Автоматизация рабочего места менеджера службы доставки

Рассмотрим теперь два  подхода к разработке АРМ. Первый подход - функциональный представляет собой автоматизацию наиболее типичных функций.

Посмотрим, как адаптируется функциональное ПО (ФПО) к конкретным условиям применения. Отметим программные средства, которые являются базовыми при АРМ для различных профессий, связанных с обработкой деловой информации и принятием управленческих решений.

Первыми появились программные  средства для автоматизации труда  технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией  выполняемых ими функций. Наиболее типичным примером являются текстовые  редакторы (процессоры). Они позволяют  быстро вводить информацию, редактировать  ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к  распечатке. Применение текстовых редакторов позволят значительно повысить производительность труда машинисток.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например при работе с картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справится с этой задачей за считанные секунды.

Большое число специалистов связано также с обработкой различных  таблиц, так как в большинстве  случаев экономическая информация представляется в виде табличных  документов. КЭТ (крупноформатные электронные  таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так  как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении  исходных. Поэтому они широко используются, например при прогнозировании объемов сбыта и доходов.

Достаточно большой популярностью  в учреждениях пользуются программные  средства АРМ для контроля и координации  деятельности организации, где вся  управленческая деятельность описывается  как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца  и ответственных исполнителей. При  этом деятельность каждого работника  увязывается с остальными. Таким  образом, создается план-график работ. Пакет может автоматически при  наступлении срока формировать  задания исполнителям, напоминать о  сроке завершения работы и накапливать  данные об исполнительской деятельности сотрудников.

Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен  данными, который занимает до 95% времени  руководителя и до 53% времени специалистов. В связи с этим получили распространение  и программные средства типа “электронная почта”. Их использование позволяет  осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и  обрабатывать сообщения с различных  рабочих мест и даже проводить  совещания специалистов, находящихся  на значительном расстоянии друг от друга.

В настоящее время наблюдается  тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов, которые  вмещают в себя возможности и  текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие  большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки  данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое. Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы свои редакторы и не исключено что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных.

Хотя современное ФПО  отвечает почти всем требованиям, налагаемых на него работниками различных профессий, чего-то все равно всегда не хватает. Поэтому большим плюсом такого ПО является возможность его доработки и изменения. Что же касается разработки новых программных средств в АРМ, то она ведется по двум направлениям: создание нового ПО для новых профессий и специализация ПО для существующих профессий. В настоящее время наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального назначения.

Оно выражается в  следующем:

· учет решаемых задач;

· взаимодействие с другими  сотрудниками;

· учет профессиональных привычек и склонностей;

· разработка не только ФПО, но и специальных технических  средств (мышь, сеть, автоматический набор  телефонных номеров и пр.).

Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить  их численность и при этом повесить скорость обработки экономической  информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

В нашей стране созданы  и успешно применяются замечательные  программные продукты, реализующие  различные функции и предназначенные  для автоматизации традиционного  делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных  сетей. Современные офисные системы  разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных  систем - Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.

Пакетные поставки систем занимают особое место в практике обеспечения предприятий правовой информацией. Фактически они позволяют  реализовать комплексный подход к задаче правовой информатизации как  для предприятия в целом, так  и для отдельных специалистов. Гибкость пакетных поставок обеспечивает максимальный учет интересов конкретного  пользователя. При установке пакетов  учитываются такие факторы, как  сфера деятельности предприятия, его  масштаб, структура, территориальное  расположение, международные связи. Основой для формирования пакета являются системы по федеральному и  региональному законодательству. Технология Консультант Плюс позволяет учесть уровень используемой компьютерной техники и установить пакеты систем, эффективно работающие практически на любых компьютерах, любых программных платформах и в сетях любой конфигурации.

Существует множество  программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы  называются текстовыми редакторами  или текстовыми процессорами (Word и  др.)

При использовании этих программ для составления документов текст  редактируемого документа выводится  на экран дисплея и в него можно  вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места  документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для  выделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и  списками, многократно распечатывать  текст на принтере и т.д. программы  включают словарь синонимов делового языка, проверку орфографии и грамматики, современное стилевое оформление документа, возможность составления документа на нескольких языках и многое другое.

В программный пакет Word включены шаблоны документов, которые помогают создавать конкретный документ - стандартное, изысканное и современное письмо, а также резюме, факс. Можно выбрать  интересующий вариант документа, отредактировать  его, заполнить изменяемые реквизиты: дату, номер документа, подпись, адресат, фамилию и телефон исполнителя  и т.д. В окне предварительного просмотра  можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. В новом текстовом редакторе Word 2007 можно не только обнаружить ошибки, но и узнать почему необходимо внести исправление.

Таким образом, новый редактор одновременно является учебником орфографии и пунктуации.

Созданные в текстовом  редакторе документы запоминаются, хранятся и пересылаются в виде файлов или выводятся на печать на бумажный носитель.

6. Анализ механизма управленческой деятельности

Анализ механизма управленческой деятельности «цветочного магазина» посредством организации АРМ различных категорий служащих и автоматизации их рабочих мест.

Организационная структура « Цветочного магазина»

Целью деятельности «цветочного  магазина» является удовлетворение потребностей внутреннего рынка в продукции и услугах. Преимущества перед услугами конкурентов, если таковые образуются: удобно, надежно, быстро и комфортно.

Для эффективного управления задачами и ресурсом руководитель должен знать, кто из его сотрудников чем занят, какая у него загрузка, над какими по важности задачами работает сотрудник, в каком состоянии находится каждая задача, к какому сроку задание должно быть выполнено, сколько времени длиться работа над задачей, какие задачи нужно решать в первую очередь, какие задачи были отложены и т.д.

Таблица 1. Клиенты цветочного магазина.

Таблица 2. Сотрудники цветочного магазина.

 

 

Таблица 3. Наименование и  услуги цветочного магазина.

Таблица 4. Форма «Название  организации».

 

Таблица 5. Отчет «клиенты фирмы»

 

Заключение.

В результате курсового проекта разработана информационная система «Автоматизация рабочего места менеджера службы доставки», реализующая все необходимые требования, которые предъявлялись в постановке задания к  данной работе. Разработанное приложение в свою очередь является модифицируемым приложением, т.е. при необходимости может быть дополнено различными функциями и использоваться в любой организации или предприятии.

Данная информационная система значительно упрощает работу менеджера, сокращая время его работы, тем самым, повышая производительность труда.

Готовая программа отвечает всем поставленным требованиям и  имеет понятный пользовательский интерфейс.

Достоинства от внедрения  программного продукта:

-   автоматизация учета  сведений о клиентах, сотрудниках, товарах;

-   уменьшение времени  обработки информации;

-  экспорт данных;

-   повышение производительности  труда;

-   функциональность.

Таким образом, в ходе курсового  проекта в полном объеме решены все  поставленные задачи.

Список используемой  литературы:

 

1. Бекаревич Ю., Пушкина Н. Microsoft Access 2000. Самоучитель. – СПб.: БХВ- Санкт-Петербург, 2001.
2. Робинсон С. Microsoft Access 2000, Учеб.курс. – СПб.: Питер, 2000.
3. Левин А. Краткий самоучитель работы на компьютере. – м.: Изд-во А. Левина, 2001.
4. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – СПб.: Питер, 2000.
5. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1988.
6. Гулб Х., Тобочник Я. Компьютерное моделирование. – М.: Мир, 1990.
7. Горстко А.Б. Познакомьтесь с математическим моделированием. – М.: Знание, 1991.
8. Хеннер Е. К., Шестаков А.П. Математическое моделирование. – Пермь: ПГПУ, 1995.
9. Уинстон П. Искусственный интеллект. – М.: Мир, 1980.
10. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных ( в 2 книгах). Кн. 1. М.: Мир, 1985.
11. Первин Ю.А. Информационная культура (комплект учебных пособий). М.: Дрофа, 1995-1998.
12. Microsoft Office 2000: Справочник/ Под ред. Ю. Колесникова. – СПб.: Питер, 1999.
13. Информатика. Учебник, под ред. Макаровой Н.В. М.: Финансы статистика, 2003, 768 с, ил.
14. Научные основы организации управления и построения  АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. - М.: Высшая школа, 2001
15. Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ - М.: Высшая школа, 2002
16. Справочная система Microsoft Office.
17. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Г. А.Титоренко – М.: ЮНИТИ, 2000.- 400с. 
18. Андреева В.И.  Делопроизводства в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. – 3-е изд. – М.:Бизнес – школа»Интел – Син»,2000.
19. Васильев Д.В. Делопроизводства на компьютере. – М.: Стрикс: ПРИОР, 1999
20. Виллетт Э., Каммингс С. Office XP, библия пользователя. – М.: Диалектика, 2002.
21. Киселев С. В., Куранов В.П. Оператор ЭВМ. – М.: Изд. Центр «Академия» 2001.
22. Кудрявцев В. А. Организация работы с документами: учебник. – М.: СПО, 1996.