Отчет по практике

Составленный надлежащим образом и подписанный руководителем исходящий документ возвращается сотруднику (или структурному подразделению), ответственному за делопроизводство.

Все исходящие из организации  документы подлежат обязательной регистрации  с присвоением отправляемому документу регистрационного номера.

Отправка исходящих  документов производится секретарем, так как регистрацию почты  необходимо осуществлять в единой системе. Обработка отправляемой корреспонденции  включает ее сортировку, проверку правильности оформления документов, наличия указанных приложений, адресацию, упаковку в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости пересылки, составление описи на заказную почту и сдачу в отделение связи.

Типичные способы доставки корреспонденции - почтовые пересылки (заказные и ценные письма, телеграммы, телетайпограммы), отправка с курьером, фельдсвязь. Также предприятие активно использует факс для передачи информации, требующей оперативного принятия решения. Ежедневно через отдел секретаря проходит большое количество документов, в среднем предприятие получает от 5 до 10 писем из контролирующих организаций, а также письма-предложения и рекламные письма. Основными документами предприятия являются отчетные и статистические документы, а также различные документы участков и цехов, как правило это различного рода приказы, акты и письма.

В настоящее время  на предприятии существует традиционный документооборот: все данные хранятся в бумажном виде.

Деятельность ООО “Торнес” связана с оформлением большого количества документов — договоров, счет-фактур, платежек и др. Проходя каждую инстанцию, документ должен быть проверен, заверен и отправлен далее. К сожалению, человеку свойственно ошибаться, опаздывать, терять, менять место работы. В итоге отведенное документу время на прохождение всех ступеней затягивается.

К минусам существующей на предприятии системы документооборота можно отнести следующее:

− медленный поиск документов;

− трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

− сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

− длительность сроков подготовки и согласования документов;

− сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

− невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.

Автоматизация документооборота способна изменить сложившийся порядок  управления бизнес-процессами.

Одно из основных преимуществ автоматизации документооборота −сокращение времени на обмен информацией между участниками бизнес-процесса. Основной результат от внедрения системы электронного документооборота заключается в снижении транзакционных издержек и росте производительности труда персонала. Руководители получают возможности для календарного планирования, распределения ресурсов. Крайне востребованным продуктом автоматизации документооборота является электронный архив. Поиск в нем позволяет менеджеру оперативно получать необходимую информацию, систематизировать ее. Можно говорить и о том, что автоматизация документооборота является стратегическим шагом по превращению организации в самообучающуюся.

К плюсам электронного документооборота для ООО “Торнес” можно отнести следующее:

− все подразделения организации взаимодействуют в рамках единого информационного пространства;

−скорость прохождения информации внутри организации увеличивается;

− действуют единые стандарты работы с документами и контроля за их исполнением;

− повышается безопасность доступа к информации;

− повышается производительность труда сотрудников, снижается зависимость от квалификации работника.

К минусам применения электронного документооборота относится:

• необходимость реформирования сложившейся системы документооборота — «стресс из-за смены привычных бизнес-процессов»;

− потребуются дополнительные затраты на программное обеспечение и, возможно, на обновление парка компьютерной техники и обучение персонала;

− возможны проблемы, связанные с хранением всей информации в едином массиве (потеря данных, несанкционированный доступ, и т. д.).

Таким образом, руководство  ООО “Торнес” решило внедрять электронный документооборот в организацию. Автоматизацию документооборота решили начать с разработки программы ведения договоров с поставщиками, так как этот процесс наименее документирован и отлажен.

 

3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ С

  ПОСТАВЩИКАМИ  ООО «ТОРНЕС»

 

1. Постановка задачи на проектирование

 

В предыдущих разделах дипломной  работы был рассмотрен процесс организации товарооборота на торговом предприятии, в частности на ООО “Торнес”. Было установлено, что процесс ведения договоров с поставщиками в организации не автоматизированы, что затрудняет мониторинг данного процесса, усложняет работу сотрудников, занимающихся работой с поставщиками.

 Для решения этих проблем было решено разработать автоматизированную систему ведения договоров с поставщиками ООО “Торнес”.

Прежде чем приступить к разработке информационной системы, нужно разработать регламент работ с договорами − положение о договорной деятельности предприятия, которое станет организационным инструментом управления данным процессом. В дальнейшем это упростит составление технического задания, а также позволит выявить недостатки сформулированных требований к работе с договорами до внедрения информационной системы. Как правило, положение о договорной деятельности предприятия содержит следующие разделы:

−порядок и сроки оформления и согласования договоров,

−ответственные лица;

−хранение и учет договоров;

−контроль за соблюдением сформулированных в положении процедур.

Важным моментом при  заключении тех или иных видов  договоров является определение  центров ответственности (в т.ч. финансовой). С точки зрения контроля финансовых ресурсов предприятия важно, чтобы  все ключевые договоры проходили  через визирование финансовой службой, которая таким образом контролирует соответствие заключаемых договоров заложенным планам и лимитам. Финансовый контроль за типовыми (массовыми) договорами, а также договорами по многочисленным мелким (разумеется, в масштабах конкретного предприятия) сделкам может быть отдан другим подразделениям (например, подразделениям-инициаторам) с условием четкого вписывания заключаемых договоров в установленные лимиты финансирования и периодическим контролем выполнения этого условия. Кроме того, для каждого вида договоров необходимо определить уровень руководителя, имеющего право на его подписание со стороны предприятия.

В положении о договорной деятельности должен быть определен  порядок согласований для каждого  договора, в итоге реализуемый средствами информационной системы. Указывается список должностных лиц (фамилия, имя, отчество, должность, подразделение), которые должны подписать договор, последовательность визирования и время, отпущенное на согласование.

Для дальнейшего анализа  фактических расходов по статьям бюджетов из договора (или сопроводительной документации) должна быть однозначно определена привязка к аналитическим классификаторам финансовой службы.

Также происходит автоматическая проверка на предмет превышения сумм обязательств над запланированным объемом соответствующего финансового потока.

Информационная система  должна отслеживать выполнение сроков по согласованию договора, а также  обеспечивать движение договоров в  информационной системе (маршрутизация). Маршрутизация может быть как фиксированной, когда составленный договор сразу направляется сотруднику подразделения, который стоит в списке согласований следующим за инициатором договора, либо составитель может самостоятельно выбрать, кому передать договор на согласование, указав должность и имя.

Нужно отметить, что все  договора должны проходить согласование с финансовой службой предприятия  на предмет соответствия условий  контракта составленному бюджету. Поэтому при согласовании информационная система должна обеспечивать привязку договора к статьям доходов или расходов компании (указание статьи доходов или расходов и запланированного лимита по ней).

После того как разработано  положение о договорной деятельности, нужно сформулировать требования к  информационной системе.

Информационная система должна автоматизировать все этапы работы с договорами, а именно: подготовку, согласование, исполнение, и решать следующими основные задачи:

−Ведение электронной базы договоров, содержащей всю необходимую для контроля и анализа информацию (основные реквизиты, сроки, суммы обязательств и т.п.);

−Автоматизированный контроль порядка оформления и согласования договоров в соответствии с Положением о договорной деятельности;

−Разграничение доступа пользователей к различным типам договоров и по принадлежности к подразделениям;

−Формирование аналитической отчетности по договорной деятельности

В большинстве информационных систем формирование типового контракта  начинается с заполнения карточки договора, в которой указывается:

−вид договора (с покупателем или c поставщиком),

−тип договора (предоставление услуг, поставка продукции);

−стадия (оформление или исполнение);

−плановые сроки исполнения договора и сумма платежа (стоимость поставки)

− ответственные за исполнение договора, как со стороны организации, так и со стороны контрагента и т.д.

На основании карточки договора формируется типовой договор, то есть в шаблон переносятся все  данные о контракте, который собирается заключить компания. Нужно также  отметить, что помимо описанных данных в карточке договора сохраняется его уникальный номер, который, в большинстве случаев, формируется системой автоматически по заданному правилу. Использование этого номера при создании платежных поручений и накладных позволит четко отследить исполнение обязательств по договору.

Также система должна хранить информацию о сотрудниках  организации, поставщиках, товарах.

Разрабатываемая система  должна обладать понятным и дружественным  интерфейсом.

Среди существующих программ, предназначенных для ведения  договоров с поставщиками можно выделить следующие:

• Программа «Респект: Учет договоров» поставляется как дополнительный модуль для конфигурации «Бухгалтерия предприятия» или «Управление торговлей» на платформе 1С: Предприятие 8.

Программа позволяет  значительно упростить процедуру подготовки договоров.

Уже на стадии подготовки пользователь может распечатать  форму договора с заполненными реквизитами, а так же создать другие сопутствующие  документы: коммерческое предложение, счет, рамочное соглашение.

Для разработки шаблонов будущих договоров используется текстовый редактор MS Word или его бесплатная альтернатива OpenOffice Writer. При необходимости готовый документ вы так же можете корректировать в том же редакторе.

После согласования и  подписания договора. Данные о календарных  планах исполнения и платежей регистрируются в системе, что позволяет:

Формировать графики  платежей для бухгалтерии.

Формировать графики  исполнения для производственных подразделений.

В любой момент получить сверку фактических данных с плановыми.

Вести реестр договоров, и быстро отслеживать важные события  по договорам: продление, прекращение, перезаключение.

Экономическая служба может так же получить для себя обширную информацию:

Реестр договоров позволяет  произвести плановый анализ поступления  денежных средств от покупателей  и план платежей поставщикам, что  является упрощенным видом бюджета  доходов и расходов.

Аналогично бюджет по поступлению и реализации товаров  и услуг.

Провести план-факт анализ, сверив данные бухгалтерского учета  с данными договорного модуля.

• ScyCom

Функциональные возможности

Договора с заказчиками. Возможность ведения учета для нескольких обслуживаемых предприятий.

Ведение договоров с  заказчиками и поставщиками. В  комплект документов по договору входят: договор, состав договора, протокол договорной цены, акты выполненых услуг, дополнительные соглашения.

Возможность автоматического  создания счетов на оплату, налоговых накладных.

Группировка договоров  по контрагентам. Отображение в договоре всех документов входящих в комплект договора.

Возможность одновременной  работы неограниченого количества пользователей (сетевой режим работы программы).

Создание неограниченного  количества произвольных печатных форм документов с выводом на печать средствами Microsoft Word.

 
Формируемые документы:

• Комплект договора
• Договора с закачиками
• Комплект документов для одного договора содержит:
• Договор с заказчиком с возможностью формирования счета на предоплату по договору
• Содержание работ по договору
• Протокол договорной цены
• Акт выполненных работ (неограниченное кол-во документов). Возможность формирования счета под акт, налоговой накладной
• Дополнительное соглашение (неограниченное кол-во документов)