Проектування інформаційної системи аналізу економічної ефективності торгівельного підприємства

       5. Система потребує постійної підтримки.

     Інформаційні  технології продуктивно працюють тільки у тому випадку, якщо адміністратори систем постійно оновлюють зміст, програмне і апаратне забезпечення.

          6. Спільна робота інженерів з інформаційних технологій з провідними спеціалістами компанії.

     Фахівці з інформаційних технологій повинні розуміти виробничу діяльність компанії, а фахівці компанії мати навички роботи з інформаційними технологіями.

     При побудові ІС враховуються і комерційні аспекти, а саме: які стандарти прийняті в галузі і наскільки гарантована підтримка даних технологій у майбутньому, тому що підтримка морально застарілої системи обходиться надзвичайно дорого.

    На  ринку програмного забезпечення інформаційних систем сьогодні пропонують велику кількість програм та комплексів. В таблиці 3.13. наведено перелік деяких інформаційних систем, популярних на вітчизняному ринку.

Таблиця 3.15.

Популярні програмні продукти інформаційних систем

     Призначення – для госпрозрахункових підприємств різної галузевої приналежності (торгівлі, сфери послуг, реклами і ЗМІ,   туризму, іноземних компаній і інших). Це проста, зручна, але в той же час потужна повнофункціональна система, що дозволяє автоматизувати бухгалтерський, податковий облік, задачі логістики, а також управління  реалізацією товарів і послуг. Система може працювати як у мережевому варіанті, так і на локальному комп'ютері.

     Формування  інформаційної системи на будь-якому  підприємстві  розпочинається як правило з пакету універсальних програмних продуктів, до яких відноситься операційна система  Windows, програмний пакет Microsoft Office та інш. Інформаційна система на базі програмного пакету Microsoft Office складається з відомих усім підсистем. Але потрібно відмітити, що ефективне використання  універсального програмного забезпечення відбувається далеко не завжди.  Дуже багато практиків скептично ставляться до офісних продуктів. Але ми вважаємо, що потрібно системно підійти до їх впровадження і на першому етапі становлення компанії можливо використання інформаційної системи на основі офісних програмних пакетів.

     В більшості підприємств інформаційна корпоративна культура розпочинається з використання офісної інформаційної  системи, яка формуються в залежності від ситуацій. Так, наприклад,  поточна робота менеджера в інформаційній системі на платформі Microsoft Office  потребує роботи з базою даних,  виконання розрахунково-аналітичних робіт – з табличним процесором Excel, роботі з документацією в текстовому процесорі Word, представлення проектів презентацій та результатів роботи за допомогою програми Power Point, планування, участь в груповій роботі, теленарадах – програма Outlook, електронна пошта – Outlook Express, робота в мережі – Internet Explorer. [53]

     В структуру кожної з організацій, незалежно від виду діяльності, входять численні підрозділи, що безпосередньо здійснюють той чи інший вид діяльності компанії, а також функціональні підрозділи. Структурні одиниці компанії пронизані вертикальними і горизонтальними зв'язками, вони обмінюються між  собою інформацією, а також виконують окремі частини загальної роботи, спрямованої на реалізацію місії організації.  Загальний погляд на організацію дозволяє сформулювати загальні принципи побудови  інформаційних систем, які виявляються у ході проведення  інформаційного  обстеження організації.

     За  результатами обстеження обирають  архітектуру системи й апаратно-програмні засоби  її реалізації, а також розробляють ключові компоненти інформаційної системи, якими є:

• система керування корпоративною базою даних;
• система автоматизації ділових операцій і документообігу;
• система керування електронними документами;
• спеціальні програмні засоби;
• системи підтримки прийняття рішень.

         Аналіз сучасного стану апаратного і програмного забезпечення ТОВ «Ковінько» і тенденцій використання інформаційних систем в управління дозволяє запропонувати підприємству два сценарії  удосконалення інформаційної системи. Найбільш простим є нарощування  системи блоками 1С (Торгівля і склад; Кадри і т.д.).

        Другий сценарій передбачає використання інформаційної системи, що дозволить  збільшити акцент на роботу з клієнтами,  ефективно працювати в одному середовищі з базою даних клієнтів; товарів; конкурентів. Крім того, враховуючи напрямки роботи підприємства, потрібно вдосконалювати автоматизацію виробничого підрозділу. Так, наприклад облік  комплектуючих, оптимізація витрат при виробництві вікон може бути автоматизовано за допомогою спеціальних програм. 

     Крім  того, в процесі написання дипломної роботи було виконана ціла низка розрахунків і аналітичних завдань щодо фінансового стану підприємства. Таку систему доцільно використати для подальшого періодичного моніторингу стану підприємства. На рис. 3.11. представлена схем інформаційного забезпечення підприємства. Вона складається  з інформації, що формується за допомогою різноманітних програмних продуктів; зовнішньої інформації; досвіду, знань і навіть інтуїції.

     Універсальне  програмне забезпечення може вирішити  частину проблем з удосконалення та зберігання інформації для покращення діяльності фірми. При написанні дипломної роботи,  було виконано автоматизацію аналізу основних економічних показників діяльності підприємства.

     Серед великої кількості програмного  забезпечення, яке б в повній мірі задовольняло б потреби менеджерів усіх ланок у своїй універсальності, доступності та простоті, є табличний процесор Excel, який здебільшого використовується у діяльності більшості провідних вітчизняних підприємств. Крім того, табличні процесори дозволяють аналізувати велику кількість даних, що пов’язані між собою складними залежностями. Вони дають змогу швидко створювати, заповнювати та друкувати таблиці, знаходити суми та середні значення чисел, та на основі такого аналізу приймати відповідні управлінські рішення.

     Також важливим є те, що табличний процесор дає змогу не тільки швидко перераховувати дані у таблиці, а й аналізувати проблему типу: «А що буде, якщо…?» і є в багатьох випадках замінником складних програм із високою ціною іх впровадження.

     Табличні процесори являють собою зручний спосіб для проведення бухгалтерських та статистичних розрахунків, для автоматизації багатьох рутинних операцій, також за допомогою табличного процесору можна скласти будь – який фінансовий документ, звіт для бухгалтерії, скласти бюджет і потім розмістити всі ці документи в базах даних. Крім обробки та аналізу табличних даних, табличний процесор здатний оперативно аналізувати економічну діяльність підприємств, сприяти прийняттю правильних рішень, подавати дані в наочній графічній формі у вигляді графіків та діаграм, тощо.

       Отже, інформаційне забезпечення діяльності підприємства складається із наступних основних складових: зовнішня та внутрішня інформація, законодавча база, облікові прграми тощо, і представлена на рис. 3.12: 

Рис. 3.12. Інформаційне забезпечення діяльності підприємства ТОВ «Ковінько»

            Цікавим є формування якісних показників аналізу. На рис. 3.13. (Додаток 6) представлена блок-схема алгоритму  створення якісних показників економічного аналізу. Вона складається з наступних блоків:

1. Формування вхідних даних (фактичних  і нормативних)
2. Виконання розрахунку
3. Формування функцій порівняння
4. Виведення якісного показника на екран або на друк.

            Використання якісних показників дає можливість  використати метод „миттєвого погляду” на результати розрахунків. Порівняння з нормативом відбувається автоматично; якісне повідомлення повинно бути стислим, але інформативним.

          Реалізація представлених алгоритмів може бути здійснена за допомогою функцій, надбудов і макросів табличного процесора  Excel. Так, наприклад, для оцінки коефіцієнтів ліквідності, формують шаблон алгоритму розрахунків,  значення нормативних показників, тенденції змін. Для порівняння з нормативом використовують функцію ЕСЛИ, у вікні якої і формують якісне повідомлення результату. Для більшої інформативності використовують різні кольори на позитивне і негативне повідомлення. Приклад  вікна екрану при формуванні якісних повідомлень представлено на рис. 3.14. (Додаток 7) Змістовні повідомлення можуть нести різноманітний характер і  повинні коротко сповістити користувача при стан вибраного показника. Розрахунково-аналітична система на основі табличного процесору Excel  складається з робочих книг, листи якої містять окрему розрахунково-аналітичну задачу ( наприклад оцінка ліквідності, конкурентоспроможності тощо).

       Крім функції ЕСЛИ у інформаційній  системі на базі Excel містяться такі інструменти аналізу даних та пошуку оптимальних рішень, як «Подбор параметра» та  «Поиск решения». Ці інструменти дозволяють прогнозувати показники товарообігу, розраховувати коефіцієнти ритмічності товарообігу, формувати шаблони розрахункових та аналітичних документів і не вимагає від користувача додаткових знань мов програмування. Отже, розглянуті розрахунково – аналітичні системи дозволяють швидко та зручно розрахувати основні показники фінансова – господарської діяльності і в подальшому приймати відповідні рішення.   Також, за допомогою блок-схеми здійснюється алгоритм створення якісних показників фінансового аналізу та впроваджується ефективне рішення задачі. ТОВ «Ковінько» повинно бути готовим до роботи з інформаційною системою. Головне, щоб така система була відкритого типу. Тобто вона буде модернізуватися в залежності від функцій підприємства та готовності співробітників.

     3.2.Формування єдиного інформаційного простору для удосконалення процесу управління за допомогою сучасних інформаційних систем 

          Сьогодні, займаючись бізнесом, потрібно  одночасно вирішувати цілу низку завдань – шукати інвестиції, організовувати продажі, навчати співробітників. Підприємству необхідно завойовувати ринок, відслідковувати торгові контракти, заключати договори, звітувати по договорах, і навіть розсилати листи. Як звільнитись від зайвої рутинної роботи? Як вирішити завдання бізнесу з мінімальними ресурсними затратами? І, нарешті, як домогтись того, щоб задачі були вирішені швидко, професійно та ефективно? Відповідь на ці питання проста: активно використовувати в бізнесі сучасні інформаційні технології.

      Розглянемо  приклад формування єдиного інформаційного простору на досліджуваному підприємстві.

          На ТОВ «Ковінько» налічується 5 комп’ютерів, проте вони не об’єднані в мережу, через це на підприємстві виникає ціла низка проблем:

• Дуже багато часу витрачається на пошук і відновлення інформації;
• Файли доводилось передавати один одному на дискетах чи інших носіях;
• Неможливо працювати вдома чи під час подорожей із загальною інформацією підприємства, так як вона стає недоступною;
• Вкладення в телефонні лінії, модеми, облікові записи Інтернету і принтери є дуже неефективними, тощо.