Мәліметтер қоры көмегімен ақпаратты

     Жаңа объект керек болса, онда Құру жаңа (Создать новый– Create New),  ал объект дискте сақталған болса – Файлдан құру (Создать из файла – Create from File) жолын таңдауға болады. OLE бъектінің файлын Обзор (Browse) батырмасын шерткенде табуға болады.

     Объект енгізілген өрісте объектінің  өзі немесе оған сілтеме болады. Егер сілтеме болса, онда екі рет шертіп объектіні көруге болады.

 

     Жаңа тапсырманы орындау керек  болсын. Мәселен, мәліметтер қорында  адресаттың жынысын бейнелеу  керек.

     Мұндай таңдау мүмкіндігі өте  көп емес, бар болғаны екеу-ақ, сондықтан да әрбір адресат үшін жыныс мәнін жазып отыру ыңғайсыз болғандықтан, тек мүмкіндіктің бірін ғана пайдаланған жөн. Осы мақсатта басқару элементтері-мен толығырақ танысайық.

     Басқару элементтері – бұл  формаға жай әдемілік үшін  немесе берілгендер-ді өрнектеу үшін орындалатын амалдарды бейнелейтін графикалық объектілер. Басқару элементтерінің көбірек таралғандарының бірі – ол мәтінді немесе цифрды орналастыруға мүмкіндік беретін мәтінді өріс. Оны мәліметтерді енгі-зу құралы ретінде немесе барын түзетуші ретінде пайдалануға болады. Бірақ қойылған тапсырманы орындау үшін жалаушы немесе ауыстырғыш қосқыш көбірек қызықтыратындығы анық.

     Тапсырманы қиындата түсейік.  Мәселен, ауыстырғышты пайдаланып, алынған нәтижені формадағы кестеде  бейнеленгенін көргіміз келеді  дейік. Ол үшін кестеден алдын-ала жаңа өріс құрып алу қажет.

1. АДРЕСтер кестесін құрастырушы режимінде көрсету.
2. Меңзерді өрістер тізімінің алғашқы ұяшығына орналастыру.
3. Өрістің атын енгізу. Мысалы, “жынысы”.
4. Меңзерді “Жынысы” жолының Сипаттау бағанына орналастырып, “1-ер”, “2-әйел” мәтіндерін енгізу.
5. Кестені жабу.

 

 

 

 

 

Сурет 2.7. Кестеде  жања µріс ќ±ру.

     Кесте өрістерінің атын өзгерту.

     Кестелерді құрастыру режимінде  бола тұрып:

• мәліметтердің түрін өзгертуге;
• өрістердің аттарын өзгертуге, кестелерге жаңа өрістер қосуға;
• бар өрістерді жоюға болады.

     Бұрынғыдай біз қарастырып отырған  мысалдағы адамдар бір қалада  тұрғандықтан, Қала өрісін Адрес  өрісіне өзгерткен дұрыс болар  еді, себебі, оған толық адреспен  бірге үйлердің және пәтерлердің  нөмірі енгізілу жоспарланып отыр. Мұны құрастырушы режимінде өзгертуге тура келеді.

• Құрастырушы режиміне көшу.
• Қорларды пайдалана отырып Қала өрісінің атын Адрес өрісіне өзгерту.
• Кесте режиміне көшу.
• Адрес өрісін толтыру.

    

 

     Кесте бағандарының енін өзгерту.

     Бағандардың ені енгізілген жазбалардың өлшемімен сәйкес келмейді (Нөмірлеу үшін орын өте көп болғандықтан, адрестер тұтастай көрінбейді). Бұл жағдайды түзетуге болады:

• Егер тышқан көрсеткішін тақырып қатарындағы бағанның оң жақ шека-расына жеткізіп, тышқанның сол жақ батырмасын жібермеген күйі ба-ғанның шекарасына жылжытса;
• Егер тышқан көрсеткішін тақырып қатарының сол жақ шекарасына жет-кізіп, тышқанның сол жақ батырмасын екі рет шертсе. Осы әрекеттен кейін бағанның ені  ең ұзын жазба ұзындығына дейін созылады (тақырыпты ескере отырып);
• Егер, бағанды немесе бірнеше бағанды белгілеп Формат мәзірінің Баған ені командасын тањдап, ашылған диалогтық терезенің Мәліметтер ені бойынша батырмасы басылады;
• Егер, бағанды немесе бірнеше бағанды белгілеп тышқанның оң жақ батырмасын шерткеннен пайда болған контексті мәзірден Бағандар ені... командасы тањдалынса.

 

 

 

2.5. Формаларды құру.

 

     Кейбір жағдайларда мәліметтерді  кестеге емес, әрбір жазбаны жеке  терезе-лерде көрсетілетін формаға енгізген ыңғайлы. Бір формаға бірнеше кестелер-дегі деректерді еңгізуге болады.

      Форма құрудың да бірнеше әдісі  бар:

• Автоформа (AutoForm) – автоматты түрде құру;
• Форма Шебері (Мастер форм – Form Wizard) – Шебер көмегімен;
• Құрастырушы (Конструктор – Form Design View) – Құрастырушы режимінде.

 

1. Форманы құру үшін Форма белгішесін шертіп, Құру батырмасын басу керек.
2. <Жаңа форма> диалогтық терезесінен Форма Шеберін тањдау.
3. <Форманы құру> диалогтық терезесінен Бір бағанға жолын тањдау. Сурет. Келесі батырмасын басу.
4. Көркемделуін анықтау. Келесі батырмасын басу.
5. Форманың атын енгізу немесе АДРЕСА ұсынған атқа келісуге болады. Дайын батырмасын басу.

 

 

Сурет 2.8. Форма  құру.

 

 

 

 

Сурет 2.9. Форманыњ т‰рін тањдау.

 

 

 

 

Сурет 2.10. Жазбалардың формада көрсетілуі.

 

     Әрбір жазба жеке карточка  түрінде көрсетіледі. Мәліметтерді осындай режимде енгізген өте ыңғайлы.

     Қалып-күй қатарында (форма терезесінің  төменгі бөлігінде) жазбалардың  жалпы саны және жазбалар нөмірі  бейнеленген.

     Жазбалардың бірінен екіншісіне  ауысуды батырмалардың көмегімен орындауға болады.

 

 

 

Сурет 2.11. Батырмалар.

 

 

     Егер “алдыға” және “соңғы  жазбаға” батырмалары жоқ болса,  онда форма терезесін кеңейту  деген сөз. Сондықтан да оны  Үлкейту батырмасы көмегімен  немесе жүйелік мәзірдің сәйкесінше  командасы арқылы толық экран  түрінде көрсеткен жөн.

     Бұл нәтижелерді Жазба мәзірінің  Келесіге өту командасын орындау  барысындағы ішкі мәзір командаларының  бірін таңдау арқылы алуға  болады:

     Біріншісі – меңзерді пайдаланып  отырған жазба өрісінен  алғашқы жазба өрісіне көшіреді.

     Соңғы – меңзерді пайдаланып отырған жазба өрісінен соңғы жазба өрісіне көшіреді.

     Келесі – меңзерді пайдаланып отырған жазба өрісінен келесі жазба өрісіне көшіреді.

     Алдыңғы – меңзерді пайдаланып отырған жазба өрісінен алдыңғы жазба өрісіне көшіреді.

     Жаңа – меңзерді форма кестесінің соңына жаңа жазбаны енгізуге мүмкіндік бере отырып, бос жазбаға көшіреді. Бос жазбаға ауысуды жылдам орындау үшін [Ауысу-Жаңа] командасының орнына Жазбалар мәзірінің Мәліметтерді енгізу командасын таңдайды.

 

 

     Формаларды толтыру.

     Форманы АДРЕСтер аты бойынша  сақтау керек (бұл “мәліметтер  қоры” терезесінің Форма бөлімінде  көрінетін атау). Форманы сақтау  үшін Файл мәзіріндегі Форманы  сақтау командасын орындайды.

     Ең соңғы жазбаға көшіп, “Бір  жазбаға алдына” батырмасын басу. Алғашқы бос карточка ашылады.

     Меңзерді есім өрісіне орналастырып, тізімге жаңа Адресат атын  енгізу. Осы үлгімен барлық карточкаларды  толтыру керек. Бір өрістен  екіншісіне ауысуды, {Tab}пернесінің  көмегімен немесе меңзерді басқару  пернелерінің көмегімен орындауға болады. Жазбаны толтырып жаңа жазбаға көшуді {Enter} пернесін басу арқылы іске асыруға болады.

     Осы үлгімен бізге аттас адресаттар  кездесу үшін тағы да үш  жазбаны толтыруға болады.

     Пайдаланып отырған кестеден  біздің жазбалардың қалай бейнелегендігін тексеруге болады. Ол үшін:

1. “Мәліметтер қоры” терезесіне көшіп, оны Терезе- Мәліметтер қоры:... командасын орындау арқылы жасауға болады.
2. “Мәліметтер қоры” терезесінен Кестелер бөлімшесін таңдап, АДРЕСтер кестесін ашу.
3. Егер жаңа жазбалар кестеге шықпаған болса, онда Жазбалар-Барлық жазбаларды көрсету командасын орындау керек. Егер форманы кестеге көшпес бұрын сақтаса, онда жаңа жазбалар кестеге автоматты түрде шығады.

 

 

     Формаларды кестелер режимінде көрсету.

     Кестені жауып АДРЕСтер формасына көшу керек. Қажет болған жағдайда Терезе мәзірінің сәйкес командасын немесе “Мәліметттер қоры” терезесінің Форма бөлімшесін пайдалануға болады.

     Форманы кесте режимінде көруге  болады. Ол үшін Түр мәзірінің  Кесте командасын орындап немесе саймандар тақтасындағы батырмасына басуға болады.

     Сонымен қатар кестелер режимінде  мәліметтерді шығаруға және түзетуге  болады. Жазбаларды өшіру үшін, алдымен  кесте жолдарын белгілеп алып  содан кейін {Delete} пернесін басу  қажет. Кестеде бағандардың орындарын ауыстыру мүмкіндігі туындайды. Бұл әрекетті орындау үшін, бағандардың тақырыпшаларын тышқанмен “ұстап”, жаңа орынға жылжыту керек.

       Форма режиміне қайта оралу  үшін, Түр-Форма командасын орындау қажет немесе саймандар тақтасындағы батырманы пайдалану керек.

     

 

Формаларды баспаға шығару.

Формаларды  баспаға шығару үшін:

• Баспаға шығаратын жазбаны таңдау;
• Файл\Баспаға шығару (Файл\Печать) командасын орындау. Баспаға шығару  диалогтық терезесі ашылады;
• Басу (Печатать) тобындағы Белгіденген жазбалар (Выделенные записи) ауыстырғышын басып, ОК батырмасын басу.

      MS Access-те формаларды баспаға шығаруға болады. Бірақ ерекшелігі бар: егер саймандар тақтасындағы  Баспаға шығару (печать – Print) батырмасын  басса, онда формадағы барлық жазбалар бір-бірден баспаға шығады. (мысалы, жүз жазба болса олар жүз бетті алады). Сондықтан формаларды баспаға шыға-руды сирек қолданады, яғни бір жазба керек болғанда ғана , ал бірнеше жазба-ларды баспаға шығару үшін Есептерді (Отчеты) қолданады.       

 

 

 

2.6. Басқару элементін формаға қою.

 

       Адрестер формасын құрастырушы  режимінде көрсету. Ол үшін <Мәліметтер қоры> терезесіндегі Адрестер формасын белгілеп, Құрастырушы батырмасына басу. Форма құрастырушысы терезесін экран көлемінде ұлғайту.

     Терезе түрін көру. Қордың кестелер өрісінің тізімі кішірек мөлшерде жеке терезеде шығарылады.

 

 

 

Сурет 2.12. Форма  Ќ±растырушы (Конструктор) терезесі.

 

 

     Егер тізімі көрсетілмесе, онда  оны құрал-саймандар тақтасының  батырма-сына басу немесе [Түр-өрістер тізімі] командасын шақыру арқылы шығаруға болады.

     Мәліметтер аумағы – басқарудың негізгі элементтерін орналастырушы қызметін атқарады. Сонымен қатар төменгі шекараны өзгерту есебінен кеңей-тілуі (немесе сығылуы) мүмкін. Келесі жұмыстардың барлығы осы аумақта жүргізілетін болады.

     Элементтер тақтасы формаға немесе  есеп берулерге басқару элементтерін  қосуға мүмкіндік береді.

     Басқару элементін қосу үшін  сәйкес құралды таңдап алу  қажет. Формаға немесе есеп  беруге орналастыру кезінде көрсеткіш  жанында таңдалған эле-мент бейнесі бар көрсеткішке айналады. Көрсеткішті формаға басқару элемен-ті қойылатын орынның сол жақ жоғарға бұрышына жеткізіп, тышқаны басу қажет.

     Экранда элементтер тақтасы жоқ  болған жағдайда оны құрал-саймандар  тақтасының батырмасына басу немесе [Түр-Элементтер тақтасы] командасын шақыру арқылы шығаруға болады.

     Форма тақырыпшасының аумағы – Бейнеленілетін мәтінді (тақырыпша-ны, хабарламаны, инструкцияны және т.с.с.) көрсетуге арналған Жазба басқа-ру элементінен тұрады. Жазба  мәліметтер қоры өрістерімен байланысты емес, олар тұрақты болып табылады, яғни формадағы жазбалардың орындарын ауыстырғаннан ол өзгермейді. Жазуды өзгерту немесе өшіру үшін оны белгі-леп алу керек. Жаңа жазуды қосу үшін, элементтер тақтасынан құралды таң-дау керек.

     Жазуды өз қалауыңыз бойынша  орналастыруға немесе жылжытуға  болады. Форма аумағын оның төменгі  шекарасын тышқанмен ұстап тұрып  үлкейтуге немесе кішірейтуге  болады. Адресаттың жынысын анықтайтын  ауыстырғышты құруға оралайық.

1. Егер элементтер тақтасында ол автоматты түрде орындалмаған болса, онда басқару элементтерімен жұмыс істейтін “Шебер” құралын таңдай-мыз.
2. “Топ” құралын таңдау.
3. Формадан топтың сол жақ жоғарғы бұрышын қайта орналастыратындығын анықтап тышқанды шертеміз. Осы сәттен бастап Топпен жұмыс істеу шебері өз жұмысын бастайды.
4. <Ауыстырғыштардың тобын құру> диалогтық терезесінің бірінші терезесіне “ер” және “әйел” мәндерін енгізу. Келесі-курсив батырмасын басу.
5. Келесі терезеде мәндерді үнсіз қабылдау қажеттілігінен бас тартамыз да, Келесі-курсив батырмасын басамыз.
6. Келесі терезеде үнсіз ұсынылған мәнді пайдалану үшін Келесі-курсив батырмасын басу қажет. Келесіге басу.
7. Келесі терезеде Мәндерді өрісте сақтау батырмасына басып, тізімнен Жынысы өрісін басу қажет. Келесі батырмасын басу.
8. Келесі терезеде топты безендіру нұсқасын анықтаймыз да, топ элементтерінің түрін таңдаймыз. Келесі батырмасын басу.
9. Бұдан кейін Жынысы тобы үшін жазуды енгізіп, Дайын-курсив батымасына басу.

     Форма құрастырушы режимінде  көрсетіледі. Қажет болған жағдайда құ-рылған элементті форманың қажет орнына жылжыту қажет.

     Форма режиміне қосылу. Ол үшін  Түр мәзірінің форма командасын  орын-дау немесе құрал-саймандар тақтасының батырмасын басуға болады.

     Форманың барлық жазбаларын парақтап  және олардың әрқайсысы үшін ауыстырғыштарды қажетті жағдайда орнату қажет. Форманы жабу.

     АДРЕСтер кестесін ашып, ондағы  Жынысы өрісінің мәндері қандай  үлгіде көрінетіндігін тексеруге  болады.