Технология работы с кадровой документацией

Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного  дела группируются все документы, относящиеся  к кадровым вопросам. Исключением могут стать справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы могут формироваться в отдельные дела временного хранения.

В личных делах в  соответствии с правилами архивной службы документы группируются следующей  последовательности (при их наличии):

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2. заявление о приеме на работу, направление или представление;
3. анкета (личный листок по учету кадров);
4. дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
5. резюме (автобиография);
6. копии документов об образовании;
7. выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
8. справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;
9. лист - заверитель дела.

Личные дела, приказы  о приеме, увольнении, переводе сотрудников  подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них  учитывается.

При работе с личными  делами и другими кадровыми документами  необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

 

 

2.4 Учет и хранение трудовых книжек

 

 

Трудовая книжка (Рисунок 4) является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего в организации  свыше 5 дней, в случае если работа в  этой организации является для работника  основной.

При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно  представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения  с ее владельцем.

Если предприятие  изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным  номером.

Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются  и заверяются подписью должностного лица и печатью.

По желанию работника, согласно действующему законодательству, в трудовую книжку могут вноситься  сведения и о работе по совместительству, конечно, по предъявлении документов, ее подтверждающих, но технология их внесения (кем и когда) пока не определена.

Если для какого-либо вида записей кончились страницы, то сотруднику выписывается вкладыш, который  подшивается в трудовую книжку. Все  трудовые книжки и вкладыши к ним  обязательно регистрируются и должны находиться в кадровой службе на сейфовом хранении вместе с чистыми бланками и учетными журналами и книгами.

 

Рисунок 4. Образец формы книги (журнала) движения трудовых книжек

 

При увольнении трудовые книжки выдаются сотрудникам лично  под расписку или их доверенным лицам  по доверенности и также под расписку.

Выдача на руки работающим сотрудникам трудовой книжки запрещена, но в случае крайней необходимости, например, для оформления загранпаспорта трудовая книжка, должна выдаваться сотрудникам строго под расписку (Рисунок 5). Удобен карточный вариант расписки, который может быть помещен на место временно отсутствующей трудовой книжки как карта-заместитель.

Рисунок 5. Образец расписки о получении трудовой книжки

Расписка Фамилия Инициалы:________________________________ Подразделение:_____________________________________     Цель выдачи трудовой книжки:________________________ ______________________________________________ ______________________________________________

Срок выдачи: на _______________календарных дней   До ________________________года Дата получения  трудовой книжки на руки

Подпись сотрудника_________________________________

 

 

 

 

3. Использование в работе с кадровой документацией «Помощника кадровика»

 

 

Для правильного ведения  кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, хорошо знать и  постоянно руководствоваться законодательно-правовыми  актами о труде. Чтобы грамотно вести  кадровую документацию по правилам, установленным  законодательством Российской Федерации, а также для изучения правовых актов и нормативных документов о труде и быстрого поиска решений  проблем, возникающих при оформлении трудовых отношений, можно использовать информационный продукт "Помощник кадровика" (рисунок 6)

"Помощник кадровика"  предназначен для специалистов  кадровых служб, юристов, секретарей  и бухгалтеров, занимающихся вопросами  оформления кадровых отношений  (прием и увольнение сотрудников,  ведение личных дел, составление  должностных инструкций и другие  дела, связанные с вопросами управления  персоналом), и состоит из следующих  разделов:

- "Законодательство по кадровым вопросам" включает в себя нормативно-правовые документы, необходимые в ежедневной работе кадровых служб;

Рисунок 6.  Титульная страница "Помощника кадровика"

- "Справочник кадровика" состоит из девяти подразделов, где тематически изложены возможные ситуации, возникающие в ежедневной работе кадровых служб, будь то досрочная трудовая пенсия, расчет заработной платы по гибкому графику или материальная ответственность работодателя;

- "Кадровое законодательство в вопросах и ответах" содержит ответы на вопросы по ведению кадрового учета, при этом информация дана в виде консультаций компетентных экспертов – аудиторов, юристов;

- "Алгоритм оформления трудовых отношений" представляет собой схему-таблицу с пошаговым описанием конкретных действий, которые необходимо совершить для решения возникшей задачи. Достоинством схематичного изложения является рассмотрение различных вариантов возможных действий в зависимости от исходных данных. (Рисунок 7)

- "Образцы кадровых документов" содержит образцы актов, договоров, должностных инструкций, заявлений, трудовых договоров и других документов.

- "Типовые формы кадровых документов" включает унифицированные формы, утвержденные органами власти.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7. Фрагмент алгоритма оформления трудовых отношений,  
посвященный увольнению работника

 

 

 

 

Заключение

 

Совокупность документов, в которых  зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией  по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными  документами и требуют особой тщательности и аккуратности при  оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока. Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами:

Кодексом законов о труде Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях , Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения , Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно  уделять документам, возникающим  в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они  соответствовали правилам, формулировкам  
действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые  кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством  работы с определенными документами, важнейшими среди которых  
являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

«Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью  граждане реализуют свою способность  к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения». Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт приказа по личному  составу – правового акта, издаваемого  по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций - должен быть сформулирован в строгом  соответствии с требованиями Кодекса  законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному составу  является трудовая книжка, которая  также должна оформляться и в  дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации. Каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого, ясно, что и  в интересах работника и в  интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям  законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение  работ, обеспечивающее эффективную  организацию труда, а также определять степень загрузки работника и  совершенство технологического процесса, а работник более определенно  представляет свои трудовые обязанности  и резервы повышения производительности своего труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1 Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы (С учётом ГОСТ Р 6.30-2003), М., 2009

2 Кадровик (сборник). Трудовой кодекс РФ, кадровые документы, рекомендации, Новосибирск, 2008

3 Басаков, М.И., Замыцкова, О.И.. Делопроизводство (учебник). Документационное обеспечение управления, Ростов-на-Дону, 2007

4 Объедкова, С. Ю. Теоретический аспект организации документационного обеспечения деятельности кадровой службы предприятия / С. Ю. Объедкова // Делопроизводство, 2004. - N 3. - С. 33-44. - схема; табл.

5 Андреева, В.И. Организация кадрового делопроизводства: прием-передача дел в кадровой службе / В. И. Андреева // Справочник кадровика, 
2009. - N 2. - С. 85-92. 

6 Аудит кадровых документов своими руками // Справочник кадровика, 2008. - N 5. - С. 80-84. 

7 Организационное обеспечение работы с кадровой документацией / В. И. Андреева // Справочник кадровика, 2009. - N 3. - С. 77-85. 

Пономарева, Н. Г.

8 Формирование и хранение архива кадровой документации в организации / Н. Г. Пономарева // Трудовое право, 2006. - N 3.. - С. 52-68. 

9 Андреева, В. И. Кадровое делопроизводство: система кадровой документации / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2008. - N 12. - С. 42-48. 

10 Варламова, Я. Е. Кадровое делопризводство с нуля [Текст] : [справочник] / Я. Е. Варламова, Е. А. Кошелева; под ред. И. В. Журавлевой. - М. : Профессиональное издательство, 2008. - 224 с. - (Библиотека журнала "Кадровые решения" ; вып. 1) - ISBN 978-5-903161-04-1.