Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия , производимые с ними

3.5. Порядок согласования

Проект документа в обязательном порядке должен согласо­вываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сто­рон.

Согласование производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занима­ет, как правило, не более 3—5 дней, включая время на доставку и возврат документа.

При необходимости согласовать проект документа с несколь­кими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совеща­ние с представителями заинтересованных сторон, провести видео­конференцию либо произвести согласование по техническим сред­ствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).

При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого пол­номочные представители сторон оставляют свои визы и замеча­ния по содержанию проекта документа.

Если оформляется лист согласования, он обязательно прилагается к проекту документа.[11]

Виза включает в себя дату ознакомления с документом и под­пись лица, производящего согласование.

При отсутствии разногласий согласуемый документ визиру­ется соответствующим должностным лицом в пределах своих пол­номочий.

В случае возникновения разногласий должностное лицо, осу­ществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяс­нение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

Свои замечания и предложения по проекту документа долж­ностное лицо излагает в листе согласования или в служебной за­писке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, кото­рые не были учтены в проекте документа.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно проинформировать об этом заинтересованные стороны в письмен­ной форме и довести соответствующую информацию до должно­стного лица, осуществляющего контроль за исполнением доку­мента (до секретаря руководителя).

При этом, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложе­ний. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о новых сроках согласования проекта документа.

Отказ от согласования не допускается. Полностью согласован­ный документ вместе с листом согласования передается на корректировку.[12]

3.6.              Корректировка содержания по результатам
согласования

В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с результатами согласования) устраняются разночтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по результатам согласования излишними, удаляются.

Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополне­ния. Видоизмененный проект документа редактируется ответ­ственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.

После этого отредактированное содержание проекта подвер­гается верификации (проверке на предмет выявления и устране­ния технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным исполнителем.

По результатам контрольного чтения, вновь выявленные ошиб­ки устраняются. После повторной проверки их устранения окон­чательный вариант документа визируется ответственным испол­нителем (подписывается с оборота) и передается для окончатель­ного оформления.[13]

3.7.              Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (сек­ретарю или оператору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).

К проектам служебных документов, представляемым на под­пись во исполнение поручений, принято также прилагать матери­ал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).

Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления, которые должны читаться однознач­но (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминае­мых в документе).

Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр пе­редается техническим исполнителем ответственному исполните­лю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).

Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей провер­ки и представления на подпись (утверждение) руководителю пред­приятия.              

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала до конца. Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений.

Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией (письма родителям неуспевающих студентов, письма-вызовы студентам-заочникам и т. д.).[14]

Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа

Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию секретарю руково­дителя (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

Если необходимо изготовить более одного экземпляра доку­мента, то ответственный исполнитель указывает нужное количе­ство цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа пер­вого экземпляра документа.

Все экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем первый экземпляр и необходимое количество последующих экзем­пляров документа, за исключением последнего (контрольного, помещаемого в дело):

                  выдаются в работу (должностным лицам организации);

                  высылаются за пределы организации установленным порядком;

                  поступают на временное хранение в службу ДОУ организации.

Принято считать документ исполненным, если изложенный нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена.

На таком документе ответственным исполнителем указывает­ся, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении. Например:

«Вопрос решен по тел. 726-304 с заведующим кафед­рой Самойловым Л А. На совещании будет присутство­вать ведущий специалист Антонов Н.П.

26.04.2003              Личная подпись АИ. Сурков».[15]

После оформления на документе соответствующей записи от­ветственный исполнитель обязан передать его в место постоянно­го хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Документы, с течением времени утратившие практическое зна­чение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.[16]

3.9. Подготовка исполненных документов к отправке

Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправ­ке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке прохо­дит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исхо­дящих документов и конвертования.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при нали­чии как минимум двух экземпляров такового (последний остает­ся в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер — как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводи­тельного письма документа, предназначенного к отправке. Ана­логичным образом учитываются все экземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секре­тарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а так­же адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет рассылки", существенно облегчающий последующее конвертование документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним уклады­ваются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатыва­ются печатью предприятия "для пакетов".

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое от­деление или отправки получателю иным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, мо­гут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

После отправки исходящих документов секретарем (ответ­ственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземп­ляров в журнале учета исходящих документов путем проставле­ния отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.

Телеграммы, составляемые в организации, прини­маются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Под документооборотом организации принято понимать упо­рядоченное перемещение документов, созданных в процессе ра­боты соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нароч­ным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Таким образом, если до недавнего времени в деловой литера­туре было принято отделять друг от друга традиционный и элек­тронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современны­ми технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

В процессе движения входящих документов выполня­ются следующие операции:

      прием входящих документов;

      первоначальная (экспедиционная) обработка;

      предварительное рассмотрение и распределение;

      регистрация;

      рассмотрение документов руководством;

      направление документов исполнителям;

      исполнение резолюций;

      отправка ответных документов.

Порядок прохождения исходящих документов состо­ит в следующем:

1) составление проекта документа;

2) согласование, визирование (в необходимых случаях);

3) подписание, утверждение (при необходимости);

4) регистрация;

5) отправка.

Обработка внутренних документов на этапах их под­готовки и оформления проходит путь подготовки исхо­дящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование, визирование, удостоверение, регистрация), а на этапе исполнения — путь входящих документов (прием, предварительное рассмот­рение, рассмотрение руководством, передача на испол­нение).