Служебные письма. Особенности оформления писем иностранным партнерам

 

Негосударственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Институт управления»

(г. Архангельск)

 

 

 

 

 

Кафедра: Социально –  культурного сервиса и туризма

 

 

 

Дисциплина:  Делопроизводство

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

Тема: «Служебные письма. Особенности  оформления писем иностранным партнерам.»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент: Яковлев Р.О.

Факультет: юридический

Курс: 4

Группа: 48 - ЮЗ

Специальность: юриспруденция

Шифр зачетной книжки

ЮЗ-411872

Проверил:___________________

 

 

 

 

 

Мирный

2012

Содержание

 

Введение

Глава 1 Особенности написания деловых писем

1.1 Язык и стиль письма

1.2 Основные части письма

1.3 Дополнительные части письма

1.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами

Глава 2 Разновидности служебных писем

Заключение

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Деятельность любой организации  не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим  законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность  управленческого труда.

Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации  документов по назначению и принципам  их подготовки и оформления.

Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей  работы является рассмотрение служебной  переписки и особенности оформления письма иностранным партнерам.

Важно не только знать, как  правильно составить и оформить документ, но уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.

Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним  из основных средств обмена информацией  между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и  различными фирмами. Поэтому очень  важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле  и тоне. В связи с этим целью  данной работы принимается научиться  правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию  отдельных деловых писем в  частности.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;

- изучения определения и области применения каждого письма;

- описания хозяйственной ситуации;

- составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;

- написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем:

 Письмо-просьба,

 Сопроводительное письмо,

 Письмо-подтверждение,

 Письмо-напоминание,

 Письмо-извещение,

 Гарантийное письмо,

 Письмо-запрос и ответ  на него,

 Заказ и ответ на  него,

 Оферта и ответ на  нее.

В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом  выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.

 

Глава 1 Особенности написания деловых писем

1.1 Язык и стиль  делового письма.

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и  язык их написания, которые должны подчиняться  определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и  общему настрою письма состоят в  том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство.

Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Тон письма должен характеризоваться  вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания.

Письма, направляемые государственным  деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему  достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного  времени может иметь менее  официальный тон в отличие  от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью  исключающим двойное толкование.

1.2 Основные части письма

Основными частями международного делового письма являются:

1. Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
2. Ссылки и дата
3. Внутренний адрес
4. Приветствие
5. Основная часть письма
6. Заключительные фразы
7. Подпись

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она  обычно содержит название фирмы и  почтовый адрес. Как дополнение может  указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес(они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации).

Многие шапки имеют  специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылка состоит из инициалов  диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:

 День, месяц, год - британский  стандарт;

 Месяц, день, год - американский  стандарт;

 Год, месяц, день - вариант  ISO.(будет использоваться в работе)

Внутренний адрес состоит  из имен адресата и почтового адреса

Каждая фирма имеет  свое определенное название. Частные  фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под  нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена  владельцев и сокращение Ltd.

Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.

Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке  необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы.

Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также  может содержать инструкции почте и/или адресату.

Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает  одну страницу. Если размер сообщения  больше, то оно продолжается на новом  листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись может ставиться  только теми лицами, которые это  делать уполномочены. Этим полномочием  наделены владелец компании, официальные  лица компании и служащие, которым  это полномочие было передано. Поскольку  подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой  подписью. Название фирмы ставится под подписью.

1.3 Дополнительные части письма

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:

1. Вниманию конкретного лица;
2. Краткое содержание письма;
3. Приложение и копии;
4. Постскриптум;
5. Заглавие листа продолжения;

Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с  приложениями или копиями это  должно быть отражено в нижнем левом  углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется  для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.

Заглавие листа продолжения  содержит имя адресата, дату и номер  страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

Например:

ООО “Арт Компакт”

2006-06-01

Страница 2

Или:

ООО “Арт Компакт” 2 2007-06-01

Конверт

На конверте пишутся два  адреса - адресата и отправителя. Адрес  получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт  с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.

Формы пунктуации

Пунктуация в основной части письма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.

В письме с закрытой пунктуацией  знаки препинания ставятся после  даты, каждого элемента внутреннего  адреса, приветствия и заключительной фразы.

При открытой пунктуации все  эти знаки опускаются. Иногда это  относится и к точкам после  сокращений.

Использование смешанной  пунктуации характеризуется постановкой  запятой (двоеточия или восклицательного знака) после приветствия и заключительной фразы.

В данной работе при написании  коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация.

1.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами

В переписке с иностранными адресатами (представителями официальных  инстанций, фирмами и гражданами формы написания и оформления служебных и личных писем имеют  неодинаковый характер.

Служебные письма оформляются, как правило, на бланках установленной  формы, в отдельных случаях могут  оформляться на стандартных листах бумаги. Печатаются через 1,5 интервала  шрифтом Times New Roman Cyr N 12.

Служебное письмо состоит  из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования должности и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного  текста, комплимента, то есть выражения  уважения к адресату, а также указания на приложение, если оно имеется.

Оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма, оформляемого на стандартном листе  бумаги, печатаются название города и  дата отправления (например: Москва, 9 июня 2006 года). Максимальная длина строки не должна превышать 8 ( 9 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текстовая часть письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного  случая следует писать: "Господин Министр", "Ваше Превосходительство". В обращении чаще всего принято добавление слова "Уважаемый" (например: "Уважаемый господин Министр"). Слово "господин" пишется, как правило, полностью.