Информационные технологии

     Демонтаж технических средств при необратимой утрате эксплуатационных возможностей (физическом износе) или несоответствии эксплуатационных характеристик изменившимся требованиям (моральном устаревании) по содержанию выполняемых работ во многом совпадает с монтажными действиями и, следовательно, имеет практически ту же нормативную базу.

     Продажа или передача технических средств предполагает устранение из организации заменяемых и (или) демонтируемых компонентов оборудования. При этом продажа осуществляется на договорных началах с передачей всей необходимой технической документации.

     Утилизация технических средств должна осуществляться таким образом, чтобы извлечь максимальную пользу за счет извлечения тех материалов и компонентов, которые могли бы быть привлечены в качестве вторичного сырья (рециклинг), а также минимизировать или исключить вредное воздействие на окружающую среду. 

     Глава 3 

     СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ  

   

1. Общая характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники.

 

       Офисная деятельность связана не только с созданием, передачей и использованием массивов документированной информации, но и с организацией справочно-информационной работы, планированием рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных — внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

     Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически всю работу персонала с документами в офисе.

     Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

     Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы «безбумажной» технологии. При этом информационный обмен будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение, поиск и обработка информации — с помощью средств вычислительной техники, копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяющего, кроме процедур копирования и тиражирования, выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т. д.

     К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

     Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления и изготовления текстовых и табличных документов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

     Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

     Однако многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих устройств для применения их в повседневной деятельности.

     Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конкретной модели технических средств, необходимо вначале выполнить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.

     Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация ни функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков.

     В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих фирм — производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

     Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

     Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе. 

     Классификационные группы и подгруппы

     средств организационной техники

     1.0. Средства подготовки текстовых и табличных документов:

1. Ручные пишущие средства.
2. Пишущие машины.
3. Диктофонная техника.
4. Печатающие устройства для персональных компьютеров.

     2.0. Средства копирования документов:

1. Средства электрофотографического копирования.  

2. Средства ризографии.

     3.0. Средства микрографии.

     4.0. Средства обработки и хранения документов в офисе:

1. Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры).
2. Конвертовскрывающие машины.
3. Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).
4. Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).
5. Машины для уничтожения документов (шредеры).
6. Первичные и вторичные средства хранения документов.
7. Картотечное оборудование.

     5.0. Средства коммуникационной техники:

     5.1. Средства и системы телефонной связи.

     5.2. IР-телефония.

     5.3. Электронная почта.

     5.3. Пневматическая почта.

     6.0. Офисная мебель и оборудование. 

     Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, причем более подробно будут рассмотрены те технические средства, которые наиболее часто и эффективно используются или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.

     Рынок средств организационной техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

• объем документооборота;
• временные характеристики документопотоков;
• средняя информационная емкость документов;
• количество форм документов, изготовленных на типографски напечатанных бланках;
• тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);
• объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи (дифференцированно по каждому типу устройств связи);
• первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);
• вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);
• вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);
• имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычислительная техника;
• способ организации эксплуатации технических средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);
• наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих нормативно-методических документов;
• фирма — производитель данной техники и страна сборки;
• наличие фирменного сервиса в регионе, городе;
• технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;
• наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;
• соответствие соединительных электрических кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;
• стоимость оборудования;
• стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;
• стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;
• эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;
• квалификация обслуживающего персонала и пользователей;
• наличие сертификата Ростеста;
• срок службы оборудования.

 

      По определению, документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

      Документооборот, или порядок движения документов в организации, фирме, можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка и регистрация входящих документов;
• предварительное рассмотрение документов и первичное копирование;
• исполнение документов и вторичное копирование;
• передача документов на архивное хранение;
• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов (в том числе по техническим каналам связи).

 

     Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том числе типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организации способа и форм обслуживания оргтехники.

     Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.

     Особое внимание следует уделять расчету потребного количества расходных материалов. Это связано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров рассчитывается исходя из примерно 25% наполненности текстом листа формата А4, а расход цветных чернил - из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить внимание на Количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.

Пример классификации и выбора конкретной модели определенного вида оргтехники

     Рассмотрим подробнее классификацию аппаратов электрофотографического копирования и критерии выбора конкретной модели, поскольку данные устройства наиболее популярны среди пользователей.

     Основными характеристиками копировальных аппаратов являются следующие:

• скорость копирования;
• производительность;
• рекомендуемый объем копирования;
• формат оригинала и копии.