Текстовое документирование, развитие, назначение и область применения

Протокол совещания– документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Протокол представляет особый вид документа, в котором  подробно или кратко содержится запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, заседаниях¹. Протокол является официальным документом, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Протокол, в котором  правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться  неоценимым помощником в служебных  конфликтах, возникающих на почве  непреднамеренных или умышленных искажений  чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания  сути дела. Протокол отражает фактическое  состояние рассматриваемого вопроса  в организации на день и час  совещания.

Оформление  протокола совещания

  Протокол  является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти  всегда оформляется как многостраничный  документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации  или предприятия, а если общий  бланк отсутствует, протокол оформляется  на листах бумаги формата А4 с расположением  реквизитов по образцу общего бланка.

  Если  бланк для оформления первого  листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа  бумаги) центрованно.

  В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

  Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Заголовочная  часть протокола

  Для обеспечения юридической силы протокола  необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1 

Пример 2 

 
 
 

  Наименование  структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

• протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
• протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3 

Пример 4 

  Названия  структурных подразделений в  протоколе должны соответствовать  точным названиям, закрепленным в схеме  организационной структуры, штатном  расписании или других внутренних документах организации.

  Название  вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).

  Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5  
Цифровой способ оформления даты 

Пример 6  
Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня 

  Цифровой  способ используется преимущественно  при оформлении дат оперативных  заседаний и совещаний.

  При оформлении даты в протоколах коллегиальных  органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7  
Буквенно-цифровой способ оформления даты 

Пример 8  
Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня 

  Дата  располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над  специальной ограничительной линией в общем бланке.

  Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

  Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).

  Этот  реквизит содержит название географического  пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении  географических названий, должны соответствовать  Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9 

Пример 10 

Пример 11 

  В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12  
Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола 

Пример 13  
Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола 

  Заголовок протокола как вид заседания  оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления  или издания» обязательно от границы  левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно  и при продольном, и при угловом  расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13). 
 

Содержательная  часть протокола, текст

  Текст протокола является самым сложным  реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная  часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о  составе присутствующих на заседании  и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и  формулируются по стандартным правилам.

  Состав  присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14 

  Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании  постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются  по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются  по всей ширине строки через один межстрочный  интервал.

Пример 15 

  Если  в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16 

  Фамилии и инициалы приглашенных должностных  лиц, которые не являются членами  коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после  слова «Приглашенные:». Оно оформляется  от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и  заканчивается двоеточием. Должности  этих лиц принято указывать.

Пример 17 

  Перечень  вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным  органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

  Каждый  вопрос повестки дня формулируется  с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе  не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».

  Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются  в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются  с красной строки.

Пример 18