Проектирование информационной системы управления ИТ аутсорсингом

 

Подпись заказчика___________ Расшифровка_______________________________________

Подпись исполнителя__________ Расшифровка____________________________________ 

Лист ознакомления № ______

 

Уважаемый(ая):

ФИО___________________________________________________

Должность______________________________________________

Табельный номер ________________________________________

Уведомляем вас о принятии новых изменений к контракту, с которыми в полном объеме вы можете ознакомиться в программе переходного  периода №________ от ___ ___ ______ г., и просим ознакомиться с нововведениями, которые  касаются ваших обязанностей:

№	Изменение	Краткое описание

 

В случае недопонимания  каких-либо функций, обратитесь к системному аналитику.

В случае понимания  и принятия изменений необходимо расписаться в данном бланке.

С условиями изменений ознакомлен:

Подпись сотрудника   ________    Расшифровка ______________________________

Дата: ___ ____ _______ г.

 

Оценка текущего состояния аутсорсинговой модели

Номер ______________

Номер контракта____________

 

Исполнитель:
Наименование_________________________
ИНН_________________________________
Адрес________________________________
Телефон______________________________

 

Оценка эффективности  модели аутсорсинга по состоянию  дел на ___ ___ _____г.

№	Функция	Качественные результаты				Количественные  результаты
		Потребности, цели бизнеса	Полученные результаты			«Делаем сами»	«Делают другие»	Выигрыш от использования
			нд	днп	дп

 

В графе  «Полученные результаты», необходимо соотнести результаты поставленным целям, и поставить галочку в  одной из 3-х колонок : НД – не достигнуты,  ДНП – достигнуты не полностью,  ДП – достигнуты полностью.  В  графе «Делаем сами», необходимо произвести оценку затрат, как если бы компания выполняла переданные функции  самостоятельно, и соотнести эти  затраты со стоимостью, которая была уплачена аутсорсеру за каждую функцию. Графа  выигрыш от использования  может принимать положительные  и отрицательные значения, показывая  результат.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Моделирование  информационной системы

2.1 Отчет бизнес-аналитика

1.Назначение  и цели информационной системы

Информационная  система разрабатывается с целью  автоматизации процесса внедрения  и распространения плана действий по переходу на аутсорсинг, процесса приема замечаний и  оповещения работников о предстоящих изменениях и дополнениях к контракту, а также оценке состояния модели.

1. Внедрение и распространение плана перехода на аутсорсинг

С помощью  этой функции происходит  автоматическое оповещение всех работников организации  об изменениях, связанных с планом перехода на аутсорсинг.  Работники  ознакомляются с условиями контракта  и исполняемыми ими функциями, а  также функциями, переданными на аутсорсинг. С помощью данной информационной системы, работники могут вносить  изменения и дополнения к контракту, которые рассылаются необходимым  лицам для согласования. И затем  консолидируются в программе  переходного периода.

 

2. Принятие изменений и  дополнений к контракту

Принятие  изменений и дополнений к контракту  проводятся аналогично процессу внедрения  и распространения информации. Эта  функция является частью информационной системы, которую можно назвать  «редактированием контракта».  На основе программы переходного периода  изменения заносятся в БД, и  каждому сотруднику, который имеет  отношение к изменениям, отсылается лист ознакомления.

Сотрудники  занимаются сопровождением внесенных  изменений, на основании чего составляется оценка текущего состояния аутсорсинговой модели.

2. Бизнес-роли

Исполнителями автоматизируемых функций являются координатор отдела и системный  аналитик. Координатор отдела внедряет и распространяет план перехода на аутсорсинг, а системный аналитик собирает замечания, согласовывает  изменения и дополнения к контракту.

3. Бизнес-объекты

1. Внедрение и распространение плана перехода на аутсорсинг
• Вход – План передачи функций
• Выход – Программа переходного периода
1. Принятие изменений и дополнений к контракту
• Вход – Программа переходного периода, лист ознакомления 
• Выход – Оценка текущего состояния аутсорсинговой

 

 

1. Поток работ по автоматизируемым функциям

 

Состав  функций входящих в «Внедрение и  распространение плана перехода на аутсорсинг»:

• Составление плана передачи функций
• Внедрение и распространение плана перехода
• Анализ замечаний
• Согласование изменений
• Состав функций входящих в «Принятие изменений и дополнений к контракту»:
• Составление программы переходного периода
• Отправка листов ознакомления для всех заинтересованных лиц
• Внедрение изменений
• Оценка эффективности модели

 

2. Бизнес-правила

 

• В случае непонимания сотрудниками своих новых обязанностей, указанных  в листе ознакомления, необходимо уведомить об этом системного аналитика  для дополнительного разъяснения
• Переходить к оценке эффективности только в том случае, если были приняты изменения по замечаниям, либо если не было прислано ни одного замечания.
• При формировании программы переходного периода всегда указывать заинтересованных лиц, чтобы в дальнейшем автоматически формировать листы ознакомления и рассылать их адресатам.
• На основе оценки эффективности делать определенные выводы, на основании которых либо возвращаться к замечаниям, либо продолжать работу.

 

 

3. Интерфейсы для каждой автоматизируемой функции

Интерфейс плана передачи функций:

 

Интерфейс добавления замечаний:

 

Интерфейс программы переходного периода:

 

Интерфейс листа ознакомления:

 

Интерфейс оценки состояния модели:

 

№ пп	Документ	Хранилище	Атрибуты
1	План передачи функций	План передачи функций	Номер плана Номер функции Уполномоченные лица Дата введения Описание
		Исполнитель	Наименование  ИНН Адрес Телефон
		Функции бизнеса	Номер функции Наименование Обязанности ИТ-активы
		Сотрудники	Табельный номер ФИО Должность Принадлежность
2	Программа переходного периода	Программа	Номер программы Номер изменения Номер контракта Дата
		Изменения	Номер изменения Наименование Затрагиваемые функции Заинтересованное лицо Описание
		Сотрудники	Описано в п.1
		Контракт	Номер контракта Наименование Номер SLA
3	Лист ознакомления	Лист ознакомления	Номер листа Табельный номер сотрудника Номер изменения Номер программы
		Изменения	Описано в п.2
		Программа	Описано в п.2
4	Оценка текущего состояния аутсорсинговой модели	Оценка состояния	Номер оценки Номер функции Номер контракта
		Контракт	Описано в п.2
		Функции бизнеса	Описано в п.1
		Качественные результаты	Номер кач. Потребность-цель Полученный результат
		Количественные результаты	Номер кол. Потребность-цель «Делаем сами» «Делают другие» Выигрыш

2.2 Таблица анализа документов

2.2 Таблица анализа документов

2.3 DFD-диаграмма

 

 

 

 

 

2.4 Транзакции

 

\

 

 

 

2.5 Описание системных  операций и транзакций

1. Внедрение изменений в контракт

2. Оповещение работников 

3. Оценка состояния модели 

 

Архитектура ИС

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6 Отчет системного аналитика

Цель информационной системы

Информационная  система разрабатывается с целью  автоматизации процесса внедрения  и распространения плана действий по переходу на аутсорсинг, процесса приема замечаний и  оповещения работников о предстоящих изменениях и дополнениях к контракту, а также оценке состояния модели.

Таблица описания пользователей информационной системы

№	Пользователь	Выполняемые функции
1	Координатор	Внедрение плана перехода Согласование изменений
2	Системный аналитик	Согласование изменений Формирование программы переходного  периода Ознакомление сотрудников с  изменениями Оценка эффективности модели

 

Таблица описания функций информационной системы

№	Функция	Описание	Категория
11	Внедрение плана передачи функций	План перехода на аутсорсинг фиксируется  в системе	Очевидная
22	Добавление и согласование изменений	Пользователи вносят в систему  замечания, эти замечания согласовывают  и составляют изменения	Очевидная
33	Формирование программы переходного  периода	Изменения вносятся в программу и  формируется программа переходного  периода	Очевидная
44	Отправка листов ознакомления	Рассылка каждому сотруднику, имеющему отношение к какому-либо изменению  отсылается лист ознакомления	Очевидная
55	Расчет результатов работы модели	Занесение в систему информации о  результатах работы модели	Очевидная
66	Формирование оценки текущего состояния	Формируется оценка текущего состояния работы аутсорсинговой модели	Очевидная

 

Таблица описания системных операций

№№	Системная операция	Описание
11	Ввод  и редактирование информации в плане  передачи функций	В ИС вводятся данные о фукнциях, ИТ активах и т.д., которые необходимо передать на выполнение
22	Ввод  информации о замечаниях	В ИС вводятся замечания работников
33	Ввод  и редактирование информации в программе  переходного периода	В ИС вводятся данные об изменениях, которые  необходимо внедрить
44	Ввод  и редактирование информации в оценке текущего состояния	В ИС вводятся данные об оценке текущего состояния аутсорсинговой модели

 

Таблица описания системных транзакций

№	Наименование транзакции	Наименование функции	Ответственный
1	Внедрение изменений в контракт	Внедрение плана передачи функций, добавление и согласование изменений	Координатор ИТ
2	Оповещение работников	Формирование программы переходного  периода, отправка листов ознакомления	Системный аналитик
3	Оценка состояния модели	Расчет результатов работы модели, формирование оценки текущего состояния	Системный аналитик

 

 

Описание требований к информационному  обеспечению(входная и выходная информация, классификаторы, база данных)

Справочная информация:

• Сотрудник( Табельный номер, ФИО, должность, принадлежность)
• Контракт (Номер контракта, Наименование, Номер SLA)

Входная информация:

• Исполнитель (Наименование, ИНН, Адрес, Телефон)
• Функции бизнеса (Номер функции, Наименование, Обязанности, ИТ-активы)
• План передачи функций (Номер плана, Номер функции, Уполномоченные лица, Дата введения, Описание)
• Изменения (Номер изменения, Наименование, Затрагиваемые функции, Заинтересованное лицо, Описание)
• Лист (Номер листа, Табельный номер, Номер изменения, Номер программы)
• Качественные результаты (Номер кач., потребность-цель, Полученный результат)
• Количественные результаты (Номер кол., Потребность-цель, "Делаем сами", "Делают другие", Выигрыш)