Способы исправления ошибок в финансово-расчетной документации

• целевые  переводы министерств, ведомств и других органов хозяйственного управления на погашение просроченной задолженности подведомственных им организаций за товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по ссудам банков. Банки устанавливают порядок вьщачи разрешений на целевые переводы, а также порядок исполнения этих переводов и т. д.

     Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.

     Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом. Расчеты платежными требованиями-поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным.

     Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть — платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Организация-плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа. 

3. Классификация учетных документов

 

     Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.

     По назначению:

• распорядительные — документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

• оправдательные — документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);

• бухгалтерского оформления — документы, которые  служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплат труда);

• комбинированные  — документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

     По содержанию хозяйственных операций:

• материальные — документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);

• денежные — документы, предназначенные для  оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);

• расчетные  — используемые для оформления расчетных  взаимоотношений

предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).

     По объему отраженных операций:

• первичные  — документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);

• сводные  — документы, предназначенные для  обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

     По способу использования:

• разовые  — документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);

• накопительные  — используются для многократного  совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта).

     По числу учитываемых позиций:

• однострочные — документы, содержащие одну учетную  позицию;

• многострочные  — документы, содержащие две и  более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость).

     По месту составления:

• внутренние — документы, составленные в самой  организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);

• внешние  — документы, поступающие от сторонних  организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения).

     По способу заполнения: заполняемые вручную; заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

     Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

• организационно-распорядительные — документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;

• финансово-расчетные  — документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;

• документы  по снабжению и сбыту — материальные документы.

     Учетные регистры — это разграфленные листы:

• бумаги, используемые для бухгалтерских  записей.

Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:

• по внешнему виду;

• объему содержания;

• характеру  записей.

     По внешнему виду учетные регистры делятся на следующие группы:

• бухгалтерские  книги;

• карточки;

• свободные  листы (ведомости). Бухгалтерские книги  — это сброшюрованные листы бумаги с необходимой графовкой. Все страницы книги нумеруются, указывается общее их количество, что подтверждается подписью бухгалтера.

     Карточки — отдельные листы бумаги в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке.

     Свободные листы — разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специальных папках, откуда могут изыматься для записей, подсчета.

     По объему содержания учетные регистры делятся на три группы: синтетические; аналитические; комбинированные.

     В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. (Главная книга, в которой отражены итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся на предприятии, — журнал-ордер.)

     В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записи того или иного синтетического счета.

     Комбинированные учетные регистры объединяют в себе синтетический и аналитический учет. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показания синтетического учета.

     По характеру записи (разносятся ли операции по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам) различают: хронологические; систематические; комбинированные.

     В хронологических учетных регистрах хозяйственные операции отражаются по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности поступления, без группировки и разноски по счетам.

     Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах (по аналитическим и синтетическим счетам).

     Комбинированные отчетные регистры сочетают в себе хронологические и систематические учетные регистры. В этих регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещенном регистре.

     По форме графления регистры бывают:

• линейные — для учета расчетов с поставщиками, дебиторами и кредиторами (линейно-позиционные);

• шахматные (табличные), которые позволяют сделать  запись одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь сочетается аналитический и синтетический учет.

     Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет счета располагают по горизонтали, а кредит — в вертикальных колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой дебет одного и кредит другого счета. Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывается по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сумма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета. По этой форме строится журнал-ордер.

     Главная книга представляет собой сброшюрованные листы со специальным графлением. На каждый счет отводится для записей определенная страница или несколько страниц, в зависимости от количества корреспондирующих счетов.

     В Главной книге проставляются месяц, за который вносятся записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в целом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту счета и остаток. При указании номера кредитуемого счета должен быть также указан номер журналов-ордеров, в котором получила отражение данная сумма.

Таким образом, Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным синтетическим счетам (а в ряде случаев — и аналитическим счетам), составления бухгалтером отчетов. 

3. Способы исправления ошибок в финансово-расчетной документации

 

     Различаются следующие способы исправления ошибок в учетных регистрах: корректурный; способ "красное сторно"; дополнительных записей.

     Корректурный способ применяется, если обнаружена ошибка до подведения итогов за отчетный месяц, Неправильную запись зачеркивают одной тонкой чертой, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а сверху делают правильную запись. Исправление оговаривается на свободном месте документа и подтверждается подписью лица.

     Если ошибка сделана после подсчета итогов, но до перенесения итогов в Главную книгу — исправление делают на основании бухгалтерской справки, а в Главную книгу переносят правильные данные.

     Если ошибка найдена после перенесения итогов в Главную книгу, то в этом случае ошибка оформляется бухгалтерской справкой, на основании которой делают правильную запись отдельной строкой в Главной книге. Эту справку подкалывают в журнал-ордер, в котором допущена ошибка.

     Способом "красное сторно" исправляют ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и обнаруженные после составления отчетности. Применяется он также в случае, когда корреспонденция счета правильная, но хозяйственная операция не состоялась либо завышена сумма хозяйственных операций. Сущность метода в том, что ошибочная запись сторнируется. Исправление производится на основании бухгалтерской справки.

     Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.

     Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.

     Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету приниматься не должны, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку