Отчет по практике

− снятие исполненных документов с контроля.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его  реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более  экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

− контрольные журналы;

− регистрационно-контрольные карточки (картотека);

− письменные отчеты;

− проверки;

Каждая из перечисленных  форм имеет свою специфику, но при  использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование − не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

1.2.4 Передача документов в архив. Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в  архив документы предварительно располагаются в удобном для  отыскивания порядке и подшиваются  или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

− По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);

− По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

− По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);

− По номерам документов.

Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника  структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о  наличии каждого дела. В конце  описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет  передаются в ведомственный архив  по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них  материала подразделяются на центральный  или общий и местные (текущий).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

Порядок пользования документами  из архива:

1. Для получения документов для  дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.

2. Категорически запрещается делать  на документах пометки, загибать  листы, снимать копии без разрешения  руководителя, переводить чертежи  через кальку.

3. Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.

4. Документы по письменным запросам  выдаются доверительным лицам  по доверенности.

5. При снятии копии с документа,  который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к ответственности в установленном законом порядке. [8, c. 194]

 

3. Основные правила организации документооборота на торговом предприятии

 

Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения  инструкции по делопроизводству, должностной  инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

В соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом торгового предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

− централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо – ответственный за делопроизводство;

− экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

− функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

− унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

− открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

− гибкость, когда в организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов. [10, c. 39]

Пример схемы документооборота предприятия представлен в приложении В.

 

2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ОРГАНИЗАЦИИ

   ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО“ТОРНЕС”

2.1 Краткая  характеристика объекта исследования

 

Общество с ограниченной ответственностью «Торнес» (именуемое в дальнейшем «Общество»), создано в процессе реорганизации в форме преобразования иностранного частного унитарного производственно-торгового предприятия «Торнес» решением общего собрания учредителей (протокол №1 от 28 марта 2007г.) в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь, Законом Республики Беларусь «О хозяйственных обществах». Общество зарегистрировано решением Минского областного исполнительного комитета №778 от 12 апреля 2007 года (см. приложение 1) в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Место нахождения Общества (юридический адрес): Республика Беларусь, г. Минск, 2-й переулок Багратиона, дом 18А, комната 3.

Почтовый адрес: 220000 г. Минск, 2-й  переулок Багратиона, дом 18А, комната 3.

Тел./факс: +375 17 245 81 11

e-mail: info@rublevski.by

Общество является юридическим  лицом, согласно законодательством  Республики Беларусь, имеет самостоятельный  баланс, печать, штампы, расчетные и  валютные счета  в банке, товарный знак. Может от своего имени приобретать  имущественные права и исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество создано на неопределенный срок.

Общество имеет право  создавать унитарное предприятие, открывать филиалы и представительства  в Республике Беларусь и за ее пределами, участвовать в акционерных обществах, обществах  с ограниченной ответственностью и иных хозяйственных обществах и товариществах, а также в объединениях и в иных юридических лицах.

Основной целью деятельности Общества является извлечение прибыли  для удовлетворения социальных и экономических интересов Участников Общества посредством осуществления хозяйственной деятельности.

Основным видом деятельности является розничная торговля (включая алкогольные напитки и табачные изделия) и общественное питание.

Виды деятельности, подлежащие лицензированию в соответствии с законодательством, осуществляются Обществом после получения соответствующего специального разрешения (лицензии).

Общество имеет право  осуществление розничной торговли (включая алкогольные напитки  и табачные изделия) и общественное питание по специальному разрешению (лицензии), выданному на основании решения Мингорисполкома №999 от 10.05.2007г.

ООО «Торнес» владеет  сетью успешно развивающихся  универсамов, под товарным знаком «Рублевский».

Общество имеет два  Участника. Уставной фонд Общества сформирован Участниками в размере 15 000 000 бел. руб. Участники вносят вклад в Уставной фонд в порядке и размере предусмотренные Учредительным договором и Уставом Общества.

  Основной целью  Общества является извлечение  прибыли от осуществления розничной торговли, укрепление позиции предприятия на рынке.

Основным предметом  в соответствии с целью образования  ООО «Торнес» является:

− Изучение конъюнктуры  рынка розничной торговли;

− Удовлетворение покупательского  спроса.

Основными задачами Общества являются:

− Обеспечение широкого ассортимента высококачественных продуктов  питания и сопутствующих товаров;

− Ведение ассортиментной и ценовой политики, ориентированной  на широкий круг потребителей с уровнем  дохода средний и ниже среднего;

− Развитие собственного производства: мясные полуфабрикаты и  салаты, кулинарные и кондитерские изделия (всего более 100 наименований);

− Регулярное проведение рекламных кампаний.

Рассмотрим общую организационную  структуру ООО «Торнес». Структура  управления ООО «Торнес» нацелена на обеспечение стабильной и эффективной работы торговой организации.

Органом управления предприятием является директор, который  осуществляет текущее руководство предпринимательской  деятельностью предприятия. Единственным сотрудником приемной директора является секретарь, в обязанности которого входит:

• осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;
• приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
• приём документов и личных заявлений на подпись руководителя;
• подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
• по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.

Основными задачами отдела бухгалтерии на исследуемом предприятии являются:

• осуществление приема и контроля первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета;
• учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности;
• начисление и перечисление платежей в государственный бюджет и внебюджетные фонды;
• отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с движением денежных средств и товарно-материальных ценностей;
• подготовка данных по участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.