Составление перечней в документе

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и  использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст. (Изменение N 4 ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования) (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 04.03.2004 N 83-ст)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-стр

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению  ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

Межотраслевые укрупненные нормативы  времени на работы по документационному  обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

1. Стандарт по управлению документами,  в котором описываются: 

- стратегия, политика и ответственность в области управления документами;

- требования к управлению документами;

- состав нормативной базы в  области управления документами;

- порядок проектирования и внедрения  документных систем;

- процессы и процедуры управления  документами;

- правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами;

- организация обучения персонала  технологическим аспектам в работе  с документами. 

2. Инструкция по документационному  обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные  разделы:

▪ Общие положения.

▪ Документирование управленческой деятельности:

- состав управленческих документов;

- классификация, унификация, стандартизация  управленческих документов.

▪ Правила подготовки и оформления управленческих документов:

- требования к бланкам документов;

- требования и правила оформления  реквизитов служебных документов;

- требования и правила оформления  текстов служебных документов;

- правила подготовки и оформления  распорядительных документов:

приказ;

распоряжение;

протокол;

решение и др. (при необходимости);

- правила подготовки и оформления  организационных документов:

положение;

правила;

инструкция и др. (при необходимости);

- правила оформления информационно-справочных  документов:

служебное письмо;

служебная записка и др. (при  необходимости).

▪ Организация документооборота:

- порядок обработки и движения  поступающих (входящих) документов;

- порядок подготовки, обработки  и движения отправляемых (исходящих)  документов;

- порядок подготовки, обработки  и движения внутренних документов;

- порядок работы исполнителей с документами;

- порядок регистрации документов;

- организация контроля исполнения  документов;

- порядок учета объема документооборота.

▪ Организация документов в делопроизводстве:

- правила составления номенклатуры  дел;

- правила формирования и оформления дел;

- порядок систематизации и организации  оперативного хранения документов;

- правила подготовки документов  к передаче в архив.

▪ Другие разделы, определяющие специфику  компании (при необходимости).

3. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются:

- порядок отбора документов  для последующего хранения или  уничтожения, проведения экспертизы  ценности документов (положение  об экспертной комиссии);

- порядок приема документов  и дел в архив компании;

- правила комплектования, фондирования документов и дел;

- порядок организации научно-справочного  аппарата фонда;

- порядок выдачи  из архива документов и дел  во временное пользование;

- порядок обеспечения  сохранности документов и дел;

- порядок уничтожения  документов и дел;

- порядок передачи  документов на государственное  хранение.

4. Положение о  печатях и штампах, в котором  описываются:

- порядок изготовления, учета, использования и уничтожения  печатей и штампов;

- оттиски печатей  и штампов, используемых в компании.

5. Инструкция  по работе с документами конфиденциального  характера, включающая:

- перечень сведений, составляющих коммерческую тайну  (конфиденциальную информацию);

- перечень документальных  носителей коммерческой тайны  (конфиденциальной информации);

- описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;

- описание порядка  ведения делопроизводства (прием  / отправка, обработка, движение и  хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера).

3. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава  и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых  документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает¹:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство  унификацией и стандартизацией  документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Таким образом, в данной главе нами были рассмотрены законодательные и нормативно-методические акты РФ, регламентирующие порядок составления и оформления документов.

Также в рамках данной главы мы ознакомились с такими понятиями, как  «унификация» и «стандартизация» документов.

 

 

 

 

Глава 2. Составление и оформление текстовых документов

2.1. Требования к оформлению бланков документов

Бланк документа - это стандартный  лист бумаги с нанесенными на нем  постоянными реквизитами².

На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два  стандартных формата бланков  документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту  ИСО 216:1975). В делопроизводстве также  находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь  поля не менее:

 20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее; 

20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены  следующие виды документов: общий  бланк, бланк письма, бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках  постоянных реквизитов и ограничительных  отметок.

 Реквизит 01 (02 или 03) располагают  над серединой реквизита 08.

 Реквизит 03 допускается располагать  на уровне реквизита 08.

 Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные  отметки для реквизитов 11, 12, 13 в  пределах границ зон расположения  реквизитов размещают одним из  способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При  этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых  бланков на чистом листе бумаги с  помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно  при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.

Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.