Основы работы с электронными таблицами Microsoft Excel

Министерство  Образования и Науки Республики Казахстан 

Колледж Каспийского Государственного университета технологии и инжиниринга им.Ш.Есенова

 

 

 

           Реферат

 

 

 

 

На тему:

 

«ОСНОВЫ РАБОТЫ

С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ MICROSOFT EXCEL»

 

 

 

                                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент группы ВТ 10-02 

Гейченко К.О.

Проверил: Алексеенко Н. И. 

 

                                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Актау 2011

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Невозможно представить себе работу современных бухгалтера или экономиста без средств, которые предоставляют  им программы работы с электронными таблицами.

Как известно, таблица – это  одна из наиболее естественных форм представления  сложной, структурированной информации. Именно поэтому информация статистическая и экономическая неизбежно хранилась  в виде таблиц на традиционных бумажных носителях. При этом в случае внесения каких-либо изменений в данные все таблицы приходилось перечерчивать заново, предварительно пересчитав результаты вычислений. Это отнимало много времени и отнюдь не защищало от многочисленных ошибок.

С появлением программ, предназначенных для работы с электронными таблицами, ситуация радикальным образом изменилась. Теперь мы можем создать требуемую нам таблицу в ручном режиме или с помощью специального инструмента-мастера за считанные минуты. Все, что от нас требуется – это внести  в таблицу (имеющую, кстати, привычный человеку, который видел таблицу на листе бумаги, вид) данные и, возможно, формулы. Причем формулы зачастую используют в качестве переменных ячейки все той же электронной таблицы. Вам больше не нужно вручную пересчитывать результат при изменении исходных данных. Все, что от вас требуется – это всего лишь изменить данные. Программа сделает все остальное за вас.

Кроме ввода и хранения данных программы  для работы с электронными таблицами  предоставляют пользователю ряд возможностей по обработке данных. Это может быть статистический анализ данных, включающий их группировку и фильтрацию, подбор решения и т.п.

Электронные таблицы похожи на обычные  таблицы, которые вы рисуете на бумаге. Единственным отличием является то, что расчеты в электронных таблицах происходят автоматически после того, как вы скажете программе, что нужно делать. Этому и посвящен мой отчет.

 

 

 

 

1. Знакомство с Excel

1. Основные термины и принципы работы

 

Любая таблица состоит из множества  строк и столбцов, на пересечении которых расположена разнообразная информация.

    В программе Excel в одном  файле может находиться несколько  таблиц. Каждая таблица расположена  на отдельном листе, а несколько  листов, хранящихся в одном файле,  называются рабочей книгой. Рабочая книга является основным документом, с которым работает Excel. В рабочей книге может быть столько листов, сколько вам нужно для работы, и вы можете создавать или удалять листы при необходимости. При этом информацию в различные листы можно вносить независимо от других листов. Но если вам нужно, вы можете связывать информацию из различных листов рабочей книги друг с другом. Иногда бывает нужно вводить или изменять информацию сразу в нескольких листах рабочей книги, и вы также можете это сделать.

   Ряд ячеек таблицы, расположенный  горизонтально называется строкой,  а ячейки расположенные вертикально  образуют столбец. В электронной  таблице строки и столбцы пронумерованы.  Каждая ячейка в таблице находится  на пересечении строки и столбца.  Указав номер столбца и номер строки, на пересечении которых расположена ячейка, вы однозначно определите расположение ячейки. Таким образом, номер строки и столбца образуют адрес ячейки.

    Есть несколько способов  нумерации строк и столбцов. По  умолчанию используется принцип нумерации, названный в программе стилем А1. В этом случае столбцы нумеруются буквами, а строки — числами. Например, ячейка в первой строке второго столбца имеет адрес В1. Эти буквы и числа называются заголовками столбцов и строк. Можно использовать одинаковую нумерацию, как  строк, так и столбцов, и такой стиль нумерации называется R1C1. При использовании этого способа нумерации адрес ячейки записывается как буква R и числовой номер строки, а затем буква С и числовой номер столбца. Например, адрес  R3C4 указывает на ячейку, находящуюся на пересечении третьей строки и четвертого столбца. Буквы — это сокращения от английских слов Row — строка и Column - столбец. В большинстве случаев используется первый способ адресации ячеек.

     Размер таблицы заранее не определен. Максимальное число строк таблицы составляет 65536, и этого вполне достаточно для работы. Столбцы нумеруются буквами, но букв в латинском алфавите очень мало, всего 26. Столбцы с первого по двадцать шестой обозначаются буквами с А по Z. Для обозначения имен столбцов, начиная с двадцать седьмого, используют сочетание двух букв. Так, столбец 27 обозначается АА, следующий АВ, а после названия AZ идет сочетание букв ВА, ВВ и так далее. Максимальное число столбцов в таблице Excel равно 256, что соответствует адресу IV.

      В ячейках электронной  таблицы могут храниться числа,  текст или формулы. Числа используются  в расчетах, и в программе есть  много способов представления  чисел, например, дата отличается  от процента и от обычного  числа. Текст обычно вводят в ячейки для пояснений, и эти пояснения делают таблицу более понятной. С помощью формул производят вычисления с числами из любых ячеек. Часто используются такие формулы, как суммирование, вычисление средних величин и процентов. Однако в электронных таблицах можно вести и более сложные расчеты.

     Особенностью электронных  таблиц является то, что после  ввода формулы, в ячейке немедленно  появляется результат. Если вы  измените информацию в таблице,  формулы будут автоматически  пересчитаны, и в ячейках появятся новые результаты. Если формула содержит ошибку, вы об этом сразу же узнаете.

     Вы можете оформить  таблицу, изменив внешний вид  ячеек и информацию в них,  то есть отформатировать таблицу.   Можно изменить представление  чисел, внешний вид и размер надписей, выбрать цвет, которым будет отображаться информация. С помощью форматирования вы можете создавать красиво оформленные таблицы, а также различные бланки, вид которых заранее определен.

2. Знакомство с программой

 

При запуске программы в верхней части окна   располагается заголовок, в котором указано название программы, а также имя рабочей книги, с которой вы в данный момент работаете. По умолчанию используется имя Книга!, но вы можете изменить его по своему желанию.

Ниже заголовка располагается меню, в котором вы выбираете различные команды при работе с программой. 

    В центральной части  рабочего окна располагается  сама таблица, с которой вы  работаете. Работа с таблицей  заключается во вводе в ячейки  нужной информации и просмотре  результатов вычислений в формулах. Ячейка, с которой вы в данный момент работаете, называется активной ячейкой, и она выделена в таблице жирной рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, следует щелкнуть на ней

мышью. Часто размер таблицы превышает  размер окна программы, и часть ячеек не видна. Чтобы увидеть нужную ячейку вам может понадобиться перемещаться по таблице. Перемещение осуществляется с помощью полос прокрутки.

   Ниже меню располагаются  панели инструментов с кнопками  для выполнения различных действий. Между таблицей и панелями инструментов расположена строка формул,  предназначенная для ввода в ячейки таблицы текста, чисел или формул. Адрес ячейки, в которую вводится информация, отображается в левой части строки формул.

   В нижней части рабочего  окна находятся ярлычки для выбора нужного листа из рабочей книги. У каждого листа книги есть имя, и по умолчанию создается книга с тремя листами — JIucml, JIucm2 и ЛистЗ.

Вы можете создавать и удалять  листы из рабочей книги, менять имена  листов по вашему вкусу. Чтобы отобразить на экране лист рабочей книги, следует щелкнуть мышью на ярлычке

этого листа. В нижней части рабочего окна находится строка состояния. В  этой строке отображается  информация: о состоянии программы, статистическая информация о рабочем листе, а также результаты некоторых вычислений.

2. Создание и редактирование таблиц

 

Чтобы работать с таблицей нужно  ее создать. В программе есть несколько  способов создания таблиц. По окончании  работы нужно сохранить таблицу  на диске. В дальнейшем вы сможете  загрузить таблицу в программу, и продолжить работу с ней, редактируя содержимое ячеек и вводя новую информацию.

   Вместе с программой Excel поставляется несколько заготовок,  которые вы можете использовать  для создания своих документов. Эти заготовки называются шаблонами, и их количество зависит

от версии Excel.

    Работа с книгами и  листами

Программа Excel позволяет отображать рабочую книгу и листы на экране в разном виде. По умолчанию, во время  работы с листами рабочей книги, они отображаются в обычном режиме , в котором вы видите таблицу не разбитую на отдельные страницы, и именно так удобнее работать с электронной таблицей.

           Для  удобства работы можно менять  масштаб отображения листов рабочей  книги.  По умолчанию, при запуске  программы, создается рабочая книга, содержащая несколько листов. В настройках программы вы можете изменить количество листов во вновь создаваемой книге, но по умолчанию в новой книге имеется  три листа, которые называются Лист1, Лист2 и ЛистЗ .

Можно изменить имена листов, если вам это нужно.

     Если создаваемая  таблица простая, вам хватит  и одного листа для работы. При этом остальные листы книги  лучше удалить. Для сложных  таблиц и трех листов может  оказаться мало. В этом случае  можно добавить листы в книгу.  Чтобы вставить новый лист рабочей книги, щелкните правой кнопкой мыши на том листе, перед которым вы хотите вставить новый лист, и в появившемся вспомогательном меню выберите команду Добавить. Будет открыт диалог добавления, в котором

нужно щелкнуть мышью на значке с  именем Лист и нажать кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Новый лист будет добавлен перед текущим листом рабочей книги.

Чтобы удалить лист из рабочей книги, щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке  удаляемого листа, и в появившемся  вспомогательном меню выберите Удалить. Если в таблицу вносились изменения, появится диалог с предупреждением о том, что удаленный лист невозможно будет восстановить.      Можно копировать и перемещать листы в пределах рабочей книги или даже между книгами.

    Иногда возникает необходимость работать с несколькими книгами одновременно. Вы можете в любой момент загрузить нужную вам книгу, при этом закрывать текущую рабочую книгу не нужно. Также вы можете создать во время работы пустую рабочую книгу.

 

 

1. Ввод данных в таблицы

 

После того, как вы создали или загрузили рабочую книгу, можно приступать к вводу информации. Чтобы ввести информацию в ячейку, нужно сделать ее активной. Для этого просто щелкните мышью на нужной ячейке. Теперь вы можете вводить различную информацию с помощью клавиатуры. При вводе информации она дублируется в строке формул. При этом если в ячейке была какая-либо информация, она будет заменена новой, только что введенной вами информацией. Если вы хотите не заменить информацию в ячейке, а добавить к ней новую информацию, вам нужно отредактировать содержимое ячейки.

     Если вы вводите  цифры, то нужно нажимать цифровые  клавиши клавиатуры. При этом  для ввода отрицательных чисел  следует перед цифрами ввести  знак минуса, нажав соответствующую  клавишу. Кроме того, если вы  введете число в скобках, например (33), программа также будет считать его отрицательным. Чтобы ввести дроби, нужно разделять вводимые цифры запятой. Если вы будете использовать вместо запятой точку, программа будет воспринимать такие числа

не как дроби, а как даты. Например, если вы введете 10,1, это будет дробным числом, а если вы введете 10.1, программа будет считать, что вы ввели дату 10 января и в ячейке появится    10янв. Чтобы ввести полную дату, нужно через точку указать день, месяц и год, причем год можно указывать двумя последними цифра   ми, например 1.10.11, а не 01.10.2011.

Если вы вводите в ячейку очень  большое число, например 111111111111, оно  будет преобразовано в экспоненциальную форму, и в ячейке появится число 1,11111Е+11. Проценты вводятся, как и любое другое число, но в конце следует ввести знак процентов, например 40%. В действительности же в ячейке будет храниться число 0,4. Текст, вводится точно так же, как и числа, то есть вы делаете ячейку активной, и начинаете вводить текст с помощью клавиатуры. Но текст может быть длинным и выходить за границы ячейки. При вводе длинного текста он сдвигается так, что в ячейке вы видите только последние введенные символы, однако после того, как вы ввели весь текст, он будет выровнен по левому краю. При этом если соседние ячейки справа будут свободными, вы увидите весь текст .В противном случае вы увидите не весь текст, а только его часть, которая помещается в ячейке . Хотя текст в ячейке и не виден целиком, программа хранит его весь без исключений, не обрезая. После завершения ввода в одну ячейку, активной автоматически становится следующая ячейка, и ввод будет происходить именно в нее.  По умолчанию это ячейка, расположенная ниже текущей ячейки в том же столбце, но можно изменить направление перемещения в настройках программы.