Выдача и изъятие дел

Налогооблагаемый  доход  ООО «Звезда» может уменьшить на 18 560 руб. (5000 + 10 000 + 2800 + 400 + 20 + 340).

     Отмечу, что необходимо разделять те документы, которые имеют историческую ценность и передаются госархивам по соответствующим соглашениям. И те, что такой ценности не представляют, однако хранить их где-то надо, в то время как организация не располагает необходимыми помещениями, поэтому сдает такие документы в государственный или частный архив. Так вот если первые хранятся за счет государства, то за вторые организации придется платить.

Прежде чем  сдать документы на хранение в  государственный или частный  архив, предприятие заключает с  этим учреждением специальный договор. В нем указывается срок, в течение  которого архив обязуется хранить  документы фирмы.

     В бухгалтерском учете расходы  на хранение документов в госархивах учитываются следующим образом. Если в договоре указан срок хранения документов, то плату за хранение надо отражать как расходы будущих  периодов. Их нужно включать в себестоимость  в течение срока хранения документов.

В бухучете указанные  операции отражаются такими проводками:

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76

- отражена стоимость  услуг архива по хранению документов;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

- оплачены услуги  архива по хранению документов.

Ежемесячно в  затраты включается часть расходов будущих периодов, относящаяся к  текущему месяцу. При этом делается следующая проводка:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

- списана часть  затрат по услугам на хранение  документов, относящаяся к текущему  месяцу.

Чтобы избежать длительного периода, в течение  которого должны списываться затраты, в договоре с архивом не надо указывать  конкретный срок хранения документов. Достаточно ограничиться условием, что  бумаги будут храниться «до востребования».

Этот пункт  в контракте может выглядеть, например, так: «...Архив обязуется  хранить принятые от акционерного общества документы до того момента, пока они не будут востребованы организацией. Если документы не будут востребованы в течение __ лет, то они уничтожаются...».

В налоговом  учете затраты на обработку и  хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль (подпункт 18 пункт 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ).

     Обратите  внимание: услуги, оказываемые архивными  учреждениями, НДС не облагаются (подпункт 6 пункт 1 статья 149 Налогового кодекса  РФ). Поэтому облагаемую налогом  прибыль уменьшит вся сумма, перечисленная  архиву.

Пример 2

В январе 2004 года ОАО «Парус» сдало в архив  документы, которые, согласно Постановлению N 03-33/пс, должны храниться постоянно (годовую и консолидированную  бухгалтерские отчетности фирмы, протоколы  заседания совета директоров и описи  к ним). В договоре с архивом  написано, что документы будут  храниться "до востребования". За эти услуги фирма заплатила архиву 6000 руб. (НДС не облагается).

     Директор  ОАО «Парус» выпустил приказ, в  котором указано, что затраты  компании на хранение документов в  архиве должны списываться в течение  года (с января по декабрь 2004 г.).

В бухгалтерском  учете ОАО «Парус» делает такие  проводками:

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76

- 6000 руб. - отражена  стоимость услуг архива по  хранению документов;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

- 6000 руб. - перечислены  архиву деньги за оказанные  услуги;

ежемесячно (с  января по декабрь 2004 г.)

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

- 500 руб. (6000 руб. : 12 мес.) - списана часть затрат  по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

В состав прочих расходов, связанных с производством  и реализацией, в 2004 году ОАО «Парус»  спишет 6000 руб.

в январе 2004 г.

2.2. Организация хранения документов

     В понятие делопроизводство входит кроме  документирования информации и организации  документооборота, также хранение и  использование документов в текущей  деятельности предприятия.

Данный вид  хранения называют оперативным, при  этом оперативное хранение можно  подразделить на два подвида:

хранение документов в процессе их исполнения;

хранение исполненных  документов.

Документы во время  их исполнения должны храниться у  исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются  также фамилия, инициалы, телефон  исполнителя.

Исполненные документы  должны подшиваться и храниться  в делах в соответствии с номенклатурой  дел. По ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Требования, предъявляемые  к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива  от 6 февраля 2002 г.

Группирование исполненных документов в дело в  соответствии с номенклатурой дел  и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

Дела формируются  в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой  документационного обеспечения  управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так  и службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  основные требования:

документы постоянного  и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в  дело по одному экземпляру каждого  документа;

группировать  в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие  дела; судебные дела; личные дела, которые  формируются в течение всего  периода работы данного лица в  организации; документы учебных  заведений, которые формируются  за учебный год и др.);

дело должно содержать не более 250 листов, при  толщине не более 4 см.

Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил работы архивов  организаций.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс  его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.

Дела постоянного  и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному  составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее  чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При  этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и  утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в  него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов  организаций.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как  правило, на хранение в архив организации  не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

     В последние время наряду с хранением  документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали  применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет  упросить использование документов в текущей деятельности, так как  работу с документом могут производить  несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в  соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных  хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий  и должностных обязанностей.

     Создавать такие электронные хранилища  документов лучше только в тех  организациях, в которых не эксплуатируются  системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

 ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76

- 6000 руб. - отражена  стоимость услуг архива по  хранению документов;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

- 6000 руб. - перечислены  архиву деньги за оказанные  услуги;

ежемесячно (с  января по декабрь 2004 г.)

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

- 500 руб. (6000 руб. : 12 мес.) - списана часть затрат  по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

В состав прочих расходов, связанных с производством  и реализацией, в 2004 году ОАО «Парус»  спишет 6000 руб. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Быстрый поиск и использование документов на хранении возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, служит номенклатура дел. Номенклатура дел служит планом распределения  документов после их исполнения в  дела. С помощью номенклатуры дел  проводится первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения. Так же номенклатура дел имеет  и справочное значение.

Формирование  дела – отнесение документов к  определенному делу и систематизация документов внутри дела. Формируют  и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. При формировании дел  следует соблюдать ряд определенных требований.

Дела считаются  заведенными с момента включения  в них исполненного документа. Они  формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в  архив учреждения. В случае, если документы уже включенные в дело в течение года потребовались  работнику они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место  закладывается лист-заместитель. Обработка  дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценностей  документов – это определение  значения документов. Экспертиза ценности документов начинается в текущем  делопроизводстве и заканчивается  в государственном архиве. Экспертиза ценности документов в учреждениях  проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В  процессе проведения экспертизы могут  быть использованы несколько видов  типовых перечней, которые устанавливают  сроки хранения документации.

Оформление дела – подготовка дела к хранению –  проводят работники структурных  подразделений, ответственные за формирование и хранение дел. Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный  перечень единиц хранения, а также  предназначенный для их учета  и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Обработка дел и отбор их ни государственное хранение должны производиться регулярно по окончании производственного года.

Сдача дел из структурных подразделений в  архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных  подразделений и утвержденному. Эта работа должна проводиться ежегодно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список литературы

1.  Андреева  В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2005. – 192 с.

2.  Булюлина  Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2007. – 96 с.

3.  Вигер А.М  Секретарское дело / А.М. Вигер,  О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2005 – 320 с.

4.  Горфейн  Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн,  Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство  ленинградского университета, 1971. –  86 с.

5.  Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 304 с.

6.  Крайская  З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 2006. – 224 с.

7.  Кузнецова  Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова,  Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 359 с.

8.  Кузнецова  Т.В. Делопроизводство и техническая  документация / Т.В. Кузнецова, Е.А.  Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая  школа, 2001. – 159 с.

9.  Непогода  А.В. Делопроизводство организации  / А.В. Непогода, П.А. Семченко. –  М.: Омега-Л, 2009. – 480 с.