Презентация: организация и порядок проведения

 

 

Презентация: организация и порядок проведения

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЕ

по дисциплине «Деловое общение»

 

Оглавление

Введение 4

Классификация презентаций 5

Подготовка  и проведение презентации 8

Этикет проведения презентации 10

Заключение 12

Библиографический список 13

 

 

Введение

Презентация – это эффектный и комфортный способ привлечь внимание пользователей к товарам и услугам как самой компании, так и ее партнеров и представителей. Презентация – это основа реализации любого проекта. От проведения презентации зависит успех начатого дела.

Предметом презентации могут  быть достижения компании, описание производства, продукции и услуг, заслуги коллектива, описание проведенных мероприятий, тенденции и планы развития. Презентации  могут проводиться на выставках, конференциях и семинарах, в офисах, в торговых залах.

Преимущества презентаций заключается в том, что она:

• наиболее выгодный способ рекламы;
• эффектное и эффективное представление презентуемого объекта;
• оживление информации, придание наглядной формы;
• динамичность;
• интерактивность;
• компактность.

На сегодняшний день презентации  – обязательная составная часть интегрированных маркетинговых коммуникаций (ИМК), которая может быть реализована в самых разнообразных формах: от совсем простых до масштабных мероприятий, в которые вовлечено множество людей.

 

Классификация презентаций

Презентации можно классифицировать по различным признакам.

По виду презентуемого объекта:

• Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов.
• Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара.
• Презентация проекта. Цель этого вида презентации — информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта.
• Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель – ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ.
• Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности.

 

По цели проведения презентации и аудитории, для которой проводят презентацию:

• Внутрикорпоративная презентация. Презентацию можно организовать для сотрудников своей компании, чтобы поднять корпоративный дух, чтобы сотрудники гордились своей компанией и лучше узнали друг друга в неформальной обстановке. Во время таких презентаций сотрудников часто премируют и награждают подарками, устраивают «капустники», конкурсы и лотереи. Эти презентации, как правило, приурочены к каким-либо праздникам: Дню Рождения компании, Новому году и т. д.

Все остальные виды презентаций  проводят для клиентов.

• Деловая презентация. Как правило, такая презентация представляет собой скорее рабочую встречу. На ней компания представляет потенциальному партнеру свой продукт, товары или услуги. Презентация проходит в деловой обстановке и не сопровождается дополнительными мероприятиями.

Одна из разновидностей деловой  презентации часто используется в фармакологии.

В этом случае фармацевтическая компания составляет специальный каталог, в котором представляет свою продукцию. Представитель компании приходит в  больницу или поликлинику и демонстрирует  врачам (отдельно каждому в его  кабинете или группе врачей) каталог, который ставится на стол, например, в виде домика - представитель компании переворачивает его страницы, как  перекидной календарь, и одновременно рассказывает про изображенные препараты.

• Презентация с дополнительными акциями. Многие презентации сопровождаются дополнительными акциями. Таковы, например, презентации новых моделей автомобилей. Они, как правило, сопровождаются тест-драйвом, когда этот автомобиль выставляют на площадке, и гости могут на нем покататься, попробовать его «в деле». Такие презентации проводят, например, за городом или в парке, где есть возможность ездить без помех. Одновременно другим гостям предлагают иные развлечения – угощения, выступления артистов, игры и т. п.
• Презентация для партнеров и клиентов. Многие компании организуют презентации для своих партнеров и потенциальных клиентов. Например, какой-нибудь крупный производитель устраивает презентацию для своих дистрибьюторов или партнеров для укрепления с ними деловых связей. Такие презентации можно приурочить к какому-нибудь событию в жизни компании - переезду в новый офис, дню рождения компании, запуску нового проекта и т. д. Такие мероприятия сопровождаются большим количеством дополнительных мероприятий.
• Презентация как составная часть масштабной рекламной кампании. Такая презентация направлена на продвижение конкретного продукта. Ее организуют для журналистов и других гостей - партнеров, своих сотрудников. Ее можно устроить в любой момент проведения рекламной кампании, но чаще всего ее проводят в начале, реже в конце. В этом случае презентация предваряет рекламную кампанию и дает возможность компании так рассказать о продвигаемом продукте, чтобы журналистам захотелось об этом написать.

В связи с этим место  проведения презентации выбирают по возможности как можно более  экстравагантное и оригинальное. Чтобы дать журналистам дополнительный стимул рассказать об этом мероприятии, также приглашают известных людей, состав которых зависит от целевой  аудитории продукта. Как правило, такую презентацию сопровождает пресс-конференция и раздача специальных  презентационных материалов.

• Все другие виды презентаций. Эти презентации могут иметь различные поводы или цели, например, открытие нового магазина или ресторана. На такую презентацию приглашают, прежде всего, журналистов и потенциальных покупателей (клиентов). Если это очень дорогой магазин, ресторан или ночной клуб, то по специальной базе данных приглашают богатых людей, в том числе «звезд».

 

Подготовка и проведение презентации

Успех презентации в большей  степени зависит от того, насколько  точно вы сможете представить  себе, что и в какой последовательности будет происходить во время ее проведения, кто будет слушать  вас, что вы будете отвечать оппонентам или слушателям, что станете им показывать и как хотите выглядеть  перед ними.

Внимание слушателей трудно удерживать долго, поэтому на презентацию  отводится обычно не более часа времени. Если же планируется проведение нескольких разных презентаций, то они могут  быть совсем коротенькими, чтобы «уложиться»  в регламент времени.

Эффективная подача презентации  достигается за счет выполнения четырех  общепринятых этапов планирования, подготовки, практики и презентации:

• Планирование – определение основных моментов доклада на основе анализа аудитории.
• Подготовка – формулировка доклада, подготовка структуры и времени показа презентации.
• Практика – просмотр презентации, репетиция и получение отзывов, пробуждение интереса у аудитории и приобретение уверенности в презентации.
• Презентация – абсолютное владение данной темой, максимальное привлечение внимания аудитории и донесение до нее важности вашего сообщения.

Типичная схема любой  презентации включает в себя, во-первых, небольшое вступление, в котором  объясняется цель проведения данной презентации, актуальность проблемы. Основная часть презентации должна быть сконцентрирована на важнейших достоинствах и преимуществах  предлагаемого товара или идеи. В  конце презентации желательно кратко подвести итог сказанному, еще раз  подчеркнув самые важные моменты, ведь, возможно, именно подводя итог в  своей презентации, слушатель примет окончательное решение по поводу предлагаемого решения.

Дополнительный визуальный материал (оформление слайдов, буклеты, карточек) – это один из важных этапов подготовки презентации. 80 % информации человек получает с помощью зрения, и если эта информация красиво  и интересно изложена, то ее проще  всего воспринимать. При подготовке слайдов не следует злоупотреблять таблицами и многоуровневыми  списками.

Правило 10/20/30 от Гая Кавасаки. Гай Кавасаки – блоггер, популярный на Западе, советует применять для  презентаций следующее правило: 10 слайдов на 20 минут с 30 шрифтом.

10 слайдов – это то  количество, которое могут полноценно  «усвоить» слушатели. Большее  число слайдов говорит о том,  что докладчик не сумел выделить  главные тезисы.

20 минут – это время,  отведенное для непосредственно  рассказа, поскольку в отведенный  час, вам еще придется сначала  настроить технику, а потом  ответить на вопросы слушателей.

30 размер шрифта – оптимальный  выбор для написания текста  на слайдах. 

Если презентация проводится с использованием проектора либо какой-то другой аппаратуры, то перед  началом презентации необходимо тщательно проверить исправность  всех используемых устройств, но также  следует знать к кому обращаться в случае неисправности. Крайне негативно  скажутся на общем впечатлении о  презентации разные технические  неполадки и неувязки.

Текст доклада стоит адаптировать к той аудитории, пред которой  будет проводиться презентация. Необходимо оперировать в докладе  терминами понятными аудитории, и если речь идет о чем-то совершенно новом – желательно подробно объяснить  все, также можно использовать сделанные  в виде «памятки» листовки, чтобы  аудитория пользовалась ими в  процессе презентации.   При подготовке доклада следует избегать использования  избитых клише и тривиальных  фраз, послание будет более действенным, если будут использоваться собственные слова и фразы.

Этикет проведения презентации

Многое на презентации  зависит от докладчика. Существует ряд основных правил успешного проведения презентации:

Желательно не читать доклад с листка. Во-первых, когда глаза  докладчика опущены вниз, ему трудно установить визуальный контакт с  аудиторией. Во-вторых, для слушателей остается непонятным: должны ли они  слушать докладчика или же читать вслух вместе с ним.

Не стоит класть обе  руки в карман, особенно на долгий период времени. Руки в карманах – признак  скованности, неуверенности, скрытности. Если одна рука все же лежит в  кармане – не страшно, однако следует  соблюдать осторожность, чтобы посторонние  звуки, вроде звона ключей, не отвлекали  аудиторию от презентации.

Указкой нужно пользоваться лишь по необходимости, а не размахивать  ею в течение всей презентации. Движение указки отвлекает аудиторию, но также  и не стоит использовать собственные  пальцы в качестве указки.

Не рекомендуется облокачиваться на стол или кафедру в течение  длительного периода времени, иначе  слушатели будут сосредоточены  на том, чтобы уловить момент падения  докладчика, а не на самой презентации.

При проведении презентации  желательно смотреть на аудиторию, а  не на потолок или настенные плакаты, например. Докладчик не должен загромождать собой визуальные предметы, ни в  коем случае не должен поворачиваться спиной к аудитории.

Говорить следует громко, четко, медленно, чтобы все присутствующие могли услышать доклад. В больших  аудиториях рекомендуется использовать специальную звуковую аппаратуру (микрофон, колонки). Монотонное нудное чтение доклада  вызывает скуку, поэтому докладчик должен тоном и темпом голоса выделять нужные моменты в своей речи.

Докладчику рекомендуется  делать паузы на месте соответствующих  знаков препинания. На месте запятой  делается короткая пауза, тире – чуть длиннее, точка – самая длинная  пауза.

Во время проведения презентации  докладчик может передвигаться  по комнате. Таким образом достигается  более близкий контакт с аудиторией. Однако «мельтешить» из стороны в  сторону не желательно – это очень  отвлекает слушателей.

В презентации обязательно  должны присутствовать ключевые слова  и понятия. Именно они помогут  слушателю в дальнейшем идентифицировать полученную информацию.

При необходимости использования  экрана, маркерной доски или флип-чарта, не стоит поворачиваться к аудитории  спиной, возможен поворот не более  чем на 45 градусов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Библиографический список