Зональные архивы в Республике Беларусь

 

3 ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОЙ

СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3. 1 Проверка  физического состояния документов

 

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке.

В основе экспертизы физического состояния  также лежит дифференцированный подход.

Проверка физического состояния  документов всегда проводится путем  полистного просмотра дел.

Проводить оценку физического состояния  крупных массивов документов можно тремя способами:

1) сплошная проверка всех объектов  изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;

2) выборочный способ, когда из  всего объема массива выбирают  лишь небольшую часть (случайная  малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;

3) попутное выявление документов  с дефектами бумаги и текста  всеми сотрудниками архива в  ходе выполнения ими служебных  обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания).

Проверка и оценка физического  состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

 

3. 2 Физико-химическая  и техническая обработка архивных документов

 

Физико-химическая и техническая  обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного  старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация  архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная  обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных документов  с целью создания страхового  фонда копий уникальных документов  и особо ценных документов  и фонда пользования; фотореставрация  архивных документов с угасшим  и слабоконтрастным текстом и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов  в режиме аварийно-спасательных  работ, в том числе с применением  средств и способов сушки, дезинфекции,  замораживания, реставрации.

Аудиовизуальные и электронные  документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

а) архивные документы на магнитной  ленте:

- очистке поверхности от пыли  и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

- замене пересохших и покоробленных  склеек;

- оформлению рулонов магнитной  ленты защитной магнитной лентой  с двух сторон по 2-2,5 м;

- перемотке с целью снятия  внутренних напряжений в рулонах  магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

в) кинофотодокументы, микроформы и  фонограммы к кинофильмам:

- обеспыливанию;

- удалению восковых, жировых и  иных загрязнений;

- укреплению склеек и просечек;

- ремонту перфорации;

- переделке грубых, коробленных  заплат и склеек;

- ремонту поврежденных полей  кадров.

Работы по физико-химической и технической  обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным  или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими веществами.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

 

Заключение

 

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации  хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию  и соблюдению нормативных условий  хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных  работ:

• создание оптимальных условий хранения документов;
• размещение документов в хранилищах, топографирование;
• соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
• проверка наличия и состояния дел;
• создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

- обеспечение физико-химической сохранности документов.

 

Список использованной литературы

 

1. Федеральный закон "Об архивном  деле в Российской Федерации"  от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. - 2001. - № 2

3. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001. - № 1.

4. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. – 2000. - № 1.

5. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

 

Приложение А

 

Форма акта проверки наличия и состояния  дел

УТВЕРЖДАЮ

Официальное наименование   Наименование должности

вышестоящего органа    руководителя организации

___________ Расшифровка

Официальное наименование   (личная подпись) подписи

Организации     Дата

 

АКТ N___

 

Место составления 

Проверки наличия и состояния  дел архивного фонда N____

Настоящий акт составлен комиссией  в составе _____________________

(ФИО председателя и членов  комиссии) в связи с _________________

__________________________________________________________

_{(основание)}

Проверкой установлено, что:

1. Всего числится по описям  дел _______________ дел, в том числе  по разделам сводных описей дел, утвержденных __________________________

_______________________________________________________________

_{(Официальное  наименование уполномоченного  органа) (цифрами  и прописью)}

2. Всего не оказалось в наличии  __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________

_____________________________________________________________ дел

_{(Официальное  наименование уполномоченного  органа) (цифрами  и прописью)}

3. Неправильно размещенных дел,  относящихся к другим архивным  фондам, _________________ дел.

4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.

5. Имеется неописанные ________________ дела.

6. Всего по архивному фонду  имеется в наличии _______________ дел,

из них:

1) требующих дезинфекции __________________ дел;

2) требующих дезинсекции __________________ дел;

3) требующих реставрации __________________ дел;

4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;

5) требующих восстановления затухающих  текстов ____________ дел;

6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;

7) выданных во временное пользование __________________ дел.

7. __________________________________________________________

_{(Общая характеристика  состояния и условий  хранения документов.)}

_________________________________________________________________.

_{(Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)}

 

 

Проверку проводили:

Председатель комиссии _________________ Расшифровка

_{(личная  подпись) подписи}

Члены комиссии _______________________ Расшифровки

_{(личные  подписи) подписей}

Дата

¹ Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

²² Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

³ Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.