Microsoft Access-2003 - популярной программы разработки Баз Данных

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1.   ОПИСАНИЕ  ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 5

1.1.   Общие  положения 5

1.2.   Документы 7

1.3.   Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой  предметной 
 области 9

2.   КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ  МОДЕЛЬ 11

3.  ЛОГИЧЕСКАЯ  МОДЕЛЬ 12

4.   ФИЗИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ  14

4.1.   Разработка структуры  таблиц 14

4.2. Схема данных 18

4.3. Запросы 20

4.4. Формы 24

4.5. Отчеты 27

5.   РУКОВОДСТВО  ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ

БД  29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-2-

 

Введение

Успех современных предприятий сегодня зависит не только от владения  информацией,  но  и  от возможности  принятия  быстрых и своевременных решений на основе упорядоченных данных. Особенно остро проблема систематизации информации стоит в сфере услуг.

Любое предприятие этой сферы ставит перед собой цель увеличения числа клиентов с тем, чтобы увеличить свое влияние на рынке услуг.

Одними   из   главных   путей   достижения   этой   цели   являются систематизация       получаемой       информации       и       автоматизация документооборота, который именно в сфере услуг является наиболее значимым.

В данной курсовой работе рассматривается новая  версия продукта Microsoft Access-2003 - популярной программы разработки Баз Данных,

 входящей в состав Microsoft Office 2003. Microsoft Access — реляционная 
СУБД   от    корпорации   Microsoft,    обладает   интуитивно    понятным 
интерфейсом. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, 
сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных. 
Реляционная   СУБД   основана   на   реляционной   модели   -   модели, 
ориентированной на организацию данных в виде двумерных таблиц. 
Реляционные базы данных, в отличие от иерархических и сетевых, позволяют 
организовывать связи между таблицами в любой момент. Для этого в РБД реализован механизм внешних ключей

Данная  База Данных создана для систематизации документов, необходимых для работы агентов по продаже и аренде квартир агентства «Елена». Самым необходимым средством Базы Данных можно назвать возможность выборки и упорядочивания информации по заданным пользователем параметрам.

Представленная  База Данных позволяет автоматизировать заполнение документации агентства, систематизировать данные,  необходимые при

-3-

 

работе.  БД  позволяет  автоматически  произвести  выбор  необходимой

информации  по заданным параметрам из большого объема представленных

данных, представляя его в виде отчетов, форм и т.д., а так же помогает и

самим работникам, значительно уменьшая количество бумажной работы.

 

-4-

 

1.   Описание предметной области

Предметная  область — часть реальной системы, представляющая интерес для данного  исследования.

1.1.    Общие положения

Агентство по продаже и аренде квартир «Елена»  представляет собой современное агентство, предоставляющее клиентам набор услуг по подбору квартир, удовлетворяющих их требованиям. Так же агентство предоставляет ряд дополнительных услуг.

Главным руководителем агентства является Путов В.Ф. Непосредственно ему подчиняются: главный бухгалтер, главный менеджер и экспедитор

Само  агентство «Елена» состоит из:

• Бухгалтерии, занимающейся финансовыми вопросами  агентства.

--5

 

 

•  Основного персонала, т.е. главного менеджера, агентов по

продажам   и   системного   администратора,   подчиняющихся 
 менеджеру.

• Обслуживающего   персонала   или   грузчика   и   водителя,

подчиняющихся экспедитору.

 

В представленной БД рассматриваются структуры Основного  и Обслуживающего персоналов и лишь немного затрагиваются интересы Бухгалтерии.

Агент по продажам непосредственно подчиняется  главному менеджеру и занимается:

• Описанием квартир по конкретным характеристикам.

• Упорядочением данных по квартирам, их владельцам, а так же 
  клиентам агентства.
• Подготовкой договоров продажи или аренды.
• Подготовкой счетов для клиентов.

■ ■

Так же Агентство предоставляет ряд  дополнительных услуг для клиентов, по которым составляется отдельный счет. Водитель и грузчик подчиняются экспедитору, который занимается:

• Описанием услуг, которые предоставляет агентство.
• Обеспечением оказания услуг.
• Подготовкой счетов за услуги для клиентов.

-6-

 

1.2.    Документы

Рассматривая     основной  и  обслуживающий   персонал,   опишем основные документы, заполняемые сотрудниками. 1. Документы

1.1. Описание квартир

1.1.1. Квартиры, представленные на продажу или аренду 
описываются по следующим признакам:

• Адрес квартиры.
• Район, дом.
• Тип квартиры.
• Количество комнат.
• Жилая площадь.
• Наличие телефона, мебели, бытовой техники.
• Цена.

1.1.2. Указываются основные данные владельца:

• Фамилия, имя и отчество.
• Адрес проживания.
• Контактный телефон.

1.2. Сделки

Все сделки агентства имеют соответствующие атрибуты:

• Номер договора.
• Дата договора.
• Квартира.
• Владелец квартиры.
• Клиент, купивший или арендовавший квартиру.

-7-

 

• Агент, заключивший сделку.

• Срок аренды (при заключении сделки на аренду).

1.3. Услуги

Так же все оказываемые услуги описываются по атрибутам:

• Номер договора.
• Дата договора.
• Услуга.
• Количество (т.е. либо количество раз оказания услуг, либо 
  количество месяцев, на которые распространяется данная услуга)
• Клиент.
• Сотрудник, оказывающий данную услугу.

1.4. Договоры и счета

Основным  документом агентства является договор  на заключение любой сделки, в котором указывается:

• Номер договора.
• Фамилия, имя, отчество клиента.
• Фамилия, имя, отчество владельца.
• Паспортные данные клиента и владельца.

Каждому клиенту выдается счет за оказанные услуги или за купленную квартиру, который он оплачивает в бухгалтерии.

2. Документооборот

Агенты  и экспедиторы передают счета  клиентов в бухгалтерию, где они и оплачиваются. На основании данных счетов бухгалтерия просчитывает финансовый отчет в налоговую инспекцию.

-8-

 

1.3.    Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой  предметной

области

Предметная  область - это часть реального  мира, данные о которой мы хотим отразить в базе данных

Данная  БД предназначена для систематизации информации по теме «агентство по продаже и аренде квартир», то есть она создана лишь для нужд менеджеров и агентов, занимающихся непосредственно продажей или арендой квартир, а так же для экспедиторов, занимающихся оказанием дополнительных услуг

Данная  автоматизированная система решает задачи:

• Вся необходимая документация хранится в электронном виде, 
  что    позволяет    быстро    находить    нужные    документы, 
  автоматически заполнять их и передавать в любое подразделение 
  за короткое время.
• Исключается атрибутов, не используемых в работе, а так же 
  дублирование документов.
• Отчетная документация, включая текстовые и графические 
  материалы, хранится в электронном виде, что существенно 
  упрощает ее изменение при необходимости.

Тогда задачи агентов и экспедиторов сводятся лишь к корректному заполнению нужных документов.

С помощью  данной БД можно будет решить такие  вопросы, как:

• Подбор квартир по одному или нескольким признакам.
• Подготовка договоров для клиентов и владельцев.
• Какие услуги были предоставлены за период, и какой сотрудник 
  занимался предоставлением этих услуг.
• Когда был заключен договор.

-9-

 

• Какова стоимость квартиры.

• Какова общая сумма, которую должен заплатить клиент.

А так  же на любые другие при составлении  соответствующего запроса.

 

 

-10-

 

2.   Концептуальная модель

Рис 2.1. Концептуальная модель

-11-

Концептуальная  модель - описание предметной области  в терминах некоторой моделью. Она  служит средством общения между  различными пользователями и поэтому разрабатывается без учета физических представлений данных. Здесь определяются информационные объекты, которые в дальнейшем наполняются информацией. Для каждого информационного объекта определяется информация, не зависящая от других информационных объектов.

 

3.   Логическая модель

Логическая  модель описывает понятия предметной области, их взаимосвязь, а также ограничения на данные, налагаемые предметной областью. Каждый информационный объект конкретизируется в таблице с указанием имени поля, первичного ключа, внешнего ключа, а так же с указанием связей таблицы и типа отношений. Логическая модель БД представлена на рис. 3.1.

-12-

 

 

 

4.   Физическая модель

Физическая  модель данных описывает данные средствами конкретной СУБД. Отношения, разработанные на стадии формирования логической модели данных, преобразуются в таблицы, атрибуты становятся столбцами таблиц, для ключевых атрибутов создаются уникальные индексы, домены преображаются в типы данных, принятые в конкретной СУБД.

4.1.    Разработка структуры таблиц

MS Access - средство для разработки БД, основанных на реляционной модели. Теория реляционных баз данных была разработана доктором Коддом из компании IBM в 1970 году. В реляционных базах данных все данные представлены в виде простых таблиц, разбитых на строки и столбцы, на пересечении которых расположены данные. Запросы к таким таблицам возвращают таблицы, которые сами могут становиться предметом дальнейших запросов. Каждая база данных может включать несколько таблиц, которые, как правило, связаны с друг с другом. Основным плюсом таких таблиц является то, что данные хранятся в таблицах, состоящих из столбцов и строк, при этом на пересечении каждого столбца и строчки стоит в точности одно значение. У каждого столбца есть своё имя, которое служит его названием, и все значения в одном столбце имеют один тип.

Представленная БД состоит из 7 таблиц:

1. Владельцы, которая имеет следующие поля:

• Код владельца (Тип- Счетчик).
• Фамилия (Тип - Текстовый).
• Имя и Отчество (Тип - Текстовый).
• Номер Паспорта (Тип - Текстовый).
• Адрес (Тип - Текстовый).
• Телефон (Тип - Текстовый).

-14-

 

В данной таблице Код Владельца - первичный ключ.

2. Клиенты, которая имеет поля:

• Код клиента (Тип- Счетчик).
• Фамилия (Тип - Текстовый).
• Имя и Отчество (Тип - Текстовый).
• Номер Паспорта (Тип - Текстовый).
• Адрес (Тип - Текстовый).
• Телефон (Тип - Текстовый).

В данной таблице Код Клиента - первичный ключ.

Рис 4.1.1 Таблица Клиенты

3. Сотрудники, которая состоит из полей:

• Код клиента (Тип- Счетчик).
• Фамилия (Тип - Текстовый).
• Имя и Отчество (Тип — Текстовый).
• Должность (Тип - Текстовый).
• Адрес (Тип - Текстовый).
• Телефон (Тип - Текстовый).

В данной таблице Код Сотрудника - первичный ключ.

-15-

 

Квартиры, которая имеет поля:

• Код квартиры (Тип - Счетчик).
• Владелец (Тип - Числовой).
• Адрес (Тип - Текстовый).
• Тип квартиры (Тип - Текстовый).
• Площадь (Тип - Числовой).
• Количество комнат (Тип - Числовой).
• Этаж (Тип - Числовой).
• Район (Тип - Текстовый).
• Дом (Тип - MEMO).
• Ремонт (Тип - Текстовый).
• Телефон (Тип - Текстовый).
• Мебель (Тип - Текстовый).
• Бытовая техника (Тип - Текстовый).
• Специальная отделка (Тип - MEMO).
• Продажа или Аренда (Тип - Текстовый).
• Цена (Тип - Денежный).

Рис 4.1.2 Таблица Квартиры

-16-

Здесь Код Квартиры - первичный ключ, а Владелец - внешний.

 

5. Сделки, которая имеет поля:

• Код Сделки (Тип - Счетчик).
• Номер Договора (Тип - Текстовый).
• Дата Договора (Тип - Дата/Время).
• Клиент (Тип - Числовой).
• Квартира (Тип - Числовой).
• Владелец (Тип - Числовой).
• Сотрудник (Тип - Числовой).
• Срок Аренды (Тип - Числовой).