Анализ и совершенствование системы управления» (на примере ОАО «Сибирьтелеком»)

Далее идет электронная  почта (e-mail), что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Причем электронной почтой пользуются как и в аппарате управления, так и на телефонных узлах, общаясь между собой.

Дальше идут личные встречи. Ведь иногда для передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения или какого то  указания.

Еще одним  средством передачи/получения информации является факс, по нему  пересылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т. д.

Еще одним  видом коммуникации в ОАО «Сибирьтелеком»  Электросвязь РБ  является «Кольцевая Почта». Т.е. существует канцелярский отдел, занимающийся своевременным обеспечением  канцелярскими товарами (ручки, бумага, и .д.) Так вот помимо своей главной обязанности, канцелярский отдел ведет «Кольцевую почту». Т.е. на каждого сотрудника в организации есть свой почтовый ящик. По этим ящикам рассылают корреспонденцию, а также различные документы, приватную почту и т. д. Этот вид коммуникации можно отметить тем, что документы можно передавать и по внутренней почте сохраняя важность документа без затрачивания времени на поиски человека, которому этот документ предназначается. Этот вид можно отнести к плюсу, так как  считаю, что это очень удобный способ передачи информации, документов и т. д.

Из неофициальных  способов коммуникации стоит отнести  локальную компьютерную сеть, в которой существует «чат». Сотрудники в свободное от работы время, да и во время работы общаются посредством чата. Это вид коммуникации тоже можно отнести к плюсу, т. к. он исключает походы, например, к своему другу, который находится в другом крыле здания. 

3. Коммуникационные стили

То, как ты выглядишь, общаешься, ведешь себя на работе,  от этого зависит твоя успеваемость и понимание со стороны сотрудников и начальства и должнейшее продвижение по службе. Давайте рассмотрим  виды организационных обязанностей для каждого сотрудника:

1. Официальный. Сюда входит  обязательное ношение строгой одежды, правильное поведение и общение.
2. Деловой. Во многом похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения. Не имеется ввиду мат, оскорбление, громкая речь и т. д.
3. Свободный.  Больше подходит для свободной удобной одежды. Не имеется ввиду грязная рваная одежда, джинсы, или то в чем вы привыкли ходить дома.

Как и в любой другой компании в ОАО «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ  тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения.  К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным компаниям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками. Всеми этими недостатками занимается отдел «по работе с резервами».

Глава 3. Совершенствование систем управления ОАО «Сибирьтелеком»

Электросвязь РБ

Во второй главе был проведен анализ систем управления организацией ОАО «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ. В ходе анализа был выявлены достоинства и недостатки систем управления. Проблемой является, как и во многих организациях, это стимулирование труда персонала как материальное, так и моральное.

Хотелось бы назвать  семь общих правил материального  поощрения персонала, основанных на единстве материальных и моральных стимулов при доминировании материальных:

1. Системы материального стимулирования должны быть просты и понятны каждому работнику.
2. Системы должны быть гибкими, дающими возможность сразу же поощрять каждый положительный результат работы.
3. Размеры поощрения должны быть экономически и психологически обоснованы (больше и реже; чаще, но меньше).
4. Поощрение персонала важно организовывать по таким показателям, которые воспринимаются каждым как правильные.
5. Системы поощрений должны формировать у работников ощущение справедливости материальных вознаграждений.
6. Системы поощрений  должны способствовать повышению заинтересованности работников в улучшении не только индивидуальной работы, но и работы в «деловых связках» с другими сотрудниками.
7. Работники должны видеть четкую взаимосвязь между результатами своей работы и деятельностью фирмы (к чему могут привести ошибки сотрудников и к чему ведут успехи каждого из них).

Также не маловажную роль играет моральное стимулирование, на предприятиях оно иногда представляется в корпоративной культуре. В данной организации организационная культура развита очень слабо.

Вообще корпоративная культура – это система убеждений, норм поведения, установок и ценностей, которые являются теми неписаными правилами, определяющими, как должны работать и вести себя люди в данной организации (рис. 3.1.). При этом речь идет об убеждениях и ценностях, которые в большей или в меньшей степени разделяются  подавляющим большинством членов организации.

Рис. 3.1. Составляющие корпоративной культуры

Система отношений, лежащая  в основе корпоративной культуры, - это те важнейшие отношения, которые формируют и определяют поведенческие нормы и рабочее поведение членов организации. Это, например, такие отношения руководства к работникам, отношения работников к руководству, отношение персонала к работе, отношение работников к клиентам и т.п. 

 Поведенческие нормы – это те требования (как зафиксированные в документах, так и негласные) к поведению работников, которые воспринимаются ими как некий свод  правил, определяющих, какими должно быть «правильное», «должное» поведение членов организации в тех или иных стандартных ситуациях. Например, быстрое и качественное обслуживание клиентов, безоговорочное исполнение приказов и распоряжений руководства, помощь и сотрудничество в командной работе и.т.п.

Действие и поведение  работников, направленные на достижение конкретных результатов или выполнение порученных заданий. Это наблюдаемые проявления корпоративной культуры, ее внешняя сторона, но именно по действиям и поведению работников мы можем судить о том, каково в целом состояние корпоративной культуры, способствует ли она эффективной работе организации, успешному проведению изменений, поддерживает ли выработанную стратегию развития или нет.

Наличие всего комплекса  элементов корпоративного стиля  рождает у сотрудников чувство принадлежности к компании, чувство гордости за нее. Из разрозненных людей сотрудники превращаются в единый коллектив, со своими законами, правами и обязанностями.

В компании главным элементом  корпоративного стиля должно быть экономическое соревнование. Природой в человеке заложено соревновательное начало, желание быть первым. Важно, чтобы высокими наградами премировали действительно лучших работников, никто не хочет, чтобы все выплаты были уравнительными. Основу экономического соревнования создает система оценки труда персонала в компании. Соревнование – это элемент, с одной стороны, обеспечивающий реализацию соревновательного духа сотрудников, с другой - позволяющий администрации выделить лучших и продемонстрировать свою благодарность им. Соревновательный стиль работы обеспечивает наилучшее понимание целей и задач подразделения и компании всеми сотрудниками, а также культивировать чувство причастности каждого к результатам труда всего коллектива.

Необходимо проводить  корпоративную социальную политику, которая является элементом корпоративной культуры, и подразумевает разработку и реализацию мероприятий и программ, обеспечивающих социальную защищенность и высокий социальный статус сотрудника компании. Она определяет условия труда, корпоративные праздники, фирменную спецодежду и защиту, корпоративные здравницы и дома отдыха.

Большое внимание должно уделяться корпоративным мероприятиям, я считаю, что это прекрасная возможность  неформально пообщаться с коллегами. Корпоративные праздники в отрыве от целей компании, от совместной работы теряют всякий смысл, более того приносят немалый вред. Корпоративный праздник предполагает понимание цели данного мероприятия (обсуждения каких-либо рабочих аспектов, создание неформальных отношений, отдых и т.д.). Праздник должен быть оформлен соответствующим образом, чтобы было понятно – это праздник данной компании, а не любой другой: элементы корпоративного стиля и оформления в соответствии с целями праздника, программа, подчеркивающая элементы корпоративности. Проведение корпоративных праздников   четко регламентировано. Прописываются такие аспекты как перечень корпоративный праздников, участие в них руководителей, порядок их проведения, план и бюджет праздников на ближайший год. Также регламентируются все внутренние мероприятия, вне зависимости от их масштабности: собрания молодых сотрудников, ветеранов, уход на пенсию, дни рождения, награждения, делается ли это кулуарно или собираются все сотрудники компании.

Единственным проявлением  корпоративной культуры  – это  поздравление сотрудников с днем рождения или другими знаменательными датами в их жизни, с вручением премии или ценного подарка. А также совместное проведение общегосударственных праздников с вручением наиболее отличившимся сотрудникам ценных подарков и благодарственных писем, проведение различных шоу, викторин и других развлекательных мероприятий. Это позволяет людям наиболее полно раскрыться в коллективе и сплотиться, наладить взаимопонимание со всеми, кто работает в компании.

Необходимо более четко  разработать корпоративный кодекс ОАО «Сибирьтелеком» Электросвязь, в котором необходимо принять положение, что среди сотрудников нет места дискриминации по половому, национальному и статусному принципу.

На предприятии необходимо применяются «ритуалы поощрения». "Ритуалы поощрения" - призваны показать одобрение компанией чьего-то достижения или определенного стиля поведения, вписывающегося в рамки корпоративных культурных ценностей. "Одобряя что-либо в человеке или просто обращая на это внимание, мы эту черту умножаем и развиваем". В компании, например можно предложить, чтобы каждый сотрудник в день своего рождения мог получить получасовую аудиенцию у генерального директора компании и задать ему любые вопросы. Такой ритуал поощряет интерес сотрудника к своей фирме, подчеркивает доступность высшего руководства, обеспечивает обратную связь, позволяющую руководству получить информацию о своих подопечных.

Также можно ввести такие  элементы корпоративной культуры ОАО  «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ:

• Все сотрудники ходят на работу в "офисном стиле". На пятницу не назначаются никакие переговоры, потому что традиционно в этот день все одеваются "вольно"
• У всех одинаковые  фирменные ручки и аксессуары.
• Работаешь на здоровый образ жизни - не кури.
• День образования компании - праздник с выездом за город.
• За каждый проработанный год выплачивается определенный премия.
• Все общаются на "ты" и по имени (это установка)
• Программа «Лучший сотрудник месяца»: внутренним голосованием выбирается лучший сотрудник отдела.

Заключение

В данной курсовой работе было проанализирована деятельность компании ОАО «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ по совершенствованию систем управления организацией и были предложены мероприятия по совершенствованию.

Успех любой фирмы  во многом зависит от того, насколько  полно и точно было проанализировано реальное состояние дел в области управления предприятием. Поэтому необходимо правильно организовать структуру управления.

Данная компания является региональным филиалом ОАО «Сибирьтелеком». Организационно-правовой формой компании является Открытое Акционерное Общество. Ее основной деятельности является предоставление услуг населению в междугородних связей, доступа в Интернет и т.д.

В первой главе была раскрыта кратко деятельность организация, история ее образования, положение компании в настоящее время.

Во второй главе  был проведен анализ систем управления, в данном случае это стратегическое и текущее планирование, анализ организационной структуры, систем мотивации и контроля и коммуникаций.

Уже, исходя, из анализа  систем управления была выявлена проблема. Так как в данной организации  очень слабо развита организационная или корпоративная культура, то это и рассматривается в третьей главе, т.е. совершенствование организационной культуры. Также были предложены рекомендации по совершенствованию систем мотивации персонала, т.к. можно отнести корпоративную культуру к моральной мотивации персонала.

Усовершенствованные методы управления необходимы для организации, чтобы она работала эффективно.

Сущность совершенствования  состоит в том, что каждый руководитель организации или другой ступени управления был заинтересован в каждом работнике, в его личном интересе. Это может быть достигнуты разными способами: улучшение морального климата в коллективе или иметь возможность переквалифицировать кадры, а также это может быть и материальное поощрение, социальный успех (помощь семье, здоровье, моральный настрой).