Стандартизация и стандарты в документировании

 

Введение

 

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов  привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой  для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась  еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной – таким путем проходил процесс  рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить  документацию, которую предстоит  обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования  работы с документами является унификация и стандартизация.

Суть стандартизации заключается  в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном  порядке для всеобщего и многократного  их применения в делопроизводстве.

Стандарты разрабатываются  на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности  в сферах производства и обращения  продукции и повышение конкурентоспособности  продукции, работ или услуг. Одной  из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

Целью данной работы является систематизация, накопление и закрепление  знаний о роли стандартизации и стандартов в документировании.

В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:

- рассмотреть понятие  стандартизации документов;

- рассмотреть нормативные  документы по стандартизации;

- изучить стандарты и  их виды.

         Объектом исследования является  стандартизация документов.

Предметом исследования является внедрение стандартизации в организацию; влияние стандартов документации на документооборот в организации.

Стандартизацию  управленческих документов следует рассматривать  как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Стандартизация и стандарты  в документировании

 

1.1 Стандартизация 

 

Стандартизация в широком  смысле означает процесс установления и применения стандартов. Международная  организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление  и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области  на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при  соблюдении функциональных условий  и требований техники безопасности». Большой юридический словарь  трактует это понятие как «деятельность  по установлению правил и характеристик  в целях их добровольного многократного  использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение  конкурентоспособности продукции, работ или услуг» [7, с.52].

Стандартизация в делопроизводстве — деятельность, заключающаяся в  разработке оптимальных правил и  требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке  и рекомендованных для всеобщего  и многократного их применения [5, с. 26].

Стандартизация оформления документов — форма юридического закрепления результатов унификации; целенаправленная, упорядоченная работа по приведению внешнего вида документов к единообразию посредством установления оптимального состава реквизитов и  их оформления в соответствии с принятыми  требованиями [7, с. 73].

В соответствии с законом  от 27 декабря 2002 г. N 184–ФЗ «О техническом  регулировании» [1, с. 5], целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение  их конкурентоспособности; обеспечение  научно–технического прогресса  и рационального использование  ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов  исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико–статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

К документам в области  стандартизации, используемым на территории РФ, относят национальные стандарты; правила, нормы и рекомендации в  области стандартизации; общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации; стандарты организаций.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154–1 «О стандартизации» [3, с.2] устанавливает  правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность  за нарушение положений закона и  другие аспекты.

В практике совершенствования  ДОУ разрабатывают государственные  стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Результаты стандартизации:

-    юридическая сила документированной информации;

-    оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

-    эффективная автоматизированная обработка документов.

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов:

1) Международные стандарты,  устанавливающие требования к  оформлению документов, действие  которых распространяется на  РФ в соответствии с заключенными  международными соглашениями;

2) Государственные стандарты,  устанавливающие требования к  оформлению документов;

3) Территориальные и отраслевые  стандарты, устанавливающие требования  к оформлению документов с  учетом специфики организации  и содержания деятельности соответствующих  органов управления;

4) Внутренние стандарты  организаций, устанавливающие требования  к оформлению документов с  учетом специфики содержания  их деятельности.

В итоге, благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования  документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления, эффективности  использования оргтехники, ускорение  оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда  при работе с документами, расхода  материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта.

Важно отметить, что значение унификации и стандартизации создания и оформления документов особенно возросло в связи с применением в  управленческой деятельности НИТ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Стандарты

 

В процессе стандартизации вырабатываются нормы, правила, требования, характеристики, касающиеся объекта  стандартизации, которые оформляются  в виде нормативного документа.

Рассмотрим разновидности  нормативных документов, которые  рекомендуются руководством 2 ИСО/МЭК, а также принятые в государственной системе стандартизации РФ. Руководство ИСО/МЭК рекомендует: стандарты, документы технических условий, своды правил, регламенты (технические регламенты) [3, c.5].

Стандарт — это нормативный документ, разработанный на основе консенсуса, утвержденный признанным органом, направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области. В стандарте устанавливаются для всеобщего и многократного использования общие принципы, правила, характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Стандарт должен быть основан на обобщенных результатах научных исследований, технических достижений и практического опыта, тогда его использование принесет оптимальную выгоду для общества [2, c. 1].

Предварительный стандарт — это временный документ, который принимается органом по стандартизации и доводится до широкого круга потенциальных потребителей, а также тех, кто может его применить. Информация, полученная в процессе использования предварительного стандарта, и отзывы об этом документе служат базой для решения вопроса о целесообразности принятия стандарта.

Стандарты бывают международными, региональными, национальными, административно-территориальными. Они принимаются соответственно международными, региональными, национальными, территориальными органами по стандартизации. Все эти категории стандартов предназначены для широкого круга  потребителей. По существующим нормам стандартизации стандарты периодически пересматриваются для внесения изменений, чтобы их требования соответствовали уровню научно-технического прогресса, или, согласно терминологии ИСО/МЭК, стандарты должны представлять собой "признанные технические правила". Нормативный документ, в том числе и стандарт, считается признанным техническим правилом, если он разработан в сотрудничестве с заинтересованными сторонами путем консультаций и на основе консенсуса [3, c 7].

Указанные выше категории  стандартов называют общедоступными. Другие же категории стандартов, такие, как фирменные или отраслевые, не являясь таковыми, могут, однако, использоваться и в нескольких странах  согласно существующим там правовым нормам.

В учебнике стандарт рассматривается  как одна из разновидностей нормативных  документов. Однако в практике термин "стандарт" может употребляться  и по отношению к эталону, образцу  или описанию продукта, процесса (услуги). По существу это не является принципиальной ошибкой, хотя эталон правильнее относить к области метрологии, а термин "стандарт" использовать применительно  к нормативному документу.

Документ технических  условий  устанавливает технические требования к продукции, услуге, процессу. Обычно в документе технических условий должны быть указаны методы или процедуры, которые следует использовать для проверки соблюдения требований данного нормативного документа в таких ситуациях, когда это необходимо [8, c. 163].

Свод правил, как и предыдущий нормативный документ, может быть самостоятельным стандартом либо самостоятельным документом, а также частью стандарта. Свод правил обычно разрабатывается для процессов проектирования, монтажа оборудования и конструкций, технического обслуживания или эксплуатации объектов, конструкций, изделий. Технические правила, содержащиеся в документе, носят рекомендательный характер.

Все вышеуказанные нормативные  документы являются рекомендательными. В отличие от них обязательный характер носит регламент. Регламент — это документ, в котором содержатся обязательные правовые нормы. Принимает регламент орган власти, а не орган по стандартизации, как в случае других нормативных документов. Разновидность регламентов — технический регламент — содержит технические требования к объекту стандартизации. Они могут быть представлены непосредственно в самом этом документе либо путем ссылки на другой нормативный документ (стандарт, документ технических условий, свод правил). В отдельных случаях в технический регламент полностью включается нормативный документ. Технические регламенты обычно дополняются методическими документами, как правило, указаниями по методам контроля или проверок соответствия продукта (услуги, процесса) требованиям регламента.

Руководство 2 ИСО/МЭК, обобщая международный опыт стандартизации, представляет следующие возможные виды стандартов.

Основополагающий стандарт — нормативный документ, который содержит общие или руководящие положения для определенной области. Обычно используется либо как стандарт, либо как методический документ, на основе которого могут разрабатываться другие стандарты [9, c. 271].

Терминологический стандарт, в котором объектом стандартизации являются термины. Такой стандарт содержит определение (толкование) термина, примеры его применения и т.п.

Стандарт на методы испытаний устанавливает методики, правила, процедуры различных испытаний и сопряженных с ними действий (например, отбор пробы или образца).

Стандарт на продукцию, содержащий требования к продукции, которые обеспечивают соответствие продукции ее назначению, может быть полным или неполным. Полный стандарт устанавливает не только вышеуказанные требования, но также и правила отбора проб, проведения испытаний, упаковки, этикетирования, хранения и т.д. Неполный стандарт содержит часть требований к продукции (только к параметрам качества, только к правилам поставки и пр.).

Стандарт на процесс, стандарт на услугу, — это нормативные документы, в которых объектом стандартизации выступают соответственно процесс (например, технология производства), услуга (например, автосервис, транспорт, банковское обслуживание и др.).

Стандарт на совместимость устанавливает требования, касающиеся совместимости продукта в целом, а также его отдельных частей (деталей, узлов). Такой стандарт может быть разработан на систему в целом, например систему воздухоочистки, сигнализационную систему и т.п.