Процесс приема и передачи информации, его значение для организации

                       Федеральное агентство по образованию

                      Самарский государственный университет 
 
 
 
 
 

                     Контрольная работа по теории  организаци  

            На тему: «Процесс приема и  передачи информации,

                              его значение для организации». 
 
 

                                                                                            Выполнила студентка II курса

                                                                                                  
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………………………………………3

Значение коммуникаций……………………………………………………………………………….4

Определение коммуникации и ее средства……………………………………………….…6

Направления коммуникаций…………………………………………………………………………9

Элементы коммуникации…………………………………………………………………………….11

Модели коммуникации………………………………………………………………………………..13

Заключение…………………………………………………………………………………………………..16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Процессы  коммуникации, в которых участвуют  работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его  подчиненными, руководителями одного уровня, внешним окружением. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных  источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, лиц того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д.

   Оперативная  деятельность руководителей отличается  от его деятельности по принятию  решений. Эти два существенных  вида деятельности взаимосвязаны  и зависят от информации, обрабатываемой  и передаваемой внутри организации.  Процессы коммуникаций позволяют  руководителям эффективно выполнять  свою работу и принимать решения  о выборе лучшего курса действий  для достижения поставленных  целей. 

   Коммуникации  в организационном контексте  включают взаимодействие между людьми. Это – процесс обмена информацией и передаче сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передаче сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию. 
 
 

Значение  коммуникаций

Коммуникации  важны для руководителей по следующим  причинам:

1. Руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95%  времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. Коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. Мастерство коммуникации необходимо также для того, чтобы выразить действенность авторитета и воли руководителя;
4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

 Принято  различать четыре основные функции  коммуникативности в группе или  организации вцелом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и информация.

   Коммуникативность  контролирует поведение членов  группы различными способами.  В организациях существует иерархия  и формальная соподчиненность,  которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят  впервые обратиться к своему  непосредственному начальнику или  привести свои действия в соответствие  со стратегией компании, коммуникативность  выполняет контролирующие функции.  В то же время она способствует  мотивации доведением до работников, что должно быть сделано, как  улучшить работу и т.д.

   Для  большинства людей их работа  является первичным источником  социального взаимодействия. Коммуникативность,  осуществляемая в группе, является  тем механизмом, с помощью которого члены группы выражают своё отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению чувств и позволяют удовлетворить социальное потребности.

   Существенное  значение имеет и та функция  коммуникативности, которая связана  с ее ролью в процессе принятия  решений. Она позволяет предоставлять  информацию, необходимую индивидуумам  и группам для принятия решений,  посредством передачи данных  для идентификации и оценки  альтернативных решений.

   Ни  одна из этих функций не  имеет приоритета перед остальными. Для эффективного функционирования  группа должна осуществлять контроль  над своими членами, побуждать  их к деятельности, обеспечивать  средства для эмоционального  выражения чувств и выполнения  социальных задач. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Определение коммуникации и ее средства

Коммуникацию  модно определить как использование  слов, букв, символов или аналогичных  средств для получения общей  или разделенной информации об объекте  или событии. Она является широким  понятием. Поэтому для большей  четкости определения применяется  ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает  на взаимосвязи между используемыми  символами; прагматика коммуникаций связана  с их результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

   Существует  ряд подходов к группировке  средств коммуникации. Следует различать  коммуникации: а) несловесные персональные; б) словесные устные; в) письменные  персональные; г) письменные групповые  внутри организации и за ее  пределами.

   На  современный подход к коммуникациям  в большей степени повлияло  развитие кибернетики. Руководитель  устанавливает критерии для подчиненных,  контролирует результаты действий  подчиненных и осуществляет их  корректировку. Процесс обратной  связи является важным этапом  коммуникации и принятия решения  (рис. 1). 
 
 
 
 

                                   Передача необходимых указаний

                                                    Передача критериев  

             Обратная связь 
 

         Рис. 1. Кибернетический подход к управлению 
 

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых  осуществляются коммуникации, зависят  от того, что известно о получателе (получателях). Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя, а не на источник. Когда руководитель – источник информации, он должен быть уверен не только в том, что он говорит на том же языке, что и получатель, но и что он также не противоречит тому, как получатель понимает ситуацию. Иными словами, важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи.

   Специалисты  по коммуникациям считают, что  наиболее важным фактором, нарушающим  «общность» в коммуникациях между  источником и получателем, являются  изменения, которые происходят  в кодировании и расшифровке.  Наиболее эффективными коммуникации  являются в том случае, когда  процессы кодирования и расшифровки  единообразны. Когда они становятся  разнородными, коммуникации разрушаются.  Н. Винер назвал эту проблему «энтропией», т.е. тенденций человеческого общения к распылению.

   Такая  тенденция возникает в том  случае, когда среди работников  в организациях имеются различия  в опыте, используемом словаре, знаниях, интересах и т.п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки. В организации это может объясняться неспособностью того, кто кодирует информацию (руководителя), понять, что расшифровщик (подчиненный) воспринимает ситуацию по-другому и, следовательно, он (руководитель) не пытается узнать больше о расшифровке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Направления коммуникаций

Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

   Нисходящее направление. Коммуникативный поток, движущийся от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах для того, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить обратную связь по результатам работы. При этом важно иметь в виду, что чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

   Восходящее направление.  Восходящая информация в организациях движется от более низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители также полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить сложившееся положение дел.

  В некоторых  организациях восходящая информация  используется руководителями более  низкого звена для информирования  средних и высших руководителей  (например, подготовка отчетов), проводятся  обсуждения, где работники получают  возможность выделять и рассматривать  проблемы со своим руководителем  или с представителем высшего  руководства.

   Горизонтальное направление.  Когда общение происходит среди членов одной и той же группы, среди членов рабочей группы одного уровня, среди руководителей на том же уровне или другого персонала одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным.

   Данный  процесс необходим, так как  позволяет сохранить время и  обеспечить координированность  действий. В одних случаях такое  общение является формальным и обязательным, а в других – происходит спонтанно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Элементы  коммуникации

Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование – перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача  сигнала. Цель источника выражена в форме сигнала. Это то, с чем источник собирается эффективно связываться с приемником, а форма, которую сигнал принимает, зависит в значительной мере от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефон, неформальная связь, групповые собрания и др.

Расшифровка – прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый приемник интерпретирует (расшифровывает) сигнал в свете своего предыдущего опыта и формы рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной посланником, тем более эффективна коммуникация.