Телеграмма

     Телеграмма  – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию  по особому способу  передачи текста: по телеграфу или  телетайпу.

     Этот  вид документов используют в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

     Телеграммы  оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне  листа через два интервала  прописными буквами, без абзацев, переноса слов. (Приложение 2).

     Первый  экземпляр направляется на телеграф, второй – подшивается  в дело.

     Реквизиты телеграммы: вид документа, отметка о категории (пресса, срочная, обыкновенная и т.п.) и виде (с уведомлением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.), телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

     Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в  предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме не), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания  в тексте телеграммы употребляют только  в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки.

     В нижней части  телеграммы под чертой указываются адрес отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес, пишется без сокращений, со знаками препинания.

     Телефакс (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Отправляемый документ воспроизводит все особенности документа подлинника.

              Телекс — разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи — по абонентской телексной сети, т. е.

     по  телетайпу (телепринту) — аппарат  телеграфной связи абонируемому организацией. Телексная связь отличается быстротой передачи сообщения, практически  в момент передачи.

                               
 
 
 

 
 

_____________ № ___________ 

На № _________ от ___________ 
 
 
 
 

Заголовок к  тексту (отвечает на

вопрос «О чем?», начинается с 

предлога  «О…» 
 
 

Текст письма должен включать  (два) три  структурных элемента: вводную часть, излагающую повод  для написания  письма; Доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.

      Возможен  обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед  доказательной. Это порядок характерен для писем из вышестоящей организации 
 

                                   Формула вежливого заключения 
 
 

Наименование  должности

руководителя                                        Личная подпись                                      И.О. Фамилия 
 

Визы 
 

Отметка об исполнителе: 

Инициалы, фамилия,

Телефон

 
 
 
 
 

                 Наименование вида документа (ТЕЛЕГРАММА)              

                                          наименование категории. 
 
 

Адресат (желательно телеграфный). Текст  телеграммы должен быть предельно кратким без союзов предлогов знаков препинания. Цифры и числа пишут прописью текст оформляют заглавными буквами через два интервала.

Указание на должностное лицо от имени которого посылается телеграмма. 

Справочные  данные организации- отправителя 

Наименование  организации отправителя 
 
 

Наименование должности                  Личная подпись                                       И.О. Фамилия

Дата 

                                                  (печать)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Системный подход к управлению электронными документами

Системный подход к управлению электронными документами  предусматривает набор устройств  и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки  электронных документов.

Безусловно, даже создание простых документов эффективнее  осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких  сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих  процедур: набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования  и верстки страниц, печати.

Все процедуры  создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных  приложений (ПОП), и в первую очередь  программ текстового редактирования или  настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода  в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

В системах управления электронными документами  используются текстовые редакторы (Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint Bruch, Acrobat Exchange и т. п.), издательские системы (например, Frame Waker), редакторы изображений, получаемых от сканеров, и т. д. Имеется набор  пакетов для работы с художественными  изданиями фирмы Adobe Publishing Collection.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и  актуализацию документов во внешней  памяти компьютеров, а также их эффективный  поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Хранилища информации, в том числе и электронных  документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное  обеспечение создания и обслуживания баз данных -- прерогатива программных  продуктов, объединенных под названием  «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Oracle, FoxPro, Access и др.

Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная  на управленческую деятельность. Основными  функциями этой подсистемы являются:

организация работы с электронными документами;

контроль  исполнения документов;

распечатка  и тиражирование документов;

электронное распространение документов.

Названные функции обеспечивают такие программные  продукты, как Дело 96, БОСС-референт, Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntext, World View и др.