Технология баз даных в органезуешем документоборота

Работу с  внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей  документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

3. РЕГИСТРАЦИЯ  ДОКУМЕНТОВ

К технологическим  процессам обработки документной  информации относят регистрацию  документов.

Регистрация документа -- это запись учетных данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

При регистрации  в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные  данные о документе (его реквизиты  и другие метаданные), а также  присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет  сформировать банк данных по всем документам организации и ОВД осуществлять поиск документов по внесенным в  информационную систему параметрам (метаданным документа).

При регистрации  электронных документов в системах автоматизации делопроизводства и  документооборота (САДД) некоторые  метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет  возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью  фирмы-разработчика системы.

Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, -- необходимое условие  придания эти документам официального характера и юридической силы.

Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает  на получившую организацию ответственность  за использование содержащейся в  документах информации.

Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает  регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификаторам  ввода краткой информации о нем  или его метаданных, В некоторых  странах, например США, документы не регистрируют. Регистрация также  необходима для учета документов и контроля за их исполнением. По отношению  к регистрации документы в  организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.