АЖ функционалдық талабының спецификациясы – процестік ағындық модель

6 – Лекция. АЖ функционалдық  талабының спецификациясы  – процестік ағындық  модель. 

1. Процестік ағымдық үлгілер

2. Бизнес-процестің референтті үлгісі

3. Кәсiпорындарды жобалаудың адындағы тексеруден өткiзу

    Процестік ағымдық үлгілер

    Жобаланатын АЖ құру талаптары компанияны статикалық және динамикалық суреттеу негізінде құрылады. Компанияның статикалық суреттелуі функционалды үлгі деңгейінде өткізіледі және бизнес-потенциалдың сипатталуынан, функционалдан, сәйкес жауапкершілік матрицаларынан тұрады.

Бизнес-үлгінің  ары қарай дамуы (бөлшктенуі)  процестік ағындық үлгiлер деңгейінде компанияны динамикалық түрде сипаттау кезеңіңде болады.

    Процестік ағындық үлгiлер  — бұл қандай да бір бизнес-қызметті немесе менеджмент қызметін жүзеге асыру барасында компаниядағы материалдық және ақпараттық ағындарды уақыт бойынша бірізді түрлендіру процесін сипаттайтын үлгілер. Ең жоғарғы деңгейде процеске қатысушылардың өзара әрекеттесу логикасы, ал ең төменгісінде - жеке мамандардың өздерінің жұмыс орындарындағы жұмыс технологиясы сипатталады.

    Процестік ағындық үлгiлер  кім - не - қалай - кімге деген сұрақтарға жауап береді.

    Экономиканың  қазіргі заманғы жағдайы еңбекті  бөлу, бір бағыт бойынша мамандыдырылған және қиын иерархиялық құрылым қағидалары негізінде құрылған компания қызметінің дәстүрлік функционалды үлгісінен бизнес-процестің жанындағы жұмыс интеграциясына негізделген процесті үлгіге өтумен сипатталады.

    Функционалды  тәсілдің маңызды кемшіліктері болып  табылады:

• жұмыстың орындалу технологиясының жеке үзінділерге бөлінуі кейде өзара байланыспайды, олар бөлімшенің әртүрлі құрылымымен орындалады;
• жұмыстың орындалу технологиясының бүтін сипатталудың болмауы;
• нақты қызмет немесе тауар өндіретін ең оңай есептердi технологиямен байланыстырудың қиындығы;
• соңғы нәтижеге жауапкершіліктің болмауы;
• келісім шығындарының көптігі, өзара әрекеттесуді түзету,  бақылау және т.б;
• клиентке бағыттылықты болмауы.

    Процесті тәсіл барлық құрылымды элементтердің қызметтерін байланыстыратын жеке құрылымды элементтерді басқарудан акценттерді өтетін бизнес-процестерді басқаруға жылжытады деп ұйғарады. Әрбір iскер процес бөлімшелер қатарымен жүреді, яғни оның орындалуына компанияның әр түрлі бөлімдерінің мамандары қатысады. Көбінесе процестерді ешкім басқармайды, тек бөлімдерді басқаратын жағдайлармен соқтығысуға тура келеді. Керiсiнше, компания құрылымы қажет қызметтерді қамтамасыз ететін iскер процестердiң ықшамдау мүмкiндiктерін есепке алмай жасалады. Процесті тәсіл жұмыста үзінділікті түзетуге, ұйымдастыру және ақпараттық ажырату, қайталау, қаржылық, материалдық және кадрлық ресурстарды рационалды емес түрде пайдалануға мүмкіндік береді.

    Процесті тәсіл кәсіпорынның ұйымдастыру қызметін болжайды:  

    

• орындаушыларға  кең өкiлеттiктi және жауапкершiлiк  табыс ету;
• шешiм қабылдаудың деңгейлерін қысқарту;
• мақсатты басқару қағидасының еңбек ұйымы тобымен үйлесімі;
• сапаны қамтамасыз ету басты назар аудару;
• бизнес-процесті орындау технологиясын автоматтандыру.

    «Основные Положения и Словарь — ИСО/ОПМС 9000:2000» стандартына сәйкес (п. 2.4) «Процесті тәсіл» түсінігі төмендегідей анықталады:

«Кіру және шығуларды түрлендіру үшін ресурстарды қолданатын кез-келген қызмет немесе қызмет кешені  процесс ретінде қарастырылуы мүмкін. Нәтижелi жұмыс iстеу үшін ұйымдар көп рет өзара байланысқан және өзара әрекеттесетін процестерді  анықтауы және басқаруы керек. Бір процестің шығуы жиі тiкелей келесі  кiрудi құрастырады. Жүйелік теңестіру және ұйыммен қолданылатын процесстердiң менеджментi, және әсіресе мұндай процестердің өзара әрекеттесуі «процесті тәсіл» болып саналуы мүмкін.

Процесті  тәсілдің негізгі принципі қызметке және кәсіпорыннның оның ұйымдастыру - штаттық құрылымымен сәйкес емес, бизнес-процесіне сәйкес бизнес–жүйенің құрылымдалуын анықтайды. Тұтынушылар үшін елеулі нәтижелерді қамтамасыз ететін нақ бизнес-процестерАЖ жобалайтын мамандар үшін де құндылықтарды ұсынады. Компанияның процесті үлгісі келесі жағдайларды есепке ала отырып жасалуы керек:

1. Үлгінің жоғарғы деңгейі тек диаграмманың мәнмәтінін қамтып көрсетуi керек – моделденетін кәсiпорынның жалғыз контекстiк процес арқылы сыртқы әлеммен өзара әрекеттесуі.
2. Екінші деңгейде тақырып арқылы топтастырылған кәсiпорынның бизнес-процестері және олардың өзара байланысулары қамтып көрсетілуi керек.
3. Қызметтің әрқайсысы бизнес-процестерге бөлінуі керек.
4. Бизнес-процестердің бөлінуі бизнес –функциялар арқылы жүзеге асырылады.
5. қарапайым бизнес–операцияның суреттелуі  миниспецификациялардың көмегімен іске асырылады.

    Процесті тәсіл кешенді ұйым өмірінің әр түрлі жақтарын меңгеруді — ұйымдық құрылымның құқықтық негіздерін және қызмет ету ережелерін, функциялар мен олардың орындалу нәтижелерінің көрсеткіштерін, ұйымдық мәдениеттің интерфейстерін, жабдықтау ресурстарын талап етеді. Талдау нәтижесінде қызмет «дәл солай» үлгісі құрылады. Әр түрлі аналитикалық әдістердің көмегімен бұл үлгінің өңделуі iскер процесстердің қаншалықты тиiмдi екенін тексеруге мүмкіндік береді, сонымен бірге сол немесе басқа операция қоғамдық маңызды соңғы нәтижеге бағытталған немесе артық бюрократтық процедура болып табыла ма екенін анықтауға мүмкіндік береді.

    Iскер  процесстерді талдлау кезінде  мекеме бөлiмшелерiнiң жауапкершiлiк  салалары, оның басшылары мен  қызметкерлері жан-жақты зерттеледi. Бұл iскер процесстердiң иелерiнiң мекен-жайларын орнатуға мүмкіндік береді, нәтижесінде процестер иесiз болуды тоқтатады, соңғы нәтижелерге жүйелердiң ынталандырулары және жауапкершіліктерін құрастыру және енгізу үшін жағдай жасалады, жауапкершілікті өткізіп беру сәттері мен процедуралары анықталады. Iскер процесстердi талдау және бағалау стандарттардың дәйектемесiне және оның орындалуына, орындаушылар қабылдайтын шешімдер еркіндігінің диапазоны және мүмкiн тәуекелдерді, қорлар шығынының шектi нормативтерін эффекттiң бiрлiгiне жақындауға мүмкіндік береді.

Алайда  таза «процесті компания» жұмысты дұрыс ұйымдастыруды иллюстрациясы болып табылады. Шындығында компанияның барлық бизнес-процестері функционалдық құзыреттiлiктерді және қатынастарды сипаттайтын кәсіпорынның ұйымдық құрылымдар шеңберiнде жылжиды.

    Компанияның барлық ағымдағы қызметін басқару екі  бағытта жүргізіледі — операцияларға бөлінген, бiр iзге салынған бизнес- процесстерлердi жиындарын қолдайтын функционалды аймақтарды басқару және интеграцияланған бизнес-процестерді басқару. Оның жұмысы тұтынушылардың жедел тапсырыстарды да және  ұйымның өзiнің глобалдi жобаларын да орындауы үшiн бiр iзді процестердiң маршрутизациялау және үйлестiрілу болып табылады (6.1-сурет).

      
6.1-сурет.  Компания қызметін басқарудың сұлбасы

    Iс  жүзiнде ұйымдастырылған жобалаудың  негiзгi жұмысы қорларды пайдалану  тиiмдiлiгі мен процестер тиімділігі  арасындағы ұтымды ара қатынасты  таңдау болып табылады. Бөлімдерді қатты мамандандыру ұйым қорларын үнемдейді, бірақ процестерді жүзеге асырудың сапасын төмендетеді. Барлық кілттік операциялар бойынша жеке мамандарды қосатын «процесті» командалардың құрылуы жеткілікті түрде қымбатқа түседі, бірақ сонымен қатар елеулі уақытты қысқартады және процестің орындалу нақтылығын жоғарылатады. Кейде ұйымдар өзіне осы жолды таңдауға рұқсат береді, әсіресе тұтынушы төлеуге келіскен процестің жоғары бағалылығы құрылған жағдайдарда. Бірақ ереже бойынша, процесті-матрицалық құрылым негізінде қандай да бір мәміле ізделеді. Компания процесстерге бағдарлауды бастаған кезде көптеген функционалды аймақтарға қатысты тек қана интеграцияланған функцияаралық процестер иелерінiң рөлi маңызды бола бастайды. Сонымен қатар, кәсіпорын қызметiнің жаңа парадигмасы кәсіпорынның барлық жеріне таратылған үлкен санды басқару процестерінің пайда болуын шақырады, бірақ зейін қойылған мамандандырылған ұйымдастыру бiрлiктерiне емес: бұл сапа, бюджетпен қаржыландыру, маркетинг және т.с.с. жүйелері. Сондықтан бюджетпен қаржыландыру қойылымы тек қаржылық қана емес, ұйымдастырылғандай есептер өкiлеттiктi табыс етуді болжайды, яғни билікті (онымен қоштасу оңай). Өте төменгі деңгейлерге қаржылық шешiмдердi қабылдауға жауапкершiлiк өкiлеттiгі беріледi: келiсiм - шартты бекіту туралы, төлеу туралы, сатылым туралы, несиедегі жеңілдіктер мен демалыс және т.с.с. Бұл бөлімдер арасындағы байланысты жеңілдетуге және құжаттардың тік өту деңгейлерінің санын төмендетуге мүмкіндік береді, яғни реинжинирингтің классикалық сұлбасын жүзеге асыру шарты болып табылады. Осындай тәсілмен процесті бағыттау ұйымдық құрылымды қайта құруға алып келеді, кәсіпорынның ұйымдық құрылымын «жазығырақ» жасайды, бұл процестер жүйесі ретінде ұйымның «тiк» сипаттамасы мен оның «көлденең» сипаттамасы аралығында тығыз байланысты мысалға келтiредi.  

      Процесті  тәсілдің негізгі элементтері

    Процесті  тәсіл шеңберінде кез-келген кәсіпорын  бизнес-жүйе ретінде қарастырылады. Бұл жүйе байланысқан бизнес-процестер жиыны, өнім шығарылымы немесе қызмет болып табылатын қорытынды мақсат болып табылады.

    Бизнес-процестің  ретінде нәтиже құратын, тұтынушы үшін бағалылығы бар әр түрлi қызмет түрлерiнiң  жиынтығы түсініледі. Бизнес-процесс  – бұл жұмыс тізбегі (қызметтер), ол қандай да бір өнім немесе қызметтің  нәтижесі болып табылады.

    Әрбір бизнес-процестің өзінің шегі (толығырақ 6,7-лекциялар) және рөлдері болады.

    Процесті тәсілде  келесідей кілттік рөлдер қолданылады:

    Процестің иесі - жалпы процестің жүруіне және нәтижелеріне жауап беретін тұлға. Ол бизнес-процесті білу керек, оның орындалуын бақылап, оның тиiмдiлiгiн жетiлдiру керек. Бизнес-процестің иесінің үйлесiмдiлiгі, құлшынысы болуы керек және адамдарға ықпал ету қабiлеттiлiгі мен өзгеріс енгізу сияқты қасиеттерге ие болуы керек.

    Команда көшбасшысы — бизнес-процес туралы білімі және позитивті жеке қасиеттері бар жұмысшы.

    Коммуникатор – ұжымды жұмыстың әртүрлі әдістерімен үйрететін, жетекшiмен бiрге мәжiлiстерді дайындайтын және олардың нәтижелерін талдайтын қызметкер.

    Процес координаторы – бизнестің барлық бөліктерінің келісімді жұмысына жауап беретін және басқа бизнес-процестермен байланысты қамтамасыз ететін  жұмысшы. Координатор административті қабілеттерге ие болуы және кәсіпорынның стратегиялық мақсаттарын түсіне білуі керек.

    Команда қатысушылары – иерархияның әр түрлі деңгейлерінің мамандары.  Команда қатысушылары кеңесшіден және коммуникатордан әдістемелік жабдықтау және қолдау алады, көшбасшымен бірге бизнес-процеске моделдеу, талдау және бағалау жүргізеді.

    Процесті тәсілдің негізгі ерекшеліктерінің бірі команда болып табылады.  Процесті командалардың бірнеше түрлері бар: 

    Жағдайға  байланысты команда  – әдетте тұрақты негізде жұмыс істейді және периодты түрде қайталанатын жұмысты орындайды.

    Виртуалды команда – жаңа өнімді немесе қызметті құрастыру үшін жасалады.

    Жағдайға  байланысты менеджер – жұмыс көлемін 90%-ға дейін өз бетімен орындай алатын жоғары дәрежелі маман.

    Процесті тәсілдің маңызды жұмысы процесті командаларды құрастыру болып табылады. Командаларды дайындау және құрастыру төмендегілерден тұрады:

• оқу курстары;
• әдiстер, әдiстемелердi және т.б. игеру бойынша жаттығу тренингi;
• психологиялық тестіден өткізу;
• жұмыс дағдыларын тестілеу.

    Бизнес-процестерді орындау арқылы нақты мақсаттар жиынтығына қол жеткізу мақсат ағашы деп аталады. Мақсат ағашы ереже бойынша, иерархиялы түрде болады. Әрбір мақсаттың өзінің қол жеткізу өлшемі және сын-пікірі (сандық немесе сапалық) болады.

    Бизнес-процестер кәсіпорынның бизнес-функцияларын жүзеге асырады. Бизнес-функция деп кәсіпорын қызметінің түрі түсініледі. Көптеген бизнес-функциялар функционалдық қызметтiң иерархиялық декомпозициясын ұсынады және қызмет ағашы деп аталады.

    Бизнес-қызметтер  көрсеткіш ағашын құратын кәсіпорын қызметінің көрсеткіштерімен байланысты.  Көрсеткіштер негізінде процестерді орындау эффективтілігін бағалаудың көрсеткіштер жүйесі құрылады. Процес иелері берілген көрсеткіш жүйелерінің көмегімен өздерінің бизнес-процестерін бақылайды.

Бизнес- процестердiң тиiмдiлiгiн бағалаудың өте белгiлi көрсеткiштері болып  табылады:

• белгілі уақыт интервалында берілген сапамен өндірілетін өнім саны;
• қолданлатын өніи саны;
• типтік операциялардың орындалу ұзақтығы және т.б.

     Үрдістерді  ерекшелеу және жіктеу

     Үрдістік  сипаттамада минимум ретінде  екі есеп шығарылуы қажет:

     1. Барлық "Функционалық аудандар " жүйесін және ұйым үрдістері мен олардың арасындағы байланысты  идентификациялау.

     2. "Кілттік" интеграцияланған  үрдістерді ерекшелеу және оларды  ағымдық деңгейде сипаттау.

     Әр  ұйымның қызметі өз тұтынушысы бар  үрдіс ретінде іске асады: сыртқы – клиент немесе ішкі – қызметкер немесе ұйымның басқа үрдістерді іске асыратын бөлімшелері.Үрдістерді жүйелік сипаттау деңгейінде әр үрдістің маңыздылығы анықталады – сонымен бірге аз түсінігі бар қызметтерден тазарту жүреді.  Бұл этапта ағымдық сипаттауға кілттік үрдістер таңдалады, олар қажет болатын, мысалы, үйымның ақпараттық жүйесін құру.