Техническое и технологическое оснащение выставочных залов

 

2.3 Подготовка к участию в работе выставки или ярмарки

Рассматривая подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки, следует  учитывать, каким образом эта  подготовка осуществляется, а именно, организует фирма самостоятельно подготовку к участию в работе данного  мероприятия или пользуется услугами коммерческой фирмы, имеющей опыт работы или связи в области ярмарочной и выставочной деятельности.⁵

Фирма может принять участие  в коллективных экспозициях, когда  непосредственной подготовкой к  ярмарке или выставке занимаются отдельные организации. Например, подготовкой  постоянно проводимых национальных ярмарок и выставок занимаются, как  правило, промышленно-торговые палаты соответствующих стран и различные  государственные организации. Одновременно в организации коллективных экспозиций могут участвовать и различные  коммерческие фирмы.

Услугами коммерческих фирм, специализирующихся в области ярмарочной и выставочной деятельности, могут  и самостоятельно воспользоваться  фирмы-экспоненты. В этом случае им следует иметь в виду, что стоимость  услуг, оказываемых такими фирмами, составляет не менее 10% стоимости арендной площади.

Итак, фирмам-экспонентам, принявшим  решение об участии в работе ярмарки  или выставки, необходимо определиться, каким образом будет осуществляться подготовка к данному мероприятию, проинформировать организационный  комитет выставки о своем участии  в ее работе путем подачи соответствующей  заявки.

В идеале подготовка к участию  в работе конкретной ярмарки или  выставки должна начинаться примерно за год до ее открытия. Эта подготовка предполагает выполнение целого ряда работ, обусловленных необходимостью достижения сформулированных целей и требующих некоторых затрат, как правило, ограниченных возможностями фирмы.

Все отмеченные работы следует  расположить в определенной последовательности с указанием возможных сроков их выполнения, необходимых ресурсов и ответственных исполнителей. Иными  словами, целесообразно построить  сетевой график, моделирующий процесс  подготовки к участию в каждой конкретной ярмарке или выставке, и на его основе рассчитать сроки  начала и окончания отдельных  работ, обеспечивающих своевременную  подготовку к данному мероприятию.

Одновременно с указанием  ответственных исполнителей по отдельным  работам необходимо иметь менеджера, ответственного за подготовку фирмы  в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

В результате выполнения всего  комплекса работ, обусловленного подготовкой  к участию в данной ярмарке  или выставке, обеспечивается решение  следующих задач:

1)  определяется способ участия в ярмарке или выставке;

2) выявляется необходимость участия посредников и их роль в подготовке фирмы к ярмарке или выставке;

3) определяется перечень экспонатов и необходимая для их представления площадь.

Такие экспонаты устанавливаются  службой управления маркетингом, и  их выбор основывается на результатах  сегментирования рынка с учетом как места проведения ярмарки  или выставки, так и состава  потенциальных посетителей данного  мероприятия.

4) обосновываются выбор стенда и его конструкция, позволяющая демонстрировать соответствующие экспонаты;

5) подбирается персонал и проводится обучение его работе на выставке. Персонал должен хорошо знать экспонируемый товар, уметь показать его в действии, а также объяснить его основные функции и преимущества;

6) составляется план проведения маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

7) подготавливаются необходимые материалы для каталога выставки. Как правило, такой каталог создается организациями данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

8) составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов;

9) организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;

10) создаются и изготавливаются соответствующие информационные материалы;

11) согласовываются все организационные вопросы с оргкомитетом ярмарки или выставки;

12) печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма.

Решение перечисленных задач  призвано обеспечить подготовку фирмы  к участию в работе конкретной ярмарки или выставки.

Все, что упустили или оставили «на потом», не в лучшую сторону  отразится на имидже фирмы, на окупаемости  участия в выставке. Желательно, чтобы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением вел один уполномоченный представитель фирмы. Прямые затраты  на участие в выставке состоят  из затрат на выставочную площадь (оборудованную  или необорудованную), дополнительное оборудование и регистрационный  сбор. Косвенные затраты включают затраты на: оформление стенда; изготовление рекламно-информационных материалов и сувениров; реклама в средствах массовой информации с приглашением посетить стенд на выставке; транспортные расходы на перевозку экспонатов; проезд к месту проведения выставки и обратно, проживание в гостиницах; питание персонала, представительские и хозяйственные расходы.

 

2.4 Проведение выставки

1) Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности).

2) Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона. Организация сервис-бюро. Раздача бэйджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы).

3) Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет).

4) Реализация деловой программы:

1. регистрационные листы;
2. социологическое исследование;
3. отчетные и рекламные материалы мероприятия;
4. подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест);
5. регистрация участников, раздача материалов;
6. ведение протокола;
7. проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы;
8. сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия.

5) Подготовка ежедневной  программы дня.

6) Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки.

7) Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов, консультации экспонентов, организационные вопросы).

8) Обеспечение работы VIP зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций).

9) Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне.

10) Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины, шоу-программы, концерты) на сценической площадке.

11) Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение.

12) Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра.

13) Организация графика встреч официальных лиц и партнеров.

14) Реализация социологического исследования по проекту.

15) Организация видео- и фотосъемки.

16) Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ.

 

2.5 Структура мероприятий деловой программы выставки

Современная выставка — многоуровневый инструмент маркетинга, место, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать продукцию и формировать образ своей фирмы. Профессиональную составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разных мероприятий. Для компаний-организаторов деловая программа выставки - инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.⁶

Официальные мероприятия

К официальным мероприятиям относятся: церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции, визиты официальных  лиц, официальные приемы /фуршеты, церемонии  награждения лауреатов конкурсов  и т.д.

Профессиональные мероприятия

Для профессиональных мероприятий  важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному  в названии типу. Различают следующие  типы мероприятий:

Конгресс - съезд, собрание. Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс

Форум - массовое собрание, съезд. По структуре и технологиям подготовки форум похож на конгресс.

Конференция - большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп. Имеет более научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.

 Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал, а участники выставки - профессиональную аудиторию.

Семинар - групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации. Имеет практический характер, число участников более ограничено. Распространенный тип делового мероприятия на выставке

Симпозиум - совещание, конференция по специальному научному вопросу. Предполагает профессиональную аудиторию

 «Круглый стол» - обсуждение, дискуссия по актуальной теме. Принцип организации равноправие участников.

Заседание профессионального клуба, объединения, союза.

Специальные показы - используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях.

Специализированные салоны (аукционы, смотры).

Конкурсная программа

Важной составляющей выставок являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми  ведомствами и авторитетными  организациями. Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается  положение о конкурсе и условия  участия. Важной составляющей выставок является профессиональная заявка на участие в конкурсе (рассылается  участникам выставки вместе с заявочной  документацией). Особого внимания организаторов  требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы  инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов).

Образовательные мероприятия

Тренинги - краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки

Консультационные пункты - работа специалистов на выставке, оказывающих методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка.

Презентационные мероприятия

Дни страны/области/региона (компании, общественной организации) - представляют собой комплексные мероприятия, включающие протокольные мероприятия, семинары, симпозиумы, конференции, деловые встречи, презентационную программу.

Фестивали и конкурсы по тематике выставки и по смежным темам

Тематические экскурсии  для специалистов, учащихся ВУЗов  организуются организаторами выставок по предварительным заявкам. Чтобы  экскурсия была успешной, разрабатывается  специальный «презентационный маршрут» по выставке, охватывающий интересующий аспект. В штате компании-организатора должен быть «экскурсовод», который  владеет содержательной стороной вопроса. Экспоненты должны быть предупреждены  о приходе гостей, тогда они  смогут подготовиться, а экскурсанты  получат сувениры и подарки.

Рекомендации по подготовке и проведению мероприятий деловой программы

Мероприятия деловой программы  выставки требуют отдельной большой  работы по их подготовке и проведению. Особое внимание при их организации  необходимо уделить следующим вопросам:

- правильный выбор организатора;

- создание «работающего» рабочего органа (оргкомитет, рабочая группа);

- разработка программы, реальной отвечающей нуждам рынка и интересной специалистам;

- реклама мероприятия (практика показывает, что недостаточно общей рекламы, необходима целевая рассылка, обзвоны, способы «персональных» приглашений);

- подготовка помещений и оборудования (связь, аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера);

- подготовка информационных материалов для участников (программа, тезисы, информационные материалы и сувенирная продукция выставки);

- обеспечение перевода (для мероприятий с международным участием);

- организация регистрации, обслуживания;

- обработка итоговых материалов.

 

2.6 Информационная поддержка выставки

Распространение престижной рекламы на выставке, организация  специальных семинаров, симпозиумов  и конференций, специализированных «дней страны», празднование тысячного  или десятитысячного посетителя и других мероприятий в значительной степени способствуют созданию благоприятного имиджа в отношении компании –  экспонента и ее товаров у посетителей  выставки, в официальных и деловых  кругах, среди широкой общественности, поскольку информации о выставке находит широкое отражение в  средствах массовой информации, а  в ряде случаев сопровождается заказными  статьями и материалами ее участников.

Пресс – конференции на выставках – ярмарках организуют для получения благоприятных  откликов в местных средствах  массовой информации, а также в  случае выведения на рынок нового товара, по случаю дня фирмы или  страны, данного стенда (или павильона). При этом сообщаемая на пресс –  конференции информация должна иметь  если не сенсационное, то хотя бы неожиданное, интересное сообщение. Выступление  представителя соответствующего стенда (павильона) на выставке – ярмарке  тщательно готовится. Им должен быть не руководитель компании, а специальный  сотрудник, ответственный за PR –  работу. В текст выступления на пресс – конференции включаются цифры и факты, способные заинтересовать аудиторию; устная презентация сопровождается мультимедийными материалами или  слайдами, а также видео-, теле- и  кинофильмами.⁷