источниках. Детальная стратегия учета целей, показателей и критериев является комплексным процессом. У каждой показателя могут быть различные ответственные за него лица, свой метод данных, причины, по которой он выбран и т. д. Помимо этого, разработка BSC — это непрерывный итерационный процесс, а показатели и цели меняются по мере развития компании.    

Стратегические  мероприятия являются базовыми элементами работы, которая вводит стратегические изменения. Данными мероприятиями  являются такие как: обучение, реклама, TQM, KM и другие составляющие стратегии. Должен осуществляться их мониторинг на постоянной основе для обеспечения уверенности, что они выполняются в соответствии с планом и дают желаемый результат. Стратегические мероприятия должны быть точно согласованы и спланированы для достижения одной или более стратегических целей.   

Компания, использующая  BSC, должна внедрять ее на уровне всей организации, подразделений, департаментов и, возможно, даже отдельных лиц. Это значит, что требуется эффективный способ систематического сбора, сортировки, обобщения и распространения всех данных, используемых при оценке. Данные возможности поддерживаются такими приложениями как базы данных для сервера Microsoft SQL Server™, Sybase, др, доступных через интуитивно понятный  веб-интерфейс, который в свою очередь должен создавать краткое обобщение BSC, показывая сводку главных сведений, относящихся к каждой перспективе, цели и показателю.  Представленные сведения включают в себя текущие и прошлые значения данных, контрольные цифры и тренды оценок, комментарии, ссылки на результаты анализа. Для привлечения внимания к важным оценкам используется цвет и графика.  

Действия

• Анализ ключевых бизнес - процессов по следующим критериям:
• Соответствие Миссии и Стратегии,
• Эффективность алгоритмов в рамках концепции "затраты - результат" (cost&benefit),
• Оптимальность распределения обязанностей как внутри компании, так и между компанией и третьими лицами, авторизация шагов, проведение кадрового аудита. 
• Оценка бизнес - процессов с использованием моделей SWOT, 6 Сигм 
• Создание 3-х документов:
• АS-IS Процесс (текущее состояние)
• TO-BE Процесс (желаемое состояние)
• Анализ необходимых изменений
• Определение основных этапов проведения изменений, зафиксированных в документе "Анализ Изменений"
• Определение очерёдности, продолжительности проведения изменений и планирование ресурсов, необходимых для внедрения изменений.
• Создание системы учета показателей для контроля эффективности изменений и постоянного мониторинга деятельности путем использования стандартной базы данных:
• Определение объектов данных
• Определение мастер данных, их значений и иерархии
• Определение архитектуры базы данных (количество и структура таблиц, связи между таблицами)
• Определение методов наполнения базы данных и связей с используемой транзакционной системой (1С, SCALA, SUN, SAP), WEB-ресурсами и т. п.
• Построение системы миграции данных между транзакционной системой и пакетом Balanced Score Card на основе принципов R/2 (периодическое обновление) или R/3 (обновление в режиме реального времени)
• Планирование ресурсов (серверы) и доступа (есть ли необходимость в построении удалённого доступа и т. п.)

 

 

• Внедрение BSC во все уровни организации и  разработка системы планирования стратегических мероприятий.

Результат

• Проведена комплексная оценка бизнес-процессов с выделением "узких мест" и потенциала оптимизации
• Определена оптимальная организационно-штатная структура
• Создан свод процессов и процедур по единому стандарту.
• Внедрена система учета показателей и планирования стратегических мероприятий

 

 

Резюме

Данный этап можно разделить на два суб - этапа:

• Оптимизация бизнес процессов и проведение организационных изменений; описание этих методик выходит за пределы данного тренинга. 
• Обеспечение механизма корректировочных воздействий:
• Учет показателей
• Планирование мероприятий

 

 

Этап 4. Анализ и управление бизнесом.          

Конечная цель анализа - повышение эффективности, так что существует прямая связь  между средствами анализа и быстротой  и оптимальностью принятых решений. Хотя BSC указывает на важные проблемы, требующие анализа, она не способна самостоятельно провести его или  сформировать список требуемых действий. Во многих случаях BSC содержит высоко агрегированные показатели, происходящие из разных источников. Например, если показатель своевременной  доставки ниже контрольного уровня, анализ того, какие продукты, склады, поставщики или обстоятельства виноваты в задержке, позволяет предложить корректирующее действие. В других случаях в средний  показатель по нескольким складам включены как эффективные, так и неэффективные  мощности, и для проведения усовершенствований требуется более глубокий анализ. Разумеется, не все показатели пригодны для подобного детального анализа. Однако, если он возможен, существующий обширный набор средств бизнес анализа (ABC.) обеспечит его полноту. BSC может  обеспечить связь с источниками  подробных сведений и различными типами анализа для разных пользователей. В некоторых ситуациях требуется  контролирующий целевой анализ. В  других необходима обширная структурная  основа для специального анализа.    

Сопоставление результатов измерения с целями позволяет менеджерам понять, какие  области деятельности организации  требуют дополнительного внимания.   Например, в случае несвоевременной поставки проблему частично поможет решить внедрение системы раннего оповещения, которая позволит определять потенциальные проблемы и избегать задержек. Как правило, BSC имеет визуальный индикатор статуса выполнения, например зеленый цвет или знак «+», если показатель или цель соответствуют плану, красный цвет или знак «-», если не соответствуют.   
 

Действия

• Т.к. методология содержит показатели высокого уровня, то для более глубоко анализа необходима их дальнейшая декомпозиция. 
• Адаптация показателей и критериев к изменениям в бизнесе, создание системы оповещения о возникновении проблем.

 

 Результат

Анализ показателей  позволяет понять, какие области  деятельности требуют дополнительного  внимания.  

Этап 5. Управление знаниями и дальнейшее обучение.    

Управление стратегией в BSC предполагает управление знаниями компании, что в свою очередь, означает отслеживание обширного документооборота и средства организации совместной работы и обучения. Для первого  фактора необходимо создать  хранилище данных (электронную библиотеку) со следующими функциями:

·         средства безопасности, предоставляющие доступ к документам только авторизованным лицам;

·         возможности поддержки различных условий поиска, например по автору, дате создания, теме документа, ключевым словам;

·         контроль версий, позволяющий убедиться в протоколировании изменений в журнале и в том, что все сотрудники имеют доступ к последней версии документа;

·         индексирование, обеспечивающее возможность создания электронного каталога документов для занесения их в библиотеку;

·         подписка, автоматически уведомляющая об изменениях документов.     

Управление знаниями включает в себя также средства организации  совместной работы. Сотрудничество необходимо, поскольку ни один специалист не может  работать в одиночку, оно означает возможность совместной работы и  обучения, перенаправления и обсуждения документов на разных уровнях компании и между ними. Коллективная работа важна в равной степени и при  разработке BSC на исполнительском уровне, и при ее  институализации (распространении на разные уровни компании), и при ее дальнейшем функционировании. Средствами для совместной работы являются интерактивные сетевые конференции, потоковые электронные обсуждения, автоматизированные технологические процессы доставки документов на визирование. Данные средства позволяют обеспечить эффективность работы специалистов за счет повышения скорости их работы и интеграции  BSC в повседневную деятельность.

Разумеется, средства совместной работы чрезвычайно полезны  не только для усовершенствования документооборота, но и для всех аспектов умственного  труда.  

Действия

• Оптимизация документооборота, а также хранения и передачи знаний в компании. 
• Организация совместной работы путем участия в конференциях, рабочих группах (командах).

 

 

Результат

• Рациональное использования знаний компании.
• Совместная работа и обучение повышает продуктивность и формирует эффективную структуру организации.

 

   

 

Преимущества  и недостатки BSC.  

Преимущества 

·         Простая структура для описания стратегических задач и мониторинга деятельности предприятия. Правильно внедренная методология показывает каждому работнику его роль в предприятии, обеспечивает его «настройку» на стратегию, гарантирует верный стратегический фокус.

·         Разработка методологии и поиск коэффициентов сами по себе ведут к пониманию специфики деятельности. Через разработку причинно – следственных связей и выработанной на их основе дальнейшей стратегии предприятия носитель решения (директор) и “преобразователь” (менеджер), и каждый отдельный член организации могут проследить, какие действия имеют стратегическое значение, и как происходит внедрение стратегии на отдельных этапах. Через систему показателей можно запрашивать прошедшее, настоящее и будущее состояние выполнения.

·         Происходит построение системы управления вокруг новых наборов показателей и новых способов их измерения.  Индивидуальные мотиваторы и личные цели сотрудников  привязаны к этим показателям,  и происходит отслеживание  оценок для того, чтобы можно было понять, какие бизнес - процессы необходимо улучшить, как добиться такого распределения ресурсов, чтобы оно обеспечивало реализацию корпоративной стратегии.  

Недостатки   

• Банальное упрощение деятельности предприятия, особенно на комплексных производствах. Например, в производстве пива используется более чем 100 показателей и применение BSC менеджментом всерьез может не приниматься. По крайней мере, данное заявление было мной услышано из уст  начальника производства завода Dreher, группа SAB (одна из крупнейших, владелец пива Miller)
• С другой стороны, виду множества рассматриваемых взаимозависимых связей в фазе внедрения степень сложности BSC  может быть чрезмерно высокой.
• Существующие   причинно-логические связи будут пониматься как арифметически-причинные связи, т.е., их наличие не будет подвергаться организацией критическому анализу.
• Выбор стратегических действий в BSC описан авторами не точно и приводит в практике к серьезным проблемам. Причина в невозможности создания детального механизма реагирования в рамrах такой простой структуры, как BSC.  Не правильно выбранные коэффициенты также являются  напрасной тратой времени.