Інформаційні технології туристичних підприємств

Для успішного функціонування на ринку туристичні підпри­ємства здійснюють маркетингову діяльність, яка останнім часом все більше підлягає автоматизації (рис. 3.2).

На інформаційному ринку існують різноманітні програмні про­дукти для комп’ютеризації маркетингової діяльності, вони спрямовані на процес автоматизації накопичення результатів опитування, плану­вання та розробки маркетингової стратегії.

Британська аналітична компанія IDL провела опитування євро­пейських компаній щодо місця та ролі інформаційних технологій у сучасному бізнесі. Найважливішим, на думку 64 % респондентів, є розширення застосування ІТ для управління взаємовідносинами з діловими партнерами.

Рис. 3.2. Функціональна структура інформаційної маркетингової системи

У діяльності туристичних підприємств застосовується система автоматизації маркетингової роботи з діловими партнерами "Traval Partner – 2000", яка вирішує такі завдання: створення і ведення єдиної бази даних партнерів шляхом реєстрації загальних відомостей і кон­тактних даних, опис їх діяльності і взаємовідносин із туристичною фірмою; реєстрація різноманітних акцій (рекламних кампаній); відбір партнерів для розсилання повідомлень, організація та реєстрація бага­торазової розсилки повідомлень різними способами; аналіз результатів рекламно-маркетингової роботи шляхом формування різних звітів довідок за різними партнерами, повідомленнями, рекламними кам­паніями.

Останнім часом суб’єкти туристичної діяльності активно засто­совують систему "Парус-Менеджмент і Маркетинг" як інструмент, що дозволяє реалізовувати клієнт-орієнтовану стратегію, автоматизуючи роботу відділів продажів (менеджерів за напрямами), маркетингу, сер­вісу, реклами, а також інших відділів, які взаємодіють з клієнтами.

Розповсюдженим у практичній діяльності є модуль "БС Марке­тинг" системи BS Integrator, який дає можливість автоматизувати ве­дення справ із контрагентами, організацію заходів, розрахунок і кон­троль ключових показників продажу. Його використання дозволяє застосовувати індивідуальний підхід до кожного клієнта, відслідко­вуючи й накопичуючи всю інформацію про нього; аналізувати потреби споживачів і свої можливості; планувати рекламні кампанії; проводити анкетування, а також аналіз ринку. Наявність елементів стратегічного планування, SWOT-аналізу сприяють ефективному управлінню внутрішнім і зовнішнім середовищем.

3.2. Технології управління інформаційними потоками

Ефективність управління туристичними підприємствами зале­жить від своєчасно проведеного аналізу фінансової діяльності з метою виявлення проблем і перспектив подальшого розвитку. Програмні продукти, які використовуються в діяльності туристичних підприємств представлені двома системами: для фінансового аналізу і для оцінки інвестицій. Програмні продукти для автоматизації фінансового аналізу дозволяють отримати оцінку загального фінансового стану підпри­ємства, зокрема окремих показників фінансової діяльності. Найбільш відомими на українському інформаційному ринку є система BS Integrator, яка містить відповідний модуль "БС Фінанси", та програма "Фінансовий аналіз" фірми "Інфо-Софт". Для аналізу ефективності інвестиційних вкладень і комплексного порівняльного аналізу об’єктів капіталовкладень найбільш широко використовуються програмні продукти: "Project Expert", "Альт-Інвест".

Як зазначають російські науковці М. Морозов і Н. Морозова, створення сучасної інформаційної технології управління інвести­ційними проектами в туризмі базується на уніфікованому інформа­ційному, технічному і програмно-математичному забезпеченні всіх учасників інвестиційного проекту. Тобто, необхідне проектування універсальної інформаційної бази, яка б дозволила функціонально поєднати увесь комплекс вирішуваних завдань.

Вихідними даними для проведення фінансового аналізу є бухгалтерська звітність і звітність про результати господарської діяльності туристичних підприємств. Автоматизація бухгалтерського обліку доз­воляє оперативно виявляти проблемні місця, вчасно їх ліквідувати, надавати дані для вирішення аналітичних завдань підприємства. Для ефективного управління підприємством і оцінки витрат необхідне ведення всіх бухгалтерських операцій у режимі реального часу, що сприяє більш чіткій роботі всіх служб і посилює людський фактор. Тобто потрібен перехід до електронної бухгалтерії, основаної на використанні ІТ, що дозволить спростити і прискорити розрахунки з урахуванням руху фінансів, створити нові умови для розвитку підприємства і динамічного аналізу стану ринку. Більшість існуючих програм дозволяють автоматизувати бухгалтерські операції врахо­вуючи зміни в українському законодавстві та формах обліку і звітності (рис. 3.3).

Одним із основних ресурсів суб’єктів туристичної діяльності є трудові ресурси. Система правил і норм, які приводять трудові ресур­си у відповідність до стратегії підприємства містить термін "кадрова політика". Операції по роботі з кадрами повинні бути узгоджені з цілями і завданнями підприємства.

Рис. 3.3. Автоматизація бухгалтерського обліку туристичного підприємства

Застосування сучасних ІТ у здійсненні управлінських операцій передбачає також автоматизацію процесу управління персоналом, а саме: підбору, атестації, навчання, просування і розвитку персоналу, складання штатного розпису, планування потреб у трудових ресурсах, підвищення кваліфікації, забезпечення ефективної системи мотивації праці, оцінку кадрового потенціалу тощо. Усі завдання управління персоналом повинні знайти своє відображення в інформаційній системі, що створюється на підприємстві з метою підвищення ефективності управлінських функцій.

Прикладом автоматизації загальних завдань управління персо­налом можуть бути модулі "Парус-Персонал", "Парус-Заробітна плата" системи Парус 7.

"Парус-Персонал" дозволяє:

• реєструвати у системі анкети працівників;

• складати штатний розпис;

• вести в системі стандартні кадрові накази;

• вести табеля працівників, розширений облік відпусток, який передбачає можливість реєстрації встановлених (планових) від­пусток за певний період, доповнення довільними відпустками;

•  здійснювати операції щодо особових рахунків працівників, а також пов’язані з переміщенням працівників, прийомом на роботу, суміщенням посад, оплатою праці, звільненням тощо;

•  вести облік інформації про перепідготовку, підвищення квалі­фікації, атестації, догани і заохочення, наукові роботи, наукові ступені та вчені звання, облік по військовозобов’язаним, а також про зарахування до кадрового резерву.

Модуль "Парус-Заробітна плата" забезпечує:

•  розрахунок заробітної плати, з урахуванням норм робочого часу і виробітку;

•  облік виплат за відомостями;

•  перерахунок заробітної плати за минули місяці;

•  розрахунок відпусток, допомоги по тимчасовій непрацездат­ності й допомоги на дітей;

•  розрахунок податку на доходи фізичних осіб, пенсійних внесків, утримання по судам та іншим утриманням, виплат по вико­навчим листам;

•  ведення особових рахунків працівників;

•  розрахунок нарахувань на заробітну плату і утримання із заро­бітної плати;

•  формування і відпрацювання в бухгалтерському обліку госпо­дарських операцій по заробітній платі;

•  ведення табеля працівника;

•  облік виплаченої (невиплаченої) заробітної плати;

•  ведення наказів.

Розглянуті модулі дозволяють формувати і друкувати різно­манітні кадрові звіти такі, як штатний розпис, звіт з праці, про вико­ристання робочого часу та звіти щодо отриманої заробітної плати та ін.

Системі обліку праці й заробітної плати належить одне із важ­ливих місць в управління підприємством. У комплексній системі BS Integrator також передбачено модуль "БС Персонал", який крім повного кадрового обліку, виконує розрахунок заробітної плати на основі алгоритмів. Система легко адаптується до найбільш вигідної підприємству схеми оплати праці. Функціональність модуля дозволяє автоматизувати кадровий документооборот, ведення календаря і табелювання робочого часу. Крім того, в модулі є функція для організації підбору персоналу на підприємстві й автоматизації всього доку­ментообороту.

На ринку інформаційних технологій реалізуються програмні продукти, які автоматизують основні групи операцій туристичних підприємств. Серед них програма "Туристичний офіс", розроблена фірмою "Туристичні технології" в 1995 р. для автоматизації діяльності туристичних агентств і туроператорів. Програмний продукт містить три основні модулі: туристичний; фінансовий; управління докумен­тооборотом і зовнішніми зв’язками.

Туристичний модуль реалізує такі функції, як: ведення довідника; внесення в довідники цін, отриманих від партнерів; підготовка індивідуальних і групових турів; продаж турів; контроль за обсягами продажу; оформлення договорів, ваучерів, анкет для посольства, формування різноманітних списків за певними шаблонами.

Фінансовий модуль поєднує можливості бухгалтерського обліку й аналізу господарської діяльності, він здійснює: настроювання на особливості бухгалтерського обліку підприємства; введення первинних бухгалтерських документів; складання звітів за певний період; конт­роль взаєморозрахунків; аналіз і контроль за фінансовим станом під­приємства; отримання інформації про туристичну діяльність, а також готівкові та безготівкові рахунки; аналіз завантаження маршрутів; рентабельність туристичних направлень і окремих дестинацій тощо.

Модуль управління документооборотом і зовнішніми зв’язками передбачає: зберігання, передачу, редагування документів, з одного боку, і підготовку документів до відправлення споживачу по факсу або модему, а також передачу інформації між агентствами, центральним офісом і відділом продажу, з іншого боку.

Оскільки туристична сфера є інформаційно насиченою, ефек­тивність діяльності підприємств залежить від ефективного управління інформацією. Управління потоками документів як усередині підпри­ємства, так і для забезпечення його зовнішніх зв’язків називається документооборотом.

Постійне збільшення інформаційних потоків у туристичному бізнесі вимагає адекватної реакції з боку ІТ, вони забезпечують дос­тупний і ефективний інструмент автоматизації документообороту. В результаті з’явились системи електронного документообороту (далі – СЕД), які на світовому ринку функціонують вже більше 20 років. На ринку СЕД присутні як всесвітньо відомі багато профільні ІТ-компанії, так і відносно маловідомі фірми, які пропонують програмні додатки (класифіковані як СЕД), що відрізняються за функціональними можли­востями та технологічними рішеннями.

На туристичних підприємствах з метою автоматизації інфор­маційних потоків створюються системи управління електронним доку­ментооборотом, які призначені для:

•  інтеграції процесів документального забезпечення управління підприємством у межах єдиної інформаційної системи;

•  підвищення інформованості менеджерів за рахунок збільшення обсягів надходження, обробки і збереження інформації, підви­щення повноти і достовірності звітів;

•  зменшення вартості документаційного забезпечення управління підприємством;

•  інтеграції інформаційних процесів у рамках кооперації підпри­ємств (туроператор – турагенство – постачальники туристичних послуг; туристичні агентства – центральний офіс – відділи продажів);

•  створення електронної бази даних (за клієнтами, партнерами тощо).

У процесі створення, просування та реалізації туристичного продукту беруть участь безліч учасників туристичного ринку. У зв’язку з цим, зростають потреби підприємств у сумісних інтегрованих інструментальних засобах доступу до інформації. Разом з тим, кожне підприємство повинно забезпечити легкий і швидкий доступ до всіх корпоративних даних і здійснити інтеграцію корпоративних додатків, які обмінюються між собою інформацією.

Автоматизація документообороту відповідно до структури управ­ління підприємством дає можливість керівництву переглядати інфор­мацію в базах даних; отримувати її із зовнішніх джерел; видавати розпорядження і контролювати їх виконання. Спеціалісти підрозділів мають можливість переглядати і реда­гувати інформацію в базах даних (наприклад, зміна цін та інформації по рейсам і готелям); складати звіти; готувати необхідні документи (ваучери, авіаквитки, страховки, службові записки); здійснювати підго­товку вихідної кореспонденції. Секретаріат (секретар) за допомогою існуючого програмного забезпечення здійснює реєстрацію вхідної документації; реєструє і відправляє вихідні документи; вводить доку­менти в бази даних і передає їх в архів. Автоматизація процесу управління інформацією сприяє забезпе­ченню якісно нового підходу до прийняття управлінських рішень.