Введение
О том, какие преимущества
дает автоматизация процессов делопроизводства,
сегодня знают практически все.
Повышение эффективности работы
организации, ускорение бизнес-процессов,
повышение прозрачности и удобные
инструменты контроля исполнительской
дисциплины – вот лишь некоторые
из преимуществ, ожидаемых от внедрения.
Внедрение системы электронного
документооборота (СЭД) имеет свои законы
и правила, несоблюдение которых
может привести к негативным последствиям.
1. Описание программы.
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
– новая разработка компании «Электронные
Офисные Системы» (ЭОС).
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это
тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий
функции архива организации, а также
функции делопроизводственных служб
в части формирования и оформления
дел.
«АРХИВНОЕ ДЕЛО»1:
• Полное соответствие требованиям
действующих стандартов формирования
и ведения документов архивного фонда,
а также правилам и приемам, используемым
в практике делопроизводства и архивного
дела отечественных предприятий.
- Удобный интерфейс
- Архив электронных документов
- Web-доступ
- Поточное сканирование
- Современные технологические решения
- Гибкость и масштабируемость:
- настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя
- возможность структурированного описания любого документа организации
- Постоянное развитие и техническая поддержка
- Интеграция с системой «ДЕЛО»
Особенности программы:
• Возможность выполнять все
операции по обслуживанию бумажных архивов
организации: ведение и учет документального
архивного фонда организации.
• Гибко настраиваемая классификация
дел и рубрикация документов.
• Учет различных видов документов.
• Хранение не только карточек
документов, но и электронных образов
документов (текстов/отсканированных
изображений).
• Поиск дел и документов по
любым реквизитам карточек, а также реквизитам
видового описания документов, включая
поиск по тексту прикрепленных файлов.
• Удаленный (через Интернет/Интранет)
доступ пользователей к электронным образам
дел и документов с гибким разграничением
прав.
• Формирование основных отчетных
форм, утвержденных Росархивом.
По заключению специалистов
Росархива «бесспорным достоинством
системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является
ее построение, основанное на действующей
законодательной и нормативно-правовой
базе по делопроизводству и архивному
делу, а также соблюдение традиционных,
проверенных временем правил работы
отечественных архивов».
Сегодня некоторым компаниям,
у которых есть архивная служба или
которые хотят создать архив,
требуется автоматизация процессов
управления ведомственным архивом
в соответствии с правилами, утвержденными
Росархивом.
Другим компаниям необходимо
электронное хранилище документов,
обеспечивающее надежное хранение и
оперативный доступ.
Третьим необходимо комплексное
решение, объединяющее первые два. Система
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволит решить
все три задачи, причем независимо
от того, какая система документооборота
используется в организации.
2. Функции программы
«Архивное дело».
Поддержка деятельности
служб ДОУ организации2:
- Составление номенклатуры дел
- Оперативное хранение дел.
- Подготовка дел для передачи на архивное хранение.
Функции:
1. Ввод документов в
систему:
- Регистрация дел и документов – создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов.
- Приём исполненных документов из системы «ДЕЛО» или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.
- Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
- Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве.
- Возможность работы с электронными образами (файлами) документов.
- Использование технологии поточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда в электронный вид, поддерживаемый системой.
- Топографирование хранилища документального архивного фонда, учет свободного места в архивохранилищах.
- Автоматизированная подготовка номенклатуры дел
- Создание номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда.
- Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.
2. Учёт и контроль движения
дел, ведение карты-заместителя
на выданные дела.
3. Экспертиза ценности документов,
включая отбор документов на государственное
хранение, контроль сроков их хранения;
выделение дел к уничтожению.
4. Поиск дел и документов в архиве:
- Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (и их сочетанию) АРК.
- Сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов.
- Поиск и отображение списка дел и документов по сформированным поисковым запросам.
- Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице.
- Печать результата поиска.
- Поиск дел и документов по штрих-коду.
3. Опции программы.
1. Опция «Поточное
сканирование»3
Опция «Поточное сканирование»
предназначена для автоматизации
процесса массового сканирования и
прикрепления электронных образов
отсканированных документов к их
регистрационным карточкам.
Опция «Поточное сканирование»
предназначена для автоматизации
следующих процессов:
- прикрепление электронных образов отсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам (АРК);
- создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образов отсканированных документов.
2. Опция «Читальный
зал»4
Электронные архивы призваны
значительно упростить работу с
документами и повысить эффективность
использования информационных ресурсов.
Организация доступа к
информации, хранящейся в электронных
архивах, является важной задачей автоматизации
архивного делопроизводства.
Опция «Читальный зал» обеспечивает
как локальный, так и удаленный
доступ пользователя к электронному
архиву. Работа с опцией характеризуется
простотой доступа к делам
и документам, удобством их использования.
«Читальный зал» имеет широкие возможности
поиска дел и документов, а также
коллективной работы с электронными
ресурсами. При этом действует система
разграничения прав доступа читателей
к информации в зависимости от
их полномочий.
Опция «Читальный зал» предназначена
для информационно-справочного обслуживания
пользователей электронного архива
документов (ЭА).
Опция автоматизирует процесс
доступа пользователей к следующей
информации:
- архивным карточкам дел;
- архивным карточкам документов;
- электронным образам документов.
При этом функции «Читального
зала» позволяют:
- просматривать содержимое архивных фондов, дел и документов;
- регламентировать доступ каждого читателя к тем или иным электронным ресурсам;
- создавать и вести общие и личные папки пользователей, куда помещаются отобранные пользователями дела и документы;
- осуществлять поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию.
В опции «Читальный зал»
пользователю присваивается одна из
двух ролей: Читатель или Библиотекарь.
Читатель
обладает правами на:
- доступ к информации одного или нескольких архивных фондов;
- доступ к информации по одному или нескольким грифам (общий, ДСП и т.д.);
- доступ к документам по одному или нескольким подразделениям – источникам комплектования;
- доступ к общим папкам (может быть запрещен);
- доступ к делам и документам определенных годов;
- создание и управление своими личными папками;
- помещение дел и документов в свои личные папки;
- просмотр прикрепленных файлов с электронными образами документов (может быть запрещен).
Библиотекарь
обладает правами на:
- регистрацию и удаление пользователей;
- редактирование реквизитов пользователя;
- определение прав доступа Читателя к ресурсам электронного архива;
- печать карточки пользователя;
- просмотр списка пользователей;
- поиск пользователя среди зарегистрированных;
- определение временного периода, в течение которого Читателю разрешено работать в «Читальном зале»;
- помещение дел и документов в общие и личные папки;
- создание и ведение списка общих папок;
- перевод любой личной папки в состав общих папок.
Список литературы:
1. http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/preimuschpreim.php
2. http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/functions.php
3. http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/options.php
1 http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/preimuschpreim.php
2 http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/functions.php
3 http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/options.php
4 http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/options.php