Отчет по практике в ООО «Евроторг»

Отдел развития торговой сети анализирует распределение сети торговых объектов «Евроопт» по всей республике, проводит мониторинг каждого из них и обосновывает создание новых магазинов и складов. Кроме того, данный отдел осуществляет поиск новых направлений развития компании в соответствии с установившейся концепцией шаговой доступности магазинов и низких цен.

И, наконец, отдел управления логистикой объединяет исследования всех структурных  подразделений, анализирует их результаты, а также решает вопросы, не относящиеся  к конкретной функциональной области  логистики.

Организационную структуру  компании ООО «Евроторг» можно увидеть  в приложении А.

В целом, в ООО «Евроторг» трудятся 14162 работника, 89 человек из которых выполняют определенные логистические функции. Это специалисты с высшим экономическим или техническим образованием, в основном, в возрасте до 30 лет (более подробно состав работников, выполняющих логистические функции представлен в таблице 1.3), что объясняется высокими предъявляемыми требованиями к специалистам (они должны иметь определенный уровень компьютерной грамотности, иметь хорошие знания в определенной узкопрофессиональной области и обладать аналитическими способностями, быть обучаемыми, инициативными), с одной стороны, и потребности компании в специалистах относительно новой в Беларуси профессии (логист) - с другой. Таким образом, можно сделать вывод, что логистический персонал компании «Евроторг» - молодые компетентные специалисты, полные идей и амбиций. Об этом, в частности, свидетельствует самостоятельная разработка сотрудниками отдела специальных форм для расчета определенных данных, написание мини-программ в VBA, позволяющих значительно ускорить работу отдела и свести к минимуму возникновение ошибок из-за человеческого фактора.

Таблица 1.3 - Состав работников, выполняющих логистические функции

Источник: собственная  разработка на основе данных компании.

Однако, несмотря на то, что практически каждый работник компании имеет высшее образование, менеджеры по работе с персоналом 2 раза в год проводят контроль знаний в каждом структурном подразделении. Также ООО «Евроторг» проводит обучение сотрудников и организовывает курсы по повышению квалификации за счет предприятия.

Рыночную информацию подразделения ООО «Евроторг» получают путем мониторинга СМИ: телевидения, глобальной сети «Интернет», прессы. Например, в обязанности одного из сотрудников  отдела рекламы входит отслеживание изменений и дополнений в законодательство о рекламе, чтобы вовремя применять меры к изменению своей рекламной стратегии в случае внесения исправлений в законы. Также отслеживается рекламная продукция конкурентов, в первую очередь информационные листовки для покупателей о скидках. Это делается для того, чтобы отслеживать насколько честно осуществляют рекламу конкуренты, не происходит ли утечка информации о скидках в торговой сети «Евроопт» к конкурентам. Информация о ценах, скидках и надбавках конкурентов может быть получена из рейдов в магазины конкурентов.

Рассмотрим информационные потоки, протекающие между управлением  логистикой и отделом закупок. На рисунке 1.2 сплошными линиями представлены входящие информационные потоки, и, соответственно, пунктирными – исходящие.

Так, отдел закупок проставляет  логистический минимум (т.е. обязательное количество товара для магазинов), формирует  планограммы для отдела распределения  товаров, информирует его об акционных  позициях, которые необходимо распределять в больших количествах, а также о сбоях поставок. В свою очередь, отдел распределения товаров предупреждает отдел закупок о несоблюдении регламента при отсутствии обещанного товара на складах. Также отдел закупок заказывает транспорт для закупаемых товаров и отправляет складской службе график прибытия транспорта на выгрузку вместе с копиями электронных заявок. В случае несовпадения количества позиций в заявке и по факту складская служба отправляет запрос о выявленных расхождениях в службу закупок для принятия решения об оформлении возвратной ТТН, а если нарушений не выявлено – высылает отчет о прибытии транспорта на выгрузку.

Отдел распределения товара (ОРТ) отправляет отделу транспортной логистики информацию о планируемом количестве поддонов и обращается к нему по вопросам дозаказа транспорта. Также с помощью WMSLite ОРТ направляет в складскую службу готовые заявки на распределение товаров для формирования их в сборки; посылает запросы о наличии товара на складе, его свойствах, оперативно вносит корректировки. Отделу учета и выписки отдел распределения товаров высылает коды заявок на сбор заморозки и рыбы, поскольку склад хранения данных товаров не оснащен WMS-системой.

Отдел транспортной логистики направляет складской службе график прибытия транспорта на погрузку и план транспорта по регионам в отдел учета и выписки для более оперативного выписывания ТТН. Складская служба отправляет номера готовых сборок в отдел учета и выписки для получения ТТН, а также информирует отдел распределения товара о внесенных корректировках и высылает отчет о выполнении отделу транспортной логистики.

Рисунок 1.2 – Схема информационных потоков между отделом закупок и подразделениями управления логистикой

Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных Market.

В целом ООО «Евроторг» - динамично  развивающаяся компания со сформировавшимся коллективом работников высшего  звена, молодых квалифицированных  специалистов с высшим образованием, и высокой «текучкой» кадров работников низшего звена, почти 20 лет функционирующая в сфере торговли (5 последних лет в розничной) и за это время добившаяся определенных серьезных успехов.

2 Закупочная деятельность ООО «Евроторг»

Отдел закупок занимается поиском и выбором поставщиков  товаров для сети «Евроопт», согласовывает  с ними условия оплаты и поставки, заключает договоры, рассчитывает средства на приобретение товаров, а также определяет так называемый «логистический минимум», то есть то количество товара, которое по договоренности с поставщиком обязательно должно быть в магазине. Главные его задачи – определить, что закупать, у кого закупать, сколько закупать и на каких условиях.

Каждый специалист отдела закупок ведет определенную группу товаров, представленную в таблице 1.1, при этом для некоторых товаров  из ассортиментной группы импортером может являться непосредственно ООО.«Евроторг». В этом случае специалисту отдела закупок необходимо рассчитать окончательную цену товара прямым или обратным способом (при последнем, как правило, отталкиваются от цен конкурентов) и занести ее в расценочную таблицу. Для остальных товаров ассортиментной группы в соответствии с планами по марже необходимо найти поставщиков. Поиск поставщиков может производиться различными способами - объявлением конкурса на осуществление поставок, изучением соответствующих фирменных и справочных каталогов, при помощи анализа рекламных объявлений в печати, посещением выставок, ярмарок и т. д. В итоге у каждого специалиста отдела закупок формируется перечень потенциальных поставщиков, по которому ведется дальнейшая работа.

У компании наработаны связи  с производителями и поставщиками из 40 стран ближнего и дальнего зарубежья, в числе которых Россия, Украина, Грузия, Армения, Испания, Венгрия, Польша, Германия, Китай, Таиланд, Индия, Аргентина, Бразилия, США и др. География стран и перечень компаний-поставщиков расширяется ежедневно. Ведущими зарубежными поставщиками компании являются: ОАО пивоваренная компания «Балтика» (РФ), Тomena (Литва), ООО «Гермес» (РФ), Tata Coffee Ltd (Индия), ООО «Роялкейк» (РФ), A. Iberandalus (Испания), Xiamen Jiansheng Foreign Tr. CO Ltd (Китай), Baltic Fresh Fruit UAB (Литва) [4].

Для выбора поставщиков  в большинстве случаев применяется  рейтинговая оценка их соответствия критериям. При этом в первую очередь  учитывается цена продукции, даже в ущерб качеству продукции – именно цена имеет наибольший удельный вес при выставлении рейтинговой оценки. Однако необходимо заметить, что влияние на выбор поставщиков для ООО «Евроторг» также оказывают: надежность поставщика, местоположение поставщика, возможность отсрочки платежа и прочих компромиссов, финансовое положение поставщика, его репутация в отрасли, деловой опыт и история взаимоотношений.

Окончательный решение о выборе поставщика принимает начальник группы. Также при длительном сотрудничестве с каким-либо поставщиком он может принять решение об укреплении взаимоотношений маркетинговым процентом – в этом случае поставщик получает фиксированный процент с прибыли от каждой продажи своего товара в сети «Евроопт». Однако данное мероприятие распространяется только на товары промышленной группы.

После согласования решения  с начальником группы специалист отдела закупок оговаривает с  поставщиком условия поставки и  заключает договор, пример которого прилагается к отчету по практике, на основе которого определяются сроки поставки товара и условия оплаты. С поставщиками ведется безналичный расчет.

В зависимости от покупательского  спроса на товар ассортиментной группы, закупаемые SKU включаются в товарные матрицы по форматам магазинов. SKU подлежит включению в товарную матрицу соответствующих форматов, если по результатам продаж за последние 2 месяца соответствует критерию лидерства в своей товарной группе.

Поставка товара, входящего  в ТОП-4000 продаж компании за предыдущий период осуществляются через распределительный центр за исключением: скоропорта, воды и напитков, товаров прикассового ассортимента. По указанным позициям поставка товара осуществляется напрямую в каждый магазин сети согласно товарным матрицам для каждого из форматов.

SKU –лидеры включаются  в соответствующую матрицу вместо SKU-аутсайдеров. Новые SKU подлежат включению в матрицы соответствующих форматов только на основании результатов тестирования. Исключению из всех матриц подлежат SKU, продажи которых составляют менее 1 000 000 руб. за последние 2 месяца. Ротации подлежат 5% от общего числа SKU в каждой товарной группе для перехода из матрицы одного формата в матрицы других форматов сети. 

По результатам продаж декабря 2012-января 2013 года критерию лидерства  приблизительно соответствует следующий минимальный уровень продаж для одной SKU:

- для включения SKU во  все форматы - 147 млн. руб. за 2 месяца;

- для включения SKU во  все форматы (за исключением  формата Е-mini) – 74 млн. руб за 2 месяца;

- для включения SKU во  все форматы (за исключением формата Е-mini и Е+) – 38 млн. руб за 2 месяца.

Кроме того, SKU может быть исключена из всех матриц в случае отсутствия ценовой дистанции, необоснованного  повышения цен поставщиком, невыполнение заявки поставщиком в течение 5 дней с даты ее размещения, а также, праздничные“ SKU, например, новогодние игрушки. В случае исключения SKU из товарных матриц повторный ввод осуществляется только через процедуру тестирования [5].

Тестирование товаров  разделяется на 2 группы:

1. Тестирование новых брендов в сети. Тестирование проводится в гипердискаунтере (ул. Монтажников, 2) в течение 4 недель на платной основе с выкладкой на паллетоместе. По результатам тестирования поставщик получает подробный отчет о продажах.

Во время тестирования применяется единая наценка в  размере 24%. В том случае, если количество заявок на тестирование превышает количество паллет, то тестируемым позициям предоставляется размещение на ½ паллете. Если результат продаж за 1 месяц превысил 1 500 000 руб. – SKU подлежит включению в матрицу формата ХХХХХ, если превысил 10 000 000 руб. – в матрицы всех форматов. По решению начальника управления закупок при высокой динамике продаж SKU могут быть включены в матрицы соответствующих форматов по итогам первых 15 дней тестирования.

2. Тестирование нового ассортимента уже представленных брендов в сети. Тестирование проводится на бесплатной основе во всех гипермаркетах с предоставлением полочного пространства в 1 фэйсинг исключительно в рамках доли указанного бренда на полке. Период тестирования – 4 недели. Если результат продаж за 1 месяц превысил 3 000 000 руб. –  SKU подлежит включению в матрицу формата гипермаркет, если превысил 15 000 000 руб. – в матрицы всех форматов. По решению начальника управления закупок при высокой динамике продаж SKU могут быть включены в матрицы соответствующих форматов по итогам первых 15 дней тестирования [5].

В целом, договорные обязательства  поставщиками не нарушаются, однако в соответствии с договором на поставку товара за просрочку поставки продавец уплачивает компании неустойку в размере 0,1% от стоимости несвоевременно поставленного товара за каждый день просрочки. Если же поставщик имеет претензии к работе управления закупок он вправе обратиться в управление внутреннего контроля компании и описать суть претензии с предоставлением переписки с управлением закупок. Информация рассматривается в течение 5 рабочих дней и аргументированное решение высылается на e-mail поставщика, при этом, если поставщик не удовлетворен решением управления внутреннего контроля, для окончательного решения он может обратиться к акционерам компании.