Microsoft Access

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение. Основные сведения. Основные функции. 3. Элементы базы данных. 4. Таблицы. 5. Запросы. 6. Формы. 7. Отчёты. 8. Макросы. 9. Панели и  меню. Заключение. Список литературы.

3 4 6 7 8 12 13 15 16 18 19 20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна:

• обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;
• позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;
• обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;
• выполнять точный и полный анализ данных.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких  представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер».

Приложение Microsoft Access –  это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная  для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства  операционных систем Microsoft Windows.

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет  пользователю при минимальной предварительной  подготовке довольно быстро создать  полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

Цель работы: изучить  программный продукт Microsoft Access.

Задачи:

- рассмотреть и изучить  литературу, соответствующую теме  работы;

- изучить основные сведения о программном продукте.

 

1. Основные сведения

 

Microsoft Access (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют  добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

• СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
• СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
• СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно  использовать таблицы, созданные в среде  Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel), презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться  в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять  базу данных на два файла: в одном  хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

В последних версиях Access представлен новый формат файла (.MDE) –библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные функции

 

Основные функции программного продукта:

• Организация данных. Создание таблиц и управление ими.
• Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным.Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.
• Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представления данных,  отличного от табличного (формы).
• Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе  данных таблиц и других объектов базы данных.
• Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.
• Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.
• Защита базы данных. Эти средства  позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.
• Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools).  Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

 

 

 

 

 

 

3. Элементы базы данных

 

Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

Запросы.  При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

Формы.  Формы позволяют отображать данные  из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

Отчёты.  Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

Модули.  Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий, таких как например нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения  операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

База данных может  содержать до 32768 объектов.

В состав Access  входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Таблицы

 

Процесс создания объекта  базы данных при помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20 образцов таблиц личного применения (для английской версии Access  соответственно 77 и 44). Многие таблицы базы данных Борей созданы на основе образцов Мастера таблиц.

Использование Мастера  таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

Access  дает  возможность создания таблиц непосредственно в режиме таблицы. При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее сохранении Access  анализирует данные и выбирает тот тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеют содержательных имен, так что  почти всегда нужно будет редактировать структуру, чтобы переименовать поля. Кроме того, из примера Access не всегда может правильно определить тип данных. Таблицы, которые созданы в режиме таблицы, не могут включать объекты OLE и мемо-поля. Если есть желание иметь такие поля, вам нужно изменить структуру таблицы. При создании таблицы в режиме таблицы не происходит экономии времени по сравнению с традиционным способом определения полей и установки их свойств в структуре пустой таблицы.

При разработке структуры  таблицы необходимо указать, какую  информацию она должна содержать. После того как определена информация, которая должна быть включена в таблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает в себя выбор имени поля, которое в таблице должно быть уникальным. Необходимо включать в имя поля как можно больше информации о его содержимом, но в то же время стараться избегать длинных имен. Обычно при разработке баз данных в различных таблицах могли содержаться поля с одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались по этим полям). Access  также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах, но по причине того, что Access  использует имена полей при определении условий целостности данных, лучше не допускать повторения имен полей.

Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи  этой таблицы с другими таблицами базы данных, определить ключевое поле и создать индексы.

Связь между таблицами  устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной. Существует четыре вида отношений:

• Один к одному.  При использовании отношения «один к одному» запись в таблице «А» (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице «В» (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один к одному» используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах связанных отношением «один к одному» ключевые поля должны быть уникальными.
• Один ко многим.  Связь с отношением «один ко многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице «А» могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а запись в таблице «В» не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таблице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отношением «один ко многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц «В» и «А».
• Многие к одному. При использовании отношения «многие к одному» одной записи в таблице «А» может соответствовать одна запись в таблице «B», а запись в таблице «В»  может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таблице «А» ключевое поле должно быть уникальным.  Связь с отношением «один ко многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц «В» и «А».