Как обсуждалось  ранее, в письмо можно вкладывать различные файлы, предварительно настроив способ кодирования, который будет применен к вложению. В современных почтовых клиентах есть возможность заранее подготовить личную подпись, а затем вставлять ее в нужное место письма. Это избавит Вас от необходимости каждый раз в конце письма писать: «С уважением», «имя», «дата» и т.д.

Чтобы избежать ошибок при ручном вводе адреса, можно использовать адресный справочник (адресную книгу). Вы заранее создаете в адресной книге записи для своих  постоянных адресатов, где указываете имя адресата и его электронный адрес. После этого можно быстро вставлять необходимые адреса из адресной книги в соответствующее адресное поле.

Современные почтовые клиенты умеют присваивать  степень важности отправляемым письмам. Есть три градации: высокая, средняя, низкая. Если письму присвоили высокую степень важности, вместе с ним путешествует восклицательный знак красного цвета, отображаемый в специальном поле напротив важного письма в окне почтового клиента. При выборе низкой степени важности в соответствующем поле отображается стрелка вниз синего цвета. Средняя степень важности не предполагает наличия какого-либо значка.

Наконец, вместе с письмом можно отправить  запрос на получение уведомления  о доставке. Эта полезная функция, к сожалению, поддерживается не всеми почтовыми клиентами. Такой сервис означает, что как только Ваше письмо попадает в почтовый ящик адресата, его сервер высылает Вам сообщение, подтверждающее успешную доставку. Тогда можно быть абсолютно уверенным в том, что письмо доставлено по указанному адресу, и Ваш адресат не сможет уклониться от ответа сообщением, что он подобного письма не получал.

Рассмотрим  основные действия с приходящими  письмами:

• Просмотр и чтение. После получения новых писем с сервера на локальный компьютер Вы можете просмотреть и прочитать их.
• Сохранение письма. Если письмо нужно просмотреть на другом компьютере, можно сохранить его в виде текстового файла (сохранится только текст письма в формате TXT) или в формате сообщения (сохранится все письмо целиком вместе с вложенными файлами, но в формате почтового клиента). Файл в формате TXT можно затем просмотреть в любом текстовом редакторе. Если выбирается формат сообщения, файл нужно читать с помощью почтового клиента.
• Извлечение вложенного файла. Вложенный файл можно достать из письма и сохранить на локальном диске, чаще всего это удобнее делать при помощи контекстного меню. Во время процедуры извлечения почтовый клиент автоматически определит способ кодирования и произведет перекодировку вложения.
• Ответ на письмо. Как упоминалось ранее, информация о том, с какого почтового адреса отправлялось письмо, путешествует вместе с ним. Значит, Ваш почтовый клиент знает обратный адрес полученного письма. Поэтому чрезвычайно удобным способом избежать ручного ввода адреса является возможность использования функции «Ответ» или «Ответ всем», реализованная в любой почтовой программе. Вы выделяете письмо, на которое собираетесь немедленно писать ответ и нажимаете соответствующую кнопку на панели инструментов. При этом создается письмо с уже заполненными адресными полями и полем «Тема», в котором будет проставлена тема пришедшего к Вам письма с предшествующей аббревиатурой «Re» (reply - ответ). При определенной настройке в ответное письмо автоматически добавляется служебная информация и текст пришедшего сообщения.
• Пересылка другому адресату. Письмо с информацией, полезной другим Вашим адресатам, можно переслать. При выполнении команды «Переслать сообщение» для выбранного письма будет создано новое письмо с уже заполненной темой, в которой будет прописана тема выбранного письма с предшествующей аббревиатурой «Fw» (forward - пересылка), а в поле для ввода текста Вы увидите текст выбранного письма с префиксом «>» перед каждой строчкой.
• Печать письма. При необходимости можно вывести текст письма на печать.
• Удаление письма. Если письмо больше не нужно, его можно удалить. При определенной настройке все удаляемые письма помещаются в папку «Удаленные» и пропадают навсегда только после удаления из этой папки.
• Фильтрация входящих писем. Современные почтовые клиенты позволяют сортировать (фильтровать) и разделять поток входящей корреспонденции. В результате фильтрации Вы не увидите ненужные письма. Разделение потока приведет к тому, что разные письма в соответствии с Вашими настройками будут попадать не в единственную папку Входящие, а в разные специально созданные папки.

Сетевой этикет

Получая свой постоянный адрес электронной почты, нужно быть готовым к тому, что  Вы можете стать жертвой сетевых  хулиганов. Грубость в сети даже получила свое название «флейм» (flame). Если Вам придется когда-нибудь получить что-либо неприличное по почте, единственно верной реакцией является немедленное удаление неправильного письма и скорейшее забвение инцидента. Ни в коем случае не следует вступать в дискуссию, используя свои познания об извлечении обратного адреса при использовании функции «Ответ». Дело в том, что сетевые хулиганы вместо реального адреса, с которого они распространяют «неправильные» письма, умеют подставлять другие адреса, и Ваше негодующее послание либо просто не достигнет обидчика, либо Вы нанесете ответный удар по адресу такой же невинной жертвы, как вы.

Другим распространенным злоупотреблением в системе электронной  почты является «спам» (spam) – массовая рассылка сообщений рекламного характера. Спаммеры используют как раз то достоинство электронной почты, о котором мы только что говорили, – легкость рассылки по большому числу адресов, но используют его в своих интересах. В этом случае можно попытаться извлечь из пришедшего письма адрес, с которого высылалась реклама и настроить параметры фильтрации входящих сообщений так, чтобы письма, присылаемые с этого адреса, автоматически удалялись.

Бомбы электронной  почты похожи на рекламные рассылки, однако, они предназначены для  нанесения вреда конкретным пользователям и почтовым серверам. Они способны заполнить Ваш почтовый ящик ненужной корреспонденцией и даже вывести из строя почтовый сервер, отправляя на него огромное количество сообщений за короткий промежуток времени. В этом случае необходимо поставить в известность Вашего провайдера или сетевого администратора.

Следует также  помнить о том, что почтовые сообщения  могут переносить вирусы в файловых вложениях, поэтому все вложенные  файлы нужно обязательно проверять  всеми имеющимися в наличии антивирусными программами. Письмо в формате HTML также небезопасно, поскольку может содержать активные компоненты.

Коснемся  вопросов стиля написания писем  и почтового этикета. С одной  стороны положительным в развитии электронной почты является своеобразное возрождение эпистолярного жанра. С другой стороны, выражение своих мыслей в виде электронного документа зачастую лишено эмоциональной окраски.

Правила почтового  этикета несложны. Во-первых, желательно перед отправкой сообщения проверить  его на предмет грамматических ошибок. Для этого почтовые клиенты имеют встроенные средства проверки орфографии. Для привлечения особого внимания к определенному слову или фразе можно написать ее заглавными буквами. Однако прописные буквы являются электронным эквивалентом крика, поэтому этот прием следует использовать экономно. Существуют в почтовом этикете негласные шутливые правила. Например, выразить чрезвычайное замешательство можно последовательностью восклицательных и вопросительных знаков. А если нужно выразить недовольство, для этого используют беспорядочную последовательность верхних символов цифровой части клавиатуры, желательно, в режиме набора латиницы.

Начиная и  продолжая активное общение с  англоязычными коллегами и друзьями, Вы очень скоро заметите их стремление и без того лаконичный английский язык сделать еще более лаконичным. Для этого они используют всевозможные сокращения для обозначения устойчивых выражений. Например, FYI означает For Your Information (к Вашему сведению). Другие часто встречаемые аббревиатуры:

• AFAIK (As Far As I Know) – насколько мне известно;
• FAQ (Frequently Asked Questions) – часто задаваемые вопросы;
• ASAP (As Soon As Possible) – как можно скорее;
• OTOH (On The Other Hand) – с другой стороны;
• THX (Thanks) – спасибо;
• IMHO (In My Honest Opinion) – по моему скромному мнению;
• BTW (By The Way) - между прочим;
• LOL (Lauqhing Out Loud) - мне очень смешно;
• 4U (For you) - для вас.

Выражать  свои эмоции в электронных письмах  можно также с помощью так  называемых «смайликов» или «эмотиконов». «Смайлики» составляются с помощью символов, позволяющих составлять рисунок-схему человеческого лица. Для глаз используется двоеточие или точка с запятой, в качестве носа фигурирует тире, для рта можно использовать скобки или буквы (лучше латиницей). «Смайлики» нужно рассматривать, наклонив голову к левому плечу. Последовательность действий такова: Вы пишете фразу, которая с Вашей точки зрения является шуткой. Затем сразу во избежание другого толкования Вашего изречения составляете «смайлик». Вот некоторые примеры и расшифровки смайликов:

• :-) - я улыбаюсь;
• :-D - я смеюсь;
• ;-) - я шучу (подмигиваю);
• :-о - я удивлен;
• :-( - я хмурый;
• :-] – я саркастичен;
• 8-() – я испуган;
• 8-( - я в ужасе;
• 8-II - я зол.

В дружеской переписке допустимо отвечать на сообщения в течение сколь угодного времени. День, три дня, неделя - не было мыслей, были дела, не хотелось писать, не было возможности писать. Словом, главное, чтобы не было взаимных обид. Для деловой же переписки, как уже отмечалось выше, работает железное правило - отвечать нужно в течение суток. Может быть множество корреспонденции, рассмотрение предмета сообщений требует времени, но отвечать на письма по мере работы с ними (два дня, три дня, неделя) - совершенно недопустимо. Но как же тогда быть, если времени разбирать письма нет, а ответить нужно? Достаточно просто написать одну фразу - что-то вроде " Получил Ваше сообщение. Его рассмотрение потребует несколько дней, я обязательно свяжусь с Вами!", нажать на кнопку "Ответить" и вставить эту фразу. Далее, по мере действительного рассмотрения писем, уже писать подробные сообщения.

Бесплатные  почтовые службы. Почтовый сервер Mail.ru

Для чего предназначены бесплатные почтовые службы

Даже не имея персонального почтового адреса по месту работы или дома, Вы легко  можете получить его на Web-сайте бесплатной почтовой службы. Недостаток такого способа заключается в более медленной работе с почтой (особенно при больших объемах писем), но есть и преимущества – Ваш почтовый адрес короткий, не зависит от сетевого имени провайдера или организации и Вы можете работать с почтой с любой подключенной к Internet машине, даже если на ней нет никаких почтовых программ. Лучшие из бесплатных служб поддерживают все развитые возможности E-mail, в том числе, адресные книги и вложения, кроме того, все они довольно похожи по интерфейсу.

Обсудим достоинства  данного сервиса. Во-первых, Вы сможете  работать со своим почтовым ящиком с любого компьютера, подключенного  к Internet, и для этого не нужно  настраивать почтовый клиент. В браузере достаточно подключиться к начальной странице сервера, ввести свое предварительно зарегистрированное имя («логин») и пароль, и Вы можете работать со своей корреспонденцией. Во-вторых, владельцы сервера обычно гарантируют конфиденциальность Вашей почты. Это немаловажно, поскольку, если Ваш почтовый ящик находится на сервере локальной сети, системный администратор Вашей организации, безусловно, имеет к нему полный доступ. В-третьих, подобный почтовый адрес удобно использовать для общения с малознакомыми людьми, чтобы избавить себя от необходимости фильтровать нежелательные сообщения и предотвратить перегрузку официального почтового ящика, как правило, создаваемого на сервере своей организации. Таким образом, уровень Вашей личной ответственности за почту на бесплатном Web-mail сервере гораздо ниже.

К недостаткам  данного сервиса относится, во-первых, необходимость работы с почтой в  режиме on-line с учетом того, что сервер, как правило, находится на значительном удалении от вас. Это означает возможные  затруднения при доступе к Вашему почтовому ящику. Желающих использовать услугу бесплатной почты всегда достаточно, а это означает перегрузку серверов Web-mail . Во-вторых, Вы не сможете влиять на качество предлагаемого бесплатного сервиса.

Следует заметить, что в настоящее время многие системы Web-mail позволяют получать и отсылать почту не только через WWW, но и с использованием стандартных почтовых протоколов (SMTP и POP3). В этом случае необходимо создать в почтовом клиенте учетную запись с настройками на соответствующие адреса серверов входящей и исходящей почты, а затем Вы сможете готовить сообщения и читать полученные письма в режиме off-line.

В идеале лучше  всего иметь несколько альтернативных адресов электронной почты. Один почтовый ящик желательно завести на сервере Вашей организации, и работать с ним по стандартным почтовым протоколам. Этот адрес будет Вашим базовым официальным. Далее, можно завести несколько почтовых ящиков на общедоступных Web-серверах, предлагающих услугу бесплатной почты. Эти адреса можно использовать для неофициального общения или переписки с малознакомыми людьми.

Сервис Web-mail предлагают владельцы многих поисковых  серверов или некоторые крупные  провайдеры Internet. Здесь можно упомянуть  услугу бесплатной почты Yahoo! Mail на знаменитом поисковом сервере Yahoo или сервис GMail, который поддерживает компания Google - основатель самого популярного в мире поискового сервера. Существуют также специализированные серверы бесплатной почты, например, Hotmail. Для русскоязычных пользователей можно рекомендовать сервер Mail.ru и Яndex.ru. На примере почтовой службы Mail.ru мы и рассмотрим основные приемы и операции для работы с E-mail через Web-интерфейс.

Регистрация на сервере Mail.ru

Начальная страница сервера Mail.ru выглядит следующим  образом:

Рисунок 4. Главная  страница Mail.ru

Для создания почтового ящика выберите команду  «Регистрация в почте» (нужно нажать на соответствующую ссылку).

Рисунок 5. Регистрация на Mail.ru

Заполните анкету, в которой придется указать  некоторые сведения о себе (фамилия, имя, страна проживания, возраст, и т.д.). Правда, проверять Ваши сведения никто не будет. Также Вы указываете желаемое название Вашего почтового ящика и пароль доступа к нему. Система проверяет, нет ли у нее уже зарегистрированного пользователя с таким ящиком. Если это имя уже используется, Вам предложат несколько вариантов, как правило, состоящих из комбинации Вашего имени и фамилии; Вы можете выбрать любой из предложенных вариантов или указать свой. Свое имя и пароль доступа нужно хорошо помнить. Чтобы избежать стрессовой ситуации в случае, если Вы забудете пароль, система предлагает выбрать или указать вопрос, на который Вы всегда ответите правильно. Тогда при неправильном вводе пароля можно будет получить подсказку.