Построение модели бизнес-процессов на примере автомобильной мойки

КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ИННОВАЦИЙ  И ИНВЕСТИЦИЙ

Специальность “Бизнес информатика”

 

 

 

 

Курсовая  работа

триместр 6

на тему:

Построение модели бизнес-процессов  на примере автомобильной мойки

в среде “BPwin”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Казань 2009

Содержание

Введение……...……………………………………………………………….................................3
1. Описание бизнес-процессов.......................................................................5
2. Методика и стандарты регулирования  бизнес-процессов………………………...............................................................................14
3. Описание бизнес-процессов в выбранной  предметной области. ……...20
Заключение………………………………………………………………………….…………….…….28
Список литературы…………………………………………………………………………..………..29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Ещё издавна люди заметили, что разделение труда  способствует  росту  производительности. Это связанно с тем ,что сосредоточенные на  одной  задаче  рабочие  становятся  более  искусными мастерами и лучше выполняют свою работу. У работающего персонала становится меньше область работы и он не распыляется на разных вещах, а концентрируется лишь на своей более узкой специализации.

На протяжении более двухсот лет, даже крупные  компании руководствовались лишь этими  принципами разделения труда, не задумываясь  о том, что это целая область  для исследования и развития своего предприятия. Однако в современном мире, люди достаточно внимательно изучая принципы разделения труда на предприятии и способствующую этому производительность, обнаружили,  что деятельность  компаний  состоит из огромного  количества  повторяющихся  бизнес-процессов,  каждый  из  которых представляет собой последовательность действий и  решений,  направленных  на достижение  определенной  цели. На бизнес-процессы можно разделить всё, от получения товара предприятием от поставщиков, до покупки этого товара клиентам.

 И вскоре стало ясно,   что   эффективность   деятельности   компании   (и, следовательно, прибыльность, конкурентоспособность и стоимость  компании)  в значительной  степени   определяется   эффективностью   реализации   бизнес-процессов  в  этой  компании. Как правило считают, что само понятие бизнес-процесса зародилось в 1980-х годах, когда  возможности экстенсивного роста компаний были уже  давно  исчерпаны. специалисты  по  управленческим  технологиям  в поисках возможностей по радикальному повышению  эффективности,  прибыльности и  стоимости  бизнеса  обратили  свое  внимание  на  проблему  эффективности реализации бизнес-процессов. И к своему удивлению, они обнаружили, что даже  в передовых с точки зрения  управленческих технологий  компаниях,   существуют   возможности   повышения   эффективности отдельных подразделений и компании в целом не в маленьком объёме,  а буквально в разы, путем оптимизации бизнес-процессов на различных уровнях компании. От корпоративного уровня до отдельных подразделений и рабочих групп. Учёные также обнаружили, что в крупных, а стало быть успешных компаниях, стратегически  важные  бизнес-процессы  как, например, разработка новых продуктов,  реализованы  настолько  неэффективно, что затраты времени и ресурсов  могут  быть  сокращены  в  десятки  раз. Это открытие дало  толчок  развитию  новой  управленческой  дисциплины, получившей   название   оптимизации  бизнес-процессов,   а   также свою методологию, терминологию, инструментальные  средства, систему подготовки специалистов и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Описание бизнес-процессов

 

И всё же, что такое бизнес процесс? Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы, создаёт ценность и выдаёт результат. Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, позволяющее определить, как компания работает в целом и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Для каждого объекта и связей характерны ряд параметров, или атрибутов, отражающих опредёленные характеристики реального объекта, например, номер объекта, описание, длительность выполнения, стоимость и название...

В дальнейшем производится описание бизнес-процессов. Оно делается для полседующего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций и т.п., а детальное описание процессов само по себе не представляет ценности. Реинжиниринг бизнес-процессов (англ. Business process reengineering) - это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения максимальной эффективности производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами. Бизнес-инжиниринг состоит из моделирования бизнес-процессов.

При интуитивной оптимизации деятельности вообще и бизнес-процессов в частности, как правило, совершается четыре типа ошибок:

• концентрация на несущественных, но психологически значимых деталях;
• использование интуиции вместо технологий (часто просто из-за недостаточного понимания);
• использование технологии оптимизации процессов не по назначению;
• личное участие топ-менеджеров в непосредственной работе.

Одна из самых  распространенных ошибок — уход во второстепенные и несущественные для эффективности деятельности компании детали. На практике это означает решение проблем слабо и очень косвенно влияющих на результаты процессов, но играющих роль «последней капли». Например, когда после очередного срыва срока поставки, начальник отдела доставки оправдывается тем, что все сделал по Заявке, и директор начинает улучшать форму «Заявки на доставку». Реальная же причина срыва срока скрывается не в форме Заявки, а в процессе и может находиться совсем в другом процессе, например, в закупке или продаже, и оптимизацию надо начинать с анализа процессов.

Использование интуиции вместо технологий происходит из-за слабой развитости технологий оптимизации бизнес-процессов и их недостаточной распространенности. Кроме того, в тех редких книгах, которые описывают реальные технологии оптимизации, используется слишком сложный язык и слишком много внимания уделяется деталям и формулам. Боле того, очень часто эти книги слишком абстрактны и неконкретны. Хотя на самом деле большинство вполне конкретных и технологичных решений лежат на уровне элементарной логики и их только надо вовремя уметь применять. В результате менеджеры компании, оптимизирующие свои процессы, совершают все возможные ошибки. К сожалению, работы по оптимизации у менеджеров происходят не настолько часто, чтобы процесс научения на своих ошибках приводил к достаточному росту квалификации.

Использование технологии оптимизации процессов  не по назначению является прямым следствием неправильного понимания процессной деятельности. К сожалению, после популяризации стандарта ИСО данная ошибка является практически повсеместной и кроется в очень абстрактном определении процессов деятельности, а именно:

Процесс — совокупность взаимосвязанных  и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы

Увы, данное определение  является очень общим и ровняет  «под одну гребенку» всю деятельность: и процессы, и проекты, и задачи, и функции. На самом же деле деятельность различна и тот или иной тип  деятельности имеет собственные  инструменты управления. В частности  процессы деятельности управляются  технологиями описания, оптимизации  и регламентации бизнес-процессов. И именно для этого вида деятельности данная технология дает максимально  значимый эффект, ощутимый результат. Но данная технология не панацея от всех бед. Так, например, ее применение для проектной деятельности или  для несвязных функций крайне ограничено и, как правило, не дает столь  ощутимого результата. Для «Задач»  же данная технология, в принципе, неприменима. В итоге эффект от проектов по оптимизации  процессов деятельности зачастую равен  нулю, так как в той или иной ситуации данную технологию применять  было нельзя.

В настоящее время много российских компаний имеют проблемы, связанные  с вопросами управления и эффективностью бизнес-процессов. Существование с  такими проблемами не может продолжаться безболезненно: пока конкуренция недостаточна за неэффективные процессы платит потребитель, когда же конкуренция усиливается  — затраты за неэффективные процессы ложатся на предприятие. На наш взгляд, данное обстоятельство может послужить  причиной проигрыша отечественным, а тем более и западным конкурентам. И что более печально — это  может послужить даже причиной гибели компании.

Практика реализации проектов по совершенствованию  систем управления компаниями позволяет  выделить следующие негативные особенности  в управлении российскими компаниями в настоящий момент:

1) Большое распространение имеет  дублирование функций — функциональные  обязанности пересекаются, создавая  беспорядок, а иногда и хаос. Отсутствие  прозрачности системы управления  порождает «черные дыры», в  которых пропадают денежные, материальные  и временные ресурсы. 

2) Наблюдается скрытое противостояние  интересов собственников и топ-менеджеров  компаний. Нередко встречается ситуация, когда топ-менеджеры занимаются  лишь оперативным управлением  (или созданием его видимости)  и решением различных локальных  вопросов. Времени на вопросы  стратегии и внедрение изменений,  вызванных потребностями рынка,  почему-то не хватает. Собственникам  компаний же хочется, чтобы  топ-менеджеры в основном занимались  инициацией и реализацией вопросов  стратегического развития при  отлаженной работе существующего  бизнес-механизма. 

3) Многие руководители, имея хороший  управленческий опыт, не имеют  элементарных знаний в области  экономики предприятия, нет профессионального  владения инструментарием менеджмента  и маркетинга в управлении. Как  следствие, любой проект реформирования  или консалтинга начинается не  с диагностики и поиска подходов  к решению, как на западе, а  со структурирования задачи и  выяснения, для чего это надо  и надо ли вообще. После выработки  общего понимания начинается  не стадия выполнения, а период  обучения топ–менеджеров тем  методам работы, которые западные  консультанты априори считают  самим принципом ведения бизнеса.  Также немаловажно и то, что  некоторые менеджеры не успели  перестроиться на новые принципы  хозяйствования — в подсознании  еще есть остатки административно-командной  системы. 

4) Отсутствует система улучшения  деятельности компании на всех  уровнях (об этом обычно задумываются  только собственники) — очень  часто встречаются сотрудники, которым  абсолютно все равно, как улучшить  их деятельность и деятельность  компании.

5) Внедрение информационных систем  без предварительного анализа  необходимости их внедрения. Зачастую  автоматизируются процессы (а иногда  и целые компании), которые неэффективны  и требуют улучшения. 

Одним из современных инструментов решения вышеперечисленных проблем  и повышения эффективности систем управления компаниями является описание и регламентация бизнес-процессов. Не будем рассказывать о преимуществах  и выгодах данной технологии —  об этом написано достаточно много. С  точки зрения практической реализации отметим ряд результатов, которые  достигаются сразу после окончания  проекта по описанию и регламентации  бизнес-процессов:

• описанные и регламентированные бизнес-процессы формализуют существующую модель бизнеса, устраняют дублирование функций работниками;
• сотрудники, зная, что процессы контролируются, выполняют свою работу более добросовестно;
• количество ошибок при оформлении платежных и первичных документов снижается в среднем на 50%;
• в регламентах бизнес-процессов содержится система показателей для управления и заложен механизм дальнейшего улучшения процессов;
• регламентированные процессы представляют собой базу знаний о процессах — новые сотрудники быстрее обучаются и понимают то, что от них требуется;
• формируется полный перечень документации для управления — регламенты, должностные инструкции, положения;
• регламенты процессов представляют собой законную нормативную базу предприятия для материального стимулирования и наказания работников;
• сокращаются случаи остановки производства за счет работы обеспечивающих служб (повышается эффективность работы отдела главного энергетика, ремонтной службы);
• выявляются и ликвидируются основные средства, не использующиеся в обороте и ненужные в будущем;
• сокращаются неоправданные закупки товаров. Прозрачность и контролируемость закупок обеспечивает своевременное выполнение заявок и экономию оборотных средств за счет снижения уровня закупочных цен, транспортных затрат и затрат на содержание складов.

Таким образом, многие проблемы современного российского менеджмента может  решить использование процессно-ориентированного подхода и инструментов управления бизнес-процессами. Данная технология на сегодняшний момент является очень  популярной, так как она позволяет  навести порядок в компании и  заложить механизм улучшения процессов.

В то же время, на практике дела с внедрением данной технологии в жизнь не так  хороши как в теории. Поэтому для  достижения успеха, очень важно учесть опыт проектов по описанию и регламентации  бизнес-процессов

Некоторые управленцы задают следующий вопрос: «Зачем нам  необходимо описывать бизнес-процессы?»  Зачастую это связано с тем, что  данная группа руководителей предпочитает решать вопросы без предварительного глубокого анализа проблемы на интуитивном  уровне. Может быть, в каких-то случаях  опыт и помогает, но в большинстве  случаев к решению проблем  это не приводит.