Система «Архивное дело»

Введение

О том, какие преимущества дает автоматизация процессов делопроизводства, сегодня знают практически все. Повышение эффективности работы организации, ускорение бизнес-процессов, повышение прозрачности и удобные  инструменты контроля исполнительской  дисциплины – вот лишь некоторые  из преимуществ, ожидаемых от внедрения. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) имеет свои законы и правила, несоблюдение которых  может привести к негативным последствиям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Описание программы.

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»  – новая разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это  тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий  функции архива организации, а также  функции делопроизводственных служб  в части формирования и оформления дел.

 «АРХИВНОЕ ДЕЛО»¹:

• Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий.

• Удобный интерфейс
• Архив электронных документов
• Web-доступ
• Поточное сканирование
• Современные технологические решения
• Гибкость и масштабируемость:
• настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя
• возможность структурированного описания любого документа организации
• Постоянное развитие и техническая поддержка
• Интеграция с системой «ДЕЛО»

Особенности программы:

• Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

• Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

• Учет различных видов документов.

• Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

• Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

• Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.

• Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

По заключению специалистов Росархива «бесспорным достоинством системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей  законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному  делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».

Сегодня некоторым компаниям, у которых есть архивная служба или  которые хотят создать архив, требуется автоматизация процессов  управления ведомственным архивом  в соответствии с правилами, утвержденными  Росархивом.

Другим компаниям необходимо электронное хранилище документов, обеспечивающее надежное хранение и  оперативный доступ.

Третьим необходимо комплексное  решение, объединяющее первые два. Система  «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволит решить все три задачи, причем независимо от того, какая система документооборота используется в организации.

 

 

 

 

 

2. Функции программы «Архивное дело».

Поддержка деятельности служб ДОУ организации²:

• Составление номенклатуры дел
• Оперативное хранение дел.
• Подготовка дел для передачи на архивное хранение.

Функции:

1. Ввод документов в  систему:

• Регистрация дел и документов – создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов.
• Приём исполненных документов из системы «ДЕЛО» или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.
• Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
• Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве.
• Возможность работы с электронными образами (файлами) документов.
• Использование технологии поточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда в электронный вид, поддерживаемый системой.
• Топографирование хранилища документального архивного фонда, учет свободного места в архивохранилищах.
• Автоматизированная подготовка номенклатуры дел
• Создание номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда.
• Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.

2. Учёт и контроль движения  дел, ведение карты-заместителя  на выданные дела.

3. Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.

4. Поиск дел и документов в архиве:

• Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (и их сочетанию) АРК.
• Сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов.
• Поиск и отображение списка дел и документов по сформированным поисковым запросам.
• Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице.
• Печать результата поиска.
• Поиск дел и документов по штрих-коду.

 

3. Опции программы.

 

1. Опция «Поточное сканирование»³

Опция «Поточное сканирование»  предназначена для автоматизации  процесса массового сканирования и  прикрепления электронных образов  отсканированных документов к их регистрационным карточкам.

Опция «Поточное сканирование»  предназначена для автоматизации  следующих процессов:

• прикрепление электронных образов отсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам (АРК);
• создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образов отсканированных документов.

2. Опция «Читальный зал»⁴

Электронные архивы призваны значительно упростить работу с  документами и повысить эффективность  использования информационных ресурсов.

Организация доступа к  информации, хранящейся в электронных  архивах, является важной задачей автоматизации  архивного делопроизводства.

Опция «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный  доступ пользователя к электронному архиву. Работа с опцией характеризуется  простотой доступа к делам  и документам, удобством их использования. «Читальный зал» имеет широкие возможности  поиска дел и документов, а также  коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система  разграничения прав доступа читателей  к информации в зависимости от их полномочий.

Опция «Читальный зал» предназначена  для информационно-справочного обслуживания пользователей электронного архива документов (ЭА).

Опция автоматизирует процесс  доступа пользователей к следующей  информации:

• архивным карточкам дел;
• архивным карточкам документов;
• электронным образам документов.

При этом функции «Читального  зала» позволяют:

• просматривать содержимое архивных фондов, дел и документов;
• регламентировать доступ каждого читателя к тем или иным электронным ресурсам;
• создавать и вести общие и личные папки пользователей, куда помещаются отобранные пользователями дела и документы;
• осуществлять поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию.

В опции «Читальный зал» пользователю присваивается одна из двух ролей: Читатель или Библиотекарь.

Читатель  обладает правами на:

• доступ к информации одного или нескольких архивных фондов;
• доступ к информации по одному или нескольким грифам (общий, ДСП и т.д.);
• доступ к документам по одному или нескольким подразделениям – источникам комплектования;
• доступ к общим папкам (может быть запрещен);
• доступ к делам и документам определенных годов;
• создание и управление своими личными папками;
• помещение дел и документов в свои личные папки;
• просмотр прикрепленных файлов с электронными образами документов (может быть запрещен).

Библиотекарь  обладает правами на:

• регистрацию и удаление пользователей;
• редактирование реквизитов пользователя;
• определение прав доступа Читателя к ресурсам электронного архива;
• печать карточки пользователя;
• просмотр списка пользователей;
• поиск пользователя среди зарегистрированных;
• определение временного периода, в течение которого Читателю разрешено работать в «Читальном зале»;
• помещение дел и документов в общие и личные папки;
• создание и ведение списка общих папок;
• перевод любой личной папки в состав общих папок.

 

Список литературы:

1. http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/preimuschpreim.php

2. http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/functions.php

3. http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/options.php

 

 

¹ http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/preimuschpreim.php

² http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/functions.php

³ http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/options.php

⁴ http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/options.php